Alle BKAs auf einmal erstellen (Batch)

Bei Mehrfamilienhäusern mit mehreren Wohneinheiten können Sie alle Betriebskostenabrechnungen für einen Abrechnungszeitraum in einem Schritt erstellen. Die Funktion erzeugt für jede Einheit mit aktivem Mietverhältnis einen vorausgefüllten BKA-Entwurf.

Voraussetzungen

Mehrfamilienhaus mit mindestens einer Wohneinheit
Aktive Mietverhältnisse mit Kontaktzuordnung in den Einheiten
Eine Abrechnungsmappe (Zeitraum) muss im Gebäude angelegt sein
Gepflegte Wohnflächen und Vorauszahlungen im Mietverhältnis (empfohlen)

Ablauf

Öffnen Sie die Abrechnungsmappe des Gebäudes (Immobilie → Tab „Abrechnungsmappe")
In jeder Mappe-Karte finden Sie neben „Neue BKA" den Button „Alle BKAs"
Ein Modal öffnet sich – Formdock prüft automatisch alle Daten (Konsistenzprüfung)
Prüfergebnis wird angezeigt: Fehlende oder unvollständige Daten pro Einheit
Wählen Sie per Checkbox, für welche Einheiten BKAs erstellt werden sollen
Klicken Sie auf „BKAs erstellen" (auch bei Warnungen möglich)

Konsistenzprüfung vor der Erstellung

Beim Öffnen des Batch-BKA-Dialogs führt Formdock automatisch eine Konsistenzprüfung durch. Geprüft wird für jede Einheit:

Wohnfläche: Ist eine Wohnfläche hinterlegt? (Pflicht für Wohnflächen-Umlageschlüssel)
Personenzahl: Ist die Personenzahl im Mietverhältnis hinterlegt? (Fallback: 1 Person)
Vorauszahlungen: Sind NK-/HK-Vorauszahlungen im Mietverhältnis eingetragen?
Wasserzählerstand: Hat die Einheit einen Zählerstand, wenn das Gebäude einen Wasserzähler hat? (Wird übersprungen, wