DAP – Protokollliste
Schritt-für-Schritt in der DAP-App: Ablauf von Start bis Versand
Übersicht
Im Tab DAP der Formdock-Immobilienverwaltung sehen Sie alle digitalen Übergabeprotokolle (Abnahme, Übergabe, Vorbesichtigung) gruppiert nach Gebäude und Einheit. Die Hauptansicht nutzt Kacheln: Pro Gebäude einen Block, darunter Einheiten (aufklappbar), in jeder Einheit Protokoll-Karten im Raster mit Modus, Status, Mieter, Nummer und Datum. Oberhalb stehen eine Kennzahl (Anzahl Protokolle und Gebäude) und ein Suchfeld.
Erfassung und Bearbeitung der Inhalte erfolgen in der DAP-App; die Immobilienverwaltung zeigt die gespeicherten Protokolle und Verknüpfungen zu Objekt, Einheit und Mieter.
Navigation
In der Seitenleiste unter Verträge wählen Sie DAP.
Über die Kacheln unter „Protokolltypen“ grenzen Sie die Liste ein:
- Alle Protokolle – alle nicht archivierten Protokolle
- Vorbesichtigung / Übergabe / Abnahme – nur dieser Modus
- Entwürfe – gespeicherte Arbeitsstände aus dem DAP-Workbench (eigene Seite, tabellarisch)
- Archiv – nur archivierte Protokolle; zum Zurückholen dient die Schaltfläche Wiederherstellen am Gebäude oder an der Einheit (analog zur Archiv-Logik bei Verträgen)
Kachel-Ansicht: Gebäude, Einheit, Protokoll
| Ebene | Beschreibung |
|---|---|
| Gebäude | Block mit Objektname oder Adresse, farbiger linker Rand, Badge mit Protokollanzahl. Archivieren legt alle Protokolle dieses Gebäudes ins Archiv (in der Archiv-Ansicht: Wiederherstellen). |
| Einheit | Kopfzeile mit Einheitsname und Anzahl; Klick klappt die Einheit auf oder zu. Pro Einheit ebenfalls Archivieren/Wiederherstellen. |
| Protokoll-Karte | Raster aus Karten: Badges für Modus (Vorbesichtigung, Übergabe, Abnahme) und Status (z. B. Entwurf, Abgeschlossen, Signiert). Wenn das Protokoll vom Mietvertrag aus gestartet wurde, erscheint zusätzlich das Kennzeichen Aus Mietvertrag (wie im DAP-Startbereich). Außerdem: Mieter, Protokollnummer, Datum. Drei-Punkte-Menü (⋯) für Aktionen. |
In der tabellarischen Ansicht (falls aktiv) steht dieselbe Information in der Spalte Modus neben dem Modus-Badge.
Über das Zahnrad in einer klassischen Tabellenansicht (falls woanders noch vorhanden) können Spalten angepasst werden – die Standard-DAP-Übersicht in der App ist die Kachel-Ansicht oben.
Aktionsmenü (Drei-Punkte-Menü)
Jede Protokoll-Karte hat ein Drei-Punkte-Menü mit folgenden Einträgen:
| Aktion | Wann sichtbar | Beschreibung |
|---|---|---|
| Details anzeigen | Immer | Öffnet die Detailansicht mit Payload und Fotos |
| Signiertes PDF | Signiert + PDF vorhanden | Öffnet das signierte Protokoll-PDF in neuem Tab |
| Audit-Log | Signiert | Nachweis zur Signatur |
| Download-Link erstellen | Signiert | Temporärer, teilbarer Link zum PDF |
| In DAP öffnen | Objekt zugeordnet | Öffnet die DAP-App passend zum Objekt |
Hinweis: „Zur Unterschrift senden“ und ausführlicher Signaturverlauf können je nach Integration in der Detailansicht oder über andere Dialoge erreichbar sein – siehe auch Digitale Signatur.
Signiertes PDF
Für signierte Protokolle können Sie das fertige PDF direkt aus dem Menü herunterladen. Es wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
Signaturverlauf
Wo verfügbar, zeigt der Signaturverlauf als Zeitachse den Ablauf (Einladung, Signaturseite, Unterschriften, Abschluss) und ggf. den Versand des signierten Dokuments. Links zum signierten PDF und zum Audit-Log können im zugehörigen Dialog stehen. Details zu Erinnerungen und zum Verlauf: Digitale Signatur: Erinnerungen und Verlauf.
Download-Link erstellen
Mit dieser Funktion können Sie einen öffentlichen Link zum signierten Protokoll-PDF erstellen und z. B. per E-Mail oder Messenger teilen.
Optionen beim Erstellen:
| Option | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Gültig für | 1 Tag, 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage, 1 Jahr | 7 Tage |
| Max. Downloads | Maximale Anzahl Downloads (leer = unbegrenzt) | Unbegrenzt |
| Passwortschutz | Optionales Passwort für den Download | Aus |
Suche
Oberhalb der Gebäudeblöcke steht ein Suchfeld. Es filtert die angezeigten Daten nach Mieter, Adresse, Objektbezeichnung, Einheit und Protokollnummer (Live-Filter mit kurzer Verzögerung).
Schritt-für-Schritt: Signiertes PDF herunterladen
- Navigieren Sie zum Tab DAP
- Suchen Sie das gewünschte Protokoll (Status „Signiert“) in der Kachel-Ansicht
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) auf der Karte
- Wählen Sie Signiertes PDF
- Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab
Schritt-für-Schritt: Download-Link teilen
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü einer signierten Protokoll-Karte
- Klicken Sie auf Download-Link erstellen
- Wählen Sie Gültigkeit, optional Max. Downloads und Passwort
- Klicken Sie auf Link erstellen
- Kopieren Sie den Link über die Schaltfläche Kopieren
- Teilen Sie den Link per E-Mail, Messenger oder einem anderen Kanal