Vertragsarchiv & Datenübernahme

Kurzhilfe in der App: Auf der Verträge-Übersicht, bei einer Vertragsart und im Archiv finden Sie neben der Überschrift den Link „So funktioniert’s“ (Info-Icon) mit den wichtigsten Punkten zu Entwürfen, fertigen Verträgen, Archiv-Tabelle und Sidebar.

Entwürfe: Obergrenze (30) und automatische Bereinigung

Pro Vertragsart (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage) sind gleichzeitig höchstens 30 Entwürfe möglich.
Nachts (etwa 2:00 Uhr) prüft das System die Entwürfe: Liegen mehr als 30 vor, werden die ältesten automatisch gelöscht, bis wieder höchstens 30 übrig sind.
Es gibt keine reine Altersregel (z. B. „nach 30 Tagen immer löschen“): Entwürfe werden nicht nur deshalb entfernt, weil sie alt sind — sondern dann, wenn die Anzahl die Grenze übersteigt. Unterhalb von 30 Entwürfen pro Vertragsart bleiben sie unbegrenzt liegen, bis Sie sie abschließen oder manuell löschen.
In der Entwürfe-Tabelle zeigt ein Info-Icon neben der Überschrift den Kurzhinweis; in der Listenansicht werden 5 Entwürfe pro Seite angezeigt.

Formdock bietet ein Vertragsarchiv, in dem alle generierten Verträge dauerhaft gespeichert werden. Von dort aus können Sie nicht nur vergangene Verträge einsehen und erneut herunterladen, sondern auch die Daten aus einem bestehenden Vertrag für einen neuen Vertrag übernehmen.

Archiv aufrufen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Verträge".
In der sekundären Sidebar finden Sie den Bereich „Archiv" bzw. können nach dem Status filtern.
Das Archiv zeigt alle bisherigen Verträge – auch solche, deren Mietverhältnis bereits beendet ist.

Verträge-Übersicht und Wohnraum-/Gewerbe-Archiv: Über ⋯ Weitere Aktionen stehen u. a. Signaturverlauf (Zeitachse; signiertes PDF und Audit-Log im Dialog-Fuß bei abgeschlossener Signatur), Download-Link erstellen und Daten übernehmen zur Verfügung.

Was wird archiviert?

Für jeden generierten Vertrag speichert Formdock:

Vertragsart (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage)
Objekt und Einheit (Adresse, Fläche, Objekttyp)
Vertragsparteien (Vermieter- und Mieterdaten)
Mietdaten (Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution, Laufzeit)
Besondere Vereinbarungen (Freitext)
Generiertes PDF (jederzeit erneut herunterladbar)
Erstellungsdatum und Zeitpunkt der Generierung

Tipp: Archivierte Verträge bleiben dauerhaft verfügbar. Sie können das PDF beliebig oft herunterladen, ohne dass erneut Guthaben verbraucht wird.

Daten für neuen Vertrag übernehmen

Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen – z. B. bei einem Mieterwechsel oder einer Vertragsverlängerung – können Sie die Daten eines bestehenden Vertrags aus dem Archiv übernehmen:

Öffnen Sie das Archiv und suchen Sie den gewünschten Vertrag.
Klicken Sie auf „Daten übernehmen" oder „Als Vorlage verwenden".
Der Vertragsassistent öffnet sich mit den vorausgefüllten Daten des alten Vertrags.
Passen Sie die Felder an, die sich geändert haben – z. B. neuer Mieter, angepasste Miete, neues Startdatum.
Generieren Sie den neuen Vertrag wie gewohnt.

Typische Anwendungsfälle

Szenario	Was wird übernommen	Was ändern Sie
Mieterwechsel	Objekt, Miete, Nebenkosten, Klauseln	Mieter, ggf. Mietbeginn und Kaution
Mietanpassung	Objekt, Mieter, Klauseln	Kaltmiete, ggf. Nebenkosten
Vertragsverlängerung	Alle Daten	Neues Enddatum, ggf. angepasste Konditionen
Ähnliches Objekt	Vertragsart, Klauseln, Miete	Objekt/Einheit, Mieter

Tipp: Die Datenübernahme spart besonders viel Zeit, wenn Sie mehrere ähnliche Verträge erstellen – z. B. für ein Mehrfamilienhaus mit identischen Konditionen.

Vertrag im Archiv finden

Das Archiv bietet mehrere Möglichkeiten, den gesuchten Vertrag schnell zu finden:

Filtern nach Vertragsart (Wohnraum, Gewerbe, Stellplatz, Garage)
Jahresfilter im Archiv: Die Jahre im Dropdown leiten sich vom ursprünglichen Vertragsdatum (bei importierten Verträgen), falls hinterlegt, ab – sonst vom Erstellungs- bzw. Änderungsdatum in Formdock. So lassen sich Altfälle nach dem Kalenderjahr des Vertrags filtern, auch wenn der Datensatz erst später angelegt wurde.
Filtern nach Objekt oder Einheit
Suche nach Vermieter, Mieter, Adresse und Seriennummer (breites Suchfeld in der Archiv-Tabelle)
Sortierung nach Erstellungsdatum