Betriebskostenabrechnung: Von der Vorbereitung bis zum PDF

Das Abrechnungsjahr ist vorbei. Ihre Mieter erwarten die Betriebskostenabrechnung – und Sie haben laut Gesetz zwölf Monate Zeit, sie zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Klingt nach viel, ist aber schneller vorbei als gedacht. Die gute Nachricht: Je besser Sie Ihre Daten im Laufe des Jahres gepflegt haben, desto weniger Arbeit haben Sie jetzt. Im besten Fall ist die BKA nur noch ein Bestätigungsklick.

Dieses Tutorial erklärt den gesamten Weg – von der Vorbereitung über den 5-Schritte-Assistenten bis zur fertigen PDF-Abrechnung. Und es zeigt, was passiert, wenn Sie ein Mehrfamilienhaus mit zehn Wohnungen haben und nicht jede BKA einzeln erstellen wollen.

Was Sie brauchen – und warum

Bevor Sie den BKA-Assistenten starten, müssen bestimmte Daten im System existieren. Das sind keine willkürlichen Voraussetzungen – jede hat einen konkreten Grund.

Pflicht: Ohne diese Daten geht es nicht

Ein Objekt mit Wohnfläche. Die Wohnfläche ist entscheidend, weil der häufigste Umlageschlüssel die Kosten „nach Wohnfläche" auf die Mieter verteilt. Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen haben (65 m², 72 m², 55 m²), bekommt der Mieter der 72-m²-Wohnung einen höheren Anteil als der Mieter der 55-m²-Wohnung. Ohne Wohnfläche kann Formdock diese Berechnung nicht durchführen.

Ein Kontakt mit der Rolle Vermieter. Der Vermieter erscheint als Absender auf der Abrechnung. Wenn Sie selbst vermieten, ist das Ihr eigener Kontakt. Wenn Sie als Hausverwaltung für einen Eigentümer abrechnen, ist es der Eigentümer-Kontakt.

Ein Kontakt mit der Rolle Mieter. Der Empfänger der Abrechnung.

Ein Mietverhältnis. Die Verknüpfung zwischen Objekt und Mieter – mit Mietbeginn, Vorauszahlungen und ggf. Mietende. Aus dem Mietverhältnis zieht der BKA-Assistent die monatlichen Vorauszahlungen, um sie mit den tatsächlichen Kosten zu verrechnen.

Die Jahresabrechnungen der Versorger. Die Rechnungen für Wasser, Heizung, Müll, Grundsteuer, Versicherung und alle anderen umlagefähigen Kosten. Diese Beträge tragen Sie in den BKA-Assistenten ein.

Hilfreich, aber nicht zwingend

Zählerstände. Wenn Sie Wasser oder Heizung verbrauchsabhängig abrechnen, brauchen Sie die Zählerstände zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums. Formdock importiert sie automatisch, wenn Sie sie im Modul „Zählerstände" erfasst haben.

Ausgaben/Arbeiten im Modul „Arbeiten". Wenn Sie unterjährig Handwerkerrechnungen, Hausmeisterkosten oder Wartungen im Modul „Arbeiten" dokumentiert haben und diese als „betriebskostenrelevant" markiert sind, importiert der BKA-Assistent sie automatisch als Kostenpositionen. Das spart Ihnen das manuelle Abtippen.

Abrechnungsmappe. Ein Container, der Zählerstände und Ausgaben für einen Abrechnungszeitraum bündelt. Bei Mehrfamilienhäusern ist die Abrechnungsmappe Voraussetzung für die Batch-BKA (alle Abrechnungen auf einmal erstellen).

Personenmonate. Falls Sie den Umlageschlüssel „Personenzahl × Monate" verwenden (z.B. bei Müllgebühren), braucht Formdock die Bewohnerzahl aus dem Mietverhältnis. Beispiel: 2 Personen × 12 Monate = 24 Personenmonate.

Das Konzept der „fast automatischen" BKA

Formdock erstellt die BKA nicht vollautomatisch im Hintergrund – und das ist beabsichtigt. Eine Betriebskostenabrechnung hat rechtliche Konsequenzen, deshalb muss ein Mensch die Zahlen prüfen und freigeben.

