Mieterwechsel komplett durchführen

Ein Mieter geht, ein neuer kommt. Das klingt simpel, aber in der Praxis stecken eine Menge Details darin: Fristen, Zählerstände, eine mögliche Zwischenabrechnung, der neue Vertrag mit neuen Konditionen. Wenn Sie die Reihenfolge einhalten und nichts vergessen, ist der Wechsel sauber dokumentiert und Sie vermeiden späteren Ärger – sowohl mit dem alten als auch mit dem neuen Mieter.

Dieses Tutorial führt Sie durch den gesamten Prozess: vom Eintragen des Mietendes über die Zählerablesung und die optionale Zwischenabrechnung bis zum neuen Mietverhältnis mit fertigem Vertrag. Zwei Teile, ein logischer Ablauf.

Ausgangslage

Ihr Mieter hat gekündigt – schriftlich, mit konkretem Datum. Vielleicht steht bereits ein Nachfolger bereit, vielleicht suchen Sie noch. Beides ist in Ordnung, denn die beiden Teile (alter Mieter raus, neuer Mieter rein) sind in Formdock voneinander unabhängig, auch wenn sie am selben Objekt stattfinden.

Was Sie brauchen:

• Ein aktives Mietverhältnis für die betroffene Einheit
• Das schriftliche Kündigungsschreiben mit dem vereinbarten Mietende
• Idealerweise: den neuen Mieter bereits als Kontakt im System (oder zumindest seine Daten griffbereit)
• Für die Zwischenabrechnung: die Versorgerrechnungen des laufenden Jahres (oder zumindest die bisherigen Kosten)

Teil A: Den alten Mieter sauber verabschieden

Schritt 1: Mietende im Mietverhältnis eintragen

Das ist der formale Startschuss. Solange kein Mietende hinterlegt ist, behandelt Formdock das Mietverhältnis als aktiv – mit allen Konsequenzen: Sollstellungen werden weiter erzeugt, die Einheit gilt als belegt.

Gehen Sie zu Mietverhältnisse in der linken Seitenleiste und öffnen Sie das betroffene Mietverhältnis. Wechseln Sie zum Tab Vertragsdetails und tragen Sie das Mietende ein – den letzten Tag, an dem das Mietverhältnis gilt. Wenn zum 31. März gekündigt wurde, ist das der 31.03.

Im Tab Ein-/Auszug können Sie zusätzlich das Auszugsdatum hinterlegen. Das Auszugsdatum kann vom Mietende abweichen – etwa wenn der Mieter schon am 28.03. auszieht, das Mietverhältnis aber formal bis zum 31.03. läuft. Hier ist auch Platz für Notizen: Schlüsselübergabe, Zustand der Wohnung, Protokollnummern.

Klicken Sie auf Speichern.

Was jetzt automatisch passiert:

• Das Mietverhältnis wird nach dem Mietende als „Beendet" markiert
• Sollstellungen (monatliche Mietforderungen) enden mit dem letzten Monat
• Die Einheit wechselt zurück auf „LEERSTAND"

Wichtig: Das Mietverhältnis wird nicht gelöscht. Es bleibt vollständig erhalten – mit allen Zahlungen, Dokumenten und Vertragsdetails. Das ist kein Datenmüll, sondern Absicht: Für die Betriebskostenabrechnung, für den Nachweis bei Streitigkeiten und für Ihre eigene Dokumentation brauchen Sie diese Daten noch lange.

Schritt 2: Zählerstände ablesen

Am Auszugstag – oder wenige Tage davor, wenn das praktisch sinnvoller ist – müssen die Zählerstände dokumentiert werden. Das hat zwei Gründe: Erstens brauchen Sie die Werte für die anteilige Betriebskostenabrechnung des alten Mieters. Zweitens sind die Auszugswerte gleichzeitig die Startwerte für den neuen Mieter.

Gehen Sie zu Zähler in der linken Seitenleiste, wählen Sie das betroffene Objekt und klicken Sie auf Neue Ablesung. Tragen Sie die Stände zum Auszugsdatum ein:

• Heizung – Verbrauchswert vom Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler
• Warmwasser – Zählerstand in m³
• Kaltwasser – Zählerstand in m³
• Strom – nur relevant, wenn kein direkter Versorgungsvertrag des Mieters besteht

Speichern Sie die Ablesung. Formdock ordnet sie dem Auszugsdatum und dem alten Mietverhältnis zu.

Praxistipp: Fotografieren Sie jeden Zähler und laden Sie die Bilder als Dokument hoch. Bei Streitigkeiten über Verbrauchswerte – und die kommen häufiger vor, als man denkt – haben Sie einen Nachweis mit Datum und Bild. Zwei Minuten Aufwand, die Ihnen im Ernstfall Wochen an Diskussionen ersparen.

Schritt 3: Zwischenabrechnung erstellen (optional, aber oft nötig)

Wenn Ihr Mieter nicht zum Jahresende auszieht, sondern unterjährig – also zum 31. März, 30. Juni oder einem beliebigen anderen Datum –, braucht er eine Betriebskostenabrechnung für seinen anteiligen Zeitraum. Das ist die sogenannte Rumpf-BKA oder Zwischenabrechnung.

Gehen Sie zu BKA in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf + Neue Abrechnung. Der Assistent startet wie gewohnt, aber achten Sie auf einen wichtigen Punkt:

Abrechnungszeitraum: Setzen Sie den Zeitraum nicht auf das volle Kalenderjahr, sondern auf den tatsächlichen Mietzeitraum – zum Beispiel 01.01. bis 31.03., wenn der Mieter zum 31. März ausgezogen ist. Formdock erkennt das Mietende automatisch und schlägt den passenden Mieter-Zeitraum vor.

Kostenarten: Tragen Sie trotzdem die Gesamtkosten für das volle Jahr ein (soweit sie schon bekannt sind). Formdock berechnet den Mieteranteil anteilig: Bei 90 Mietertagen von 365 Tagen zahlt der Mieter 90/365 seines Anteils.

Vorauszahlungen: Werden ebenfalls automatisch anteilig berechnet. Wenn der Mieter 200 € pro Monat vorausgezahlt hat und 3 Monate gewohnt hat, sind das 600 € Vorauszahlung – nicht 2.400 €.

Gut zu wissen: Sie müssen die Zwischenabrechnung nicht sofort erstellen. Oft liegen die endgültigen Versorgerabrechnungen erst Monate später vor. Die Zwölf-Monats-Frist für die Zustellung beginnt ab Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszugsdatum. Sie haben also Zeit – aber vergessen Sie es nicht.

Zwischenzeit: Die Einheit steht leer

Nachdem das alte Mietverhältnis beendet ist, zeigt die Einheit den Status LEERSTAND. Das ist korrekt und gewollt. Diese Phase trennt die beiden Mietverhältnisse sauber voneinander – auch wenn sie nur einen Tag dauert.

In dieser Zeit können Sie:

• Die Wohnung für den neuen Mieter herrichten
• Falls nötig: Handwerker beauftragen und die Kosten im Modul „Arbeiten" dokumentieren
• Die Wohnung über das Modul „Vermarktung" ausschreiben, falls noch kein Nachmieter feststeht
• Den neuen Mieter als Kontakt anlegen, wenn er noch nicht im System ist

Kein Grund zur Sorge: Selbst wenn der neue Mieter am Tag nach dem Auszug des alten einzieht, zeigt die Einheit kurz „LEERSTAND". Das ist technisch korrekt – es gibt einen Moment zwischen dem Ende des einen und dem Beginn des anderen Mietverhältnisses. Formdock braucht diese saubere Trennung für korrekte Abrechnungen.

Teil B: Den neuen Mieter einbuchen

Schritt 4: Neues Mietverhältnis anlegen

Gehen Sie zu Objekte, öffnen Sie das Objekt mit der leerstehenden Einheit. Die Einheit zeigt jetzt „LEERSTAND" – bereit für den neuen Mieter.

Klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen. Ein Dialog mit vier Tabs öffnet sich:

Tab Mieter: Wählen Sie den neuen Mieter als Kontakt. Wenn er noch nicht existiert, können Sie ihn direkt im Dialog anlegen. Tragen Sie die Anzahl der Bewohner ein – die braucht Formdock für den Umlageschlüssel „Personenzahl" bei der nächsten BKA.

Tab Vertragsdetails: Hier legen Sie den Mietbeginn fest – den ersten Tag des neuen Mietverhältnisses. Wählen Sie Vertragstyp (Wohnraum oder Gewerbe), Vertragsart (Normal, Staffel oder Index) und den Fälligkeitstag für die monatliche Miete.

Tab Miete: Die neuen Konditionen. Kaltmiete, BK-Vorauszahlung und Heizkostenvorauszahlung können sich vom alten Mietverhältnis unterscheiden – neuer Mieter, neue Konditionen. Vergessen Sie die Kaution nicht: Höhe, Art (Überweisung, Bar, Bürgschaft, Sparbuch) und Fälligkeit. Formdock speichert diese Daten nicht nur für den Vertrag, sondern auch für die Kautionsverwaltung.

Tab Ein-/Auszug: Das Einzugsdatum und eventuelle Notizen – Übergabeprotokoll, Schlüsselanzahl, Zustand der Wohnung bei Übergabe.

Klicken Sie auf Speichern. Die Einheit wechselt vom Status „LEERSTAND" zum Namen des neuen Mieters. Sollstellungen werden ab dem Mietbeginn automatisch erzeugt.

Schritt 5: Zählerstände für den neuen Mieter erfassen

Gehen Sie erneut zu Zähler und erstellen Sie eine neue Ablesung zum Einzugsdatum des neuen Mieters. Die Werte sollten identisch mit den Auszugswerten des alten Mieters sein – in der Zwischenzeit wurde schließlich kein Wasser verbraucht und keine Heizung betrieben (hoffentlich).

Diese Ablesung ist der Startpunkt für den Verbrauch des neuen Mieters. Am Ende des Abrechnungsjahres berechnet Formdock die Differenz zwischen Einzugs- und Jahresendablesung als Verbrauch.

Warum doppelt ablesen? Weil die Auszugsablesung dem alten Mietverhältnis zugeordnet ist und die Einzugsablesung dem neuen. Das ermöglicht saubere, getrennte Verbrauchsabrechnungen – ohne Diskussion darüber, wer wie viel verbraucht hat. Zwei Ablesungen, null Streitpotenzial.

Schritt 6: Neuen Mietvertrag erstellen

Gehen Sie zum frisch angelegten Mietverhältnis und klicken Sie auf Vertrag erstellen. Der Vertragsassistent öffnet sich mit allen vorausgefüllten Daten aus dem Mietverhältnis:

• Vermieter und Mieter mit vollständigen Kontaktdaten
• Adresse, Fläche, Zimmeranzahl des Objekts
• Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung, Kaution
• Mietbeginn und ggf. Befristung

Prüfen Sie alles, ergänzen Sie besondere Vereinbarungen (Haustierklausel, Renovierungsvereinbarung, Gartennutzung – was immer relevant ist) und klicken Sie auf PDF erstellen. Der Vertrag wird als druckfertiges PDF generiert und dem Mietverhältnis zugeordnet.

Das Ergebnis

Am Ende des Mieterwechsels haben Sie eine lückenlose Dokumentation:

• Altes Mietverhältnis – sauber beendet mit Mietende, Auszugsdatum und dokumentierten Zählerständen
• Zwischenabrechnung – anteilige BKA für den alten Mieter (sofort oder nachträglich erstellt)
• Neues Mietverhältnis – aktiv ab dem vereinbarten Mietbeginn, mit allen Konditionen
• Neuer Mietvertrag – als druckfertiges PDF, basierend auf den aktuellen Vertragsdaten
• Zählerstände – lückenlos für beide Mietverhältnisse, mit klarer Zuordnung
• Einheitenstatus – die Einheit hat den korrekten Weg genommen: belegt → Leerstand → belegt

Zeitaufwand: Der rein administrative Teil – Mietende eintragen, neues Mietverhältnis anlegen, Vertrag erstellen – dauert 15–20 Minuten. Die Zählerablesung machen Sie vor Ort. Die Zwischenabrechnung können Sie nachholen, sobald die Versorgerrechnungen vorliegen. Insgesamt also kein Tageswerk, sondern ein überschaubarer Prozess mit klarer Struktur.

Praktische Tipps für den Alltag

Checkliste drucken: Bevor der alte Mieter auszieht, gehen Sie die Schritte im Kopf durch – Mietende eingetragen? Zählerablesung geplant? Schlüssel gezählt? Übergabeprotokoll vorbereitet? Die meisten Probleme entstehen nicht durch falsche Klicks in der Software, sondern durch vergessene Schritte bei der Übergabe.

Fotos bei jeder Übergabe: Dokumentieren Sie den Zustand der Wohnung beim Auszug und beim Einzug fotografisch. Laden Sie die Bilder in Formdock als Dokumente hoch. Das kostet fünf Minuten und kann Ihnen bei Streitigkeiten über den Zustand der Wohnung tausende Euro sparen.

Vorauszahlungen anpassen: Ein Mieterwechsel ist der perfekte Zeitpunkt, um die Nebenkosten-Vorauszahlungen zu überprüfen. Wenn die letzte BKA eine hohe Nachzahlung ergeben hat, setzen Sie die Vorauszahlung für den neuen Mieter gleich realistischer an – das vermeidet böse Überraschungen für alle Beteiligten.