Zahlungserinnerung & Mahnung

Formdock ermöglicht es, bei Zahlungsrückständen direkt aus der Einheiten-Detailansicht eine Zahlungserinnerung oder formelle Mahnung an den Mieter zu senden. Neben überfälligen Mieten werden auch ausstehende Kautionen und Anfangssalden berücksichtigt.

Rechtlicher Hintergrund

Im deutschen Mietrecht gibt es kein „3-Mahnungen-Prinzip". Der Mieter gerät automatisch in Verzug, wenn er die Miete nicht bis zum 3. Werktag des Monats zahlt (§ 556b BGB).

Empfohlener Ablauf

  1. Zahlungserinnerung – Freundlicher Hinweis auf den ausstehenden Betrag (kein Pflichtschritt, aber deeskalierend)
  2. Formelle Mahnung – Mit Fristsetzung und Hinweis auf Rechtsfolgen (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB)
  3. Kündigung (außerhalb dieses Features)

Mahnung aus der Finanzen-Tabelle senden

Wo finde ich den Mahnungs-Button?

In der konsolidierten Finanzen-Tabelle der Einheiten-Detailansicht erscheint bei jeder überfälligen Zahlung (Status „Ausstehend") in der Aktions-Spalte ein roter Briefumschlag-Button. Klicken Sie darauf, um das Mahnungs-Modal zu öffnen.

Der Button erscheint bei:

  • Überfälligen Mieten (Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, Status nicht „Erhalten")
  • Überfälligen Kautionen (Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, Status nicht „Erhalten")
  • Überfälligen Anfangssalden (Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, Status nicht „Erhalten")

Schritt-für-Schritt

  1. Öffnen Sie die Einheiten-Detailansicht des betroffenen Mietverhältnisses
  2. Scrollen Sie zur Finanzen-Tabelle
  3. Klicken Sie in der Zeile der überfälligen Zahlung auf den Mahnungs-Button (Briefumschlag-Icon)
  4. Im Modal sehen Sie:
    • Empfänger: Name und E-Mail des Mieters (automatisch ermittelt, mit persönlicher Anrede)
    • Art: Wählen Sie zwischen „Freundliche Zahlungserinnerung" und „Formelle Mahnung"
    • Rückstand: Automatisch berechnete Tabelle aller offenen Posten (Mieten, Kaution, Anfangssaldo)
    • Zahlungsfrist: Datums-Auswahl (nur bei formeller Mahnung)
    • Betreff und Text: Automatisch aus der Textvorlage befüllt, manuell anpassbar
  5. Klicken Sie auf Per E-Mail senden & archivieren oder Nur PDF erstellen

Anrede im Mahnungstext

Die Anrede wird automatisch aus den Kontaktdaten des Mieters generiert:

Kontaktdaten Anrede im Text
Anrede „Herr" + Nachname Sehr geehrter Herr Nachname
Anrede „Frau" + Nachname Sehr geehrte Frau Nachname
Nur Vor-/Nachname (keine Anrede hinterlegt) Sehr geehrte/r Vorname Nachname
Keine Kontaktdaten Sehr geehrte Damen und Herren

Tipp: Hinterlegen Sie bei jedem Kontakt die Anrede (Herr/Frau), damit die korrekte Briefanrede automatisch erzeugt wird.

Was passiert beim Senden?

  • Die Mahnung wird als E-Mail an den Mieter gesendet (mit dem konfigurierten E-Mail-Branding)
  • Ein PDF der Mahnung wird generiert (mit dem konfigurierten Briefpapier, falls vorhanden)
  • Das PDF wird als Anhang an die E-Mail gehängt
  • Die Mahnung wird unveränderbar archiviert (Betreff, Text, Rückstandshöhe, Datum – alles eingefroren)

Mahnungsprotokoll

Unterhalb der Finanzen-Tabelle in der Einheiten-Detailansicht erscheint das Mahnungsprotokoll, sobald mindestens eine Mahnung gesendet wurde.

Anzeige

Jeder Eintrag zeigt:

  • Typ: Zahlungserinnerung oder Formelle Mahnung (farblich markiert)
  • Betreff
  • Datum der Erstellung
  • Rückstandsbetrag zum Zeitpunkt der Mahnung
  • E-Mail-Status: Ob die E-Mail erfolgreich gesendet wurde

Aktionen

Aktion Beschreibung
Details anzeigen (Auge-Icon) Zeigt den vollständigen, eingefrorenen Text der Mahnung
PDF herunterladen (PDF-Icon) Lädt das archivierte PDF der Mahnung herunter

Unveränderbarkeit

Das Mahnungsprotokoll ist schreibgeschützt. Einmal versendete Mahnungen können nicht nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Dies dient als rechtssichere Dokumentation.

Textvorlagen

Die Texte für Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden aus den Textvorlagen geladen (Einstellungen → Branding & Vorlagen → Textvorlagen). Die Standardvorlagen sind neutral formuliert und passen sich automatisch an den Zahlungstyp an (Miete, Kaution, Anfangssaldo).

Platzhalter in Mahnungen

  • {{mieter_anrede}} – Briefanrede (automatisch aus Kontaktdaten generiert)
  • {{einheit_name}} – Einheitname
  • {{objekt_strasse}}, {{objekt_plz}}, {{objekt_ort}} – Objektadresse
  • {{rueckstand_betrag}} – Gesamtrückstand
  • {{rueckstand_monate}} – Auflistung offener Posten (Mieten, Kaution, Anfangssaldo)
  • {{frist_datum}} – Zahlungsfrist (nur bei formeller Mahnung)
  • {{kuendigungshinweis}} – Automatischer Hinweis auf § 543 BGB
  • {{vermieter_name}}, {{vermieter_iban}}, {{vermieter_bic}} – Vermieterdaten

Zurück zur Kategorie