Was Formdock aber tut: Es füllt so viel wie möglich automatisch vor, damit Sie nur noch prüfen statt tippen.

Wenn Sie im Laufe des Jahres folgende Daten gepflegt haben …

• Wohnflächen in den Objekten/Einheiten
• Vorauszahlungen in den Mietverhältnissen
• Zählerstände im Modul „Zählerstände"
• Ausgaben im Modul „Arbeiten" mit BKA-Relevanz
• Buchungen im Modul „Finanzen" mit zugeordneter BKA-Kostenart

… dann füllt der BKA-Assistent automatisch vor:

• Objekt, Vermieter, Mieter und Abrechnungszeitraum
• Die Umlageschlüssel-Werte (Wohnfläche Mieter/Gesamt, Wohneinheiten, Mietanteil)
• Verbrauchsdaten aus Zählerständen
• Kostenpositionen aus betriebskostenrelevanten Ausgaben und Buchungen
• Vorauszahlungen aus dem Mietverhältnis

Im Idealfall gehen Sie den Assistenten durch, prüfen die vorausgefüllten Zahlen, ergänzen fehlende Positionen und klicken auf „PDF erstellen". Das dauert wenige Minuten pro Abrechnung.

Was, wenn Sie Formdock nur für die BKA nutzen?

Das funktioniert ebenfalls. Sie brauchen nur ein Objekt (mit mindestens Name und Adresse), einen Mieter-Kontakt und ein Mietverhältnis. Alle Beträge – Kostenarten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen – tragen Sie dann manuell in den Assistenten ein. Der Vorteil: Sie können sofort loslegen, ohne vorher alle Stammdaten im Detail zu pflegen.

Der 5-Schritte-Assistent im Detail

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf BKA und dann auf + Neue Abrechnung (oder „BKA erstellen" in der Sekundär-Navigation). Der Assistent führt Sie durch fünf Schritte.

Schritt 1: Objekt, Vermieter und Zeitraum

Im ersten Schritt legen Sie fest, wer an wen abrechnet und für welchen Zeitraum.

Objekt: Wählen Sie die Immobilie oder Einheit über den Objekt-Picker aus. Bei Mehrfamilienhäusern wählen Sie die konkrete Einheit, nicht das Gebäude.

Mieter: Wird automatisch aus dem aktiven Mietverhältnis des Objekts vorgeschlagen. Bei mehreren Mietverhältnissen wählen Sie das richtige aus.

Vermieter: Formdock schlägt den Eigentümer des Objekts vor. Alternativ können Sie „Mich als Vermieter verwenden" wählen oder einen beliebigen Kontakt auswählen.

Objekttyp: Wohnraum (Standard) oder Gewerbe. Bei Gewerbe erscheint zusätzlich die Umsatzsteueroption.

Abrechnungszeitraum: Standard ist das Kalenderjahr (01.01.–31.12.). Sie können aber auch individuelle Zeiträume wählen (z.B. 01.03.–28.02. bei abrechnungstechnisch abweichenden Perioden) oder einen Rumpfzeitraum für unterjährige Abrechnungen.

Mieter-Zeitraum: Wenn der Mieter nicht das ganze Jahr in der Wohnung war (Einzug oder Auszug während des Jahres), passt Formdock den Mieter-Zeitraum automatisch an und berechnet die Mietertage. Beispiel: Einzug am 01.04. ergibt 275 Mietertage von 365.

Optional können Sie ein Aktenzeichen und eine Geschoss/Lage-Beschreibung hinterlegen.

Schritt 2: Umlageschlüssel und Verbrauchsdaten

In Schritt 2 konfigurieren Sie, wie die Kosten verteilt werden.

Umlageschlüssel bestimmen, welchen Anteil ein Mieter an den Gesamtkosten trägt. Pro Kostenart kann ein anderer Schlüssel gewählt werden. Die neun verfügbaren Schlüssel:

Wenn Sie die Immobiliendaten gepflegt haben, sind die Werte für Wohnfläche und Wohneinheiten bereits vorausgefüllt. Andernfalls tragen Sie sie manuell ein – alle Felder sind editierbar.

Verbrauchsdaten: Wenn passende Zählerstände existieren, zeigt Formdock automatisch eine Übersicht mit Anfangsstand, Endstand und berechnetem Verbrauch – getrennt nach Einheiten-Zählern und Gebäude-Zählern.

Optionen: Sie können §35a-Beträge (haushaltsnahe Dienstleistungen) gesondert ausweisen, eine gesonderte Berechnung für einzelne Positionen aktivieren und bei Gewerbe die Umsatzsteueroption nutzen.

Schritt 3: Kostenarten und Beträge

Hier wird es konkret: Sie erfassen alle Kostenpositionen, die auf den Mieter umgelegt werden.

Pro Position tragen Sie ein:

• Kostenart – aus 28 Standard-Kostenarten nach §2 BetrKV plus bis zu 6 eigene. Die wichtigsten: Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Hauswart.
• Umlageschlüssel – welcher Verteilschlüssel für diese Position gilt
• Gesamtbetrag – die Gesamtkosten für das Objekt (nicht der Mieteranteil – den berechnet Formdock)

Wenn Sie Ausgaben im Modul „Arbeiten" erfasst und als betriebskostenrelevant markiert haben, bietet der Assistent den automatischen Import an. Das gleiche gilt für Buchungen aus dem Finanzen-Modul, die einer BKA-Kostenart zugeordnet sind. Sie klicken auf „Importieren" und die Beträge werden als Kostenpositionen übernommen.

Bei Gewerbe können Sie zusätzlich einen MwSt.-Satz pro Position angeben (0 %, 7 % oder 19 %). Optional: Der §35a-Betrag (Anteil haushaltsnaher Dienstleistungen) und der Typ (geringfügig Beschäftigte oder Handwerkerleistungen).

Schritt 4: Vorauszahlungen

In Schritt 4 vergleicht Formdock die tatsächlichen Kosten mit den Vorauszahlungen des Mieters.

Wenn im Mietverhältnis Vorauszahlungen hinterlegt sind (BK-Vorauszahlung und Heizkostenvorauszahlung), werden diese automatisch übernommen. Sie sehen den monatlichen Betrag, die Anzahl der Monate und die Gesamtsumme.

Bei unterjährigem Ein- oder Auszug berechnet Formdock die anteilige Vorauszahlung automatisch. Beispiel: 200 €/Monat × 9 Monate (Einzug am 01.04.) = 1.800 € statt 2.400 €.

Schritt 5: Vorschau und PDF

Der letzte Schritt zeigt die komplette Abrechnung als Vorschau:

• Aufstellung aller Kostenarten mit Gesamtbetrag und Mieteranteil
• Angewandter Umlageschlüssel pro Position
• Summe der umgelegten Kosten
• Summe der geleisteten Vorauszahlungen
• Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Prüfen Sie die Zahlen auf Plausibilität. Stimmt die Summe der Vorauszahlungen? Sind alle relevanten Kostenarten enthalten? Ist der Mieteranteil nachvollziehbar?

Wenn alles stimmt, klicken Sie auf PDF erstellen. Formdock generiert ein rechtssicheres PDF-Dokument mit allen Positionen, Umlageschlüsseln und dem Ergebnis.

Alle BKAs auf einmal: Die Batch-Funktion

Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus mit zehn Wohnungen verwalten, wollen Sie nicht zehnmal denselben Assistenten durchlaufen. Dafür gibt es die Batch-BKA.

Voraussetzungen für die Batch-BKA

• Ein Mehrfamilienhaus mit Einheiten (nicht für Einzelobjekte verfügbar)
• Aktive Mietverhältnisse mit Kontaktzuordnung in den Einheiten
• Eine Abrechnungsmappe für das Gebäude und den Abrechnungszeitraum
• Gepflegte Wohnflächen und Vorauszahlungen (empfohlen – sonst werden Felder leer gelassen)

So funktioniert es

Öffnen Sie die Abrechnungsmappe des Gebäudes (Immobilie → Tab „Abrechnungsmappe"). In jeder Mappe-Karte finden Sie neben „Neue BKA" den Button Alle BKAs.

Formdock führt automatisch eine Konsistenzprüfung durch und zeigt Ihnen für jede Einheit:

• Ist eine Wohnfläche hinterlegt? (Rot, wenn nicht)
• Ist die Personenzahl bekannt? (Gelb, wenn nicht – Fallback: 1 Person)
• Sind Vorauszahlungen eingetragen? (Gelb, wenn nicht)
• Gibt es passende Zählerstände? (Blau als Hinweis bei direkten Versorgungsverträgen)

Sie sehen sofort, wo Daten fehlen, und können entscheiden: Nachpflegen oder trotzdem erstellen (fehlende Daten ergeben 0,00 € bei den entsprechenden Positionen).

Wählen Sie per Checkbox die Einheiten aus, für die BKAs erstellt werden sollen, und klicken Sie auf BKAs erstellen. Formdock erzeugt pro Einheit einen BKA-Entwurf, der bei Schritt 5 (Vorschau) landet. Jeder Entwurf ist vorausgefüllt mit Objekt, Vermieter, Mieter, Abrechnungszeitraum, Umlageschlüsseln, Vorauszahlungen und importierten Kostenpositionen.

Jetzt gehen Sie jeden Entwurf durch, prüfen die Zahlen und generieren die PDFs. Das geht deutlich schneller, als jede BKA von Grund auf neu zu erstellen.

Duplikat-Schutz: Wenn für eine Einheit bereits eine BKA für denselben Zeitraum existiert, wird sie übersprungen.

BKA vom Vorjahr übernehmen

Wenn Sie letztes Jahr bereits eine BKA für denselben Mieter erstellt haben, können Sie die Struktur übernehmen. In der BKA-Übersicht oder im Archiv finden Sie bei der Vorjahres-BKA den Button Daten übernehmen.

Formdock kopiert:

• Objekt und Mieter (vorausgewählt)
• Alle Kostenarten und deren Umlageschlüssel
• Die Struktur der Positionen

Formdock kopiert nicht:

• Die Beträge (diese werden auf 0 gesetzt – Sie tragen die neuen Jahreswerte ein)

So müssen Sie nicht jedes Jahr die Kostenarten und Schlüssel neu konfigurieren, sondern aktualisieren nur die Beträge aus den neuen Versorgerrechnungen.

Die Frist im Blick behalten

Formdock zeigt auf dem BKA-Dashboard Frist-Warnungen für alle Abrechnungen, deren Zwölf-Monats-Frist bald abläuft. Wenn der Abrechnungszeitraum am 31.12.2024 endet, muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2025 beim Mieter eingehen. Danach können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen – ein Guthaben muss aber trotzdem erstattet werden.

Nach der BKA: Was jetzt?

Die fertige Abrechnung liegt als PDF vor. Von hier aus:

• Per E-Mail versenden: Direkt aus Formdock an den Mieter senden (wenn E-Mail konfiguriert ist)
• Ausdrucken und per Post: PDF herunterladen und postalisch zustellen
• Status aktualisieren: Die BKA auf „Versendet" setzen, damit Sie den Überblick behalten
• Vorauszahlungen anpassen: Wenn das Ergebnis eine hohe Nachzahlung oder ein großes Guthaben zeigt, sollten Sie die monatlichen Vorauszahlungen im Mietverhältnis für das nächste Jahr anpassen
• Nächstes Jahr vorbereiten: Beginnen Sie frühzeitig, Zählerstände zu erfassen und Ausgaben zu dokumentieren – dann ist die nächste BKA wieder „fast automatisch"

Gesamtdauer: Bei gut gepflegten Daten 5–10 Minuten pro Einzelabrechnung. Mit der Batch-Funktion für ein Mehrfamilienhaus mit 10 Einheiten: 30–45 Minuten für alle Abrechnungen zusammen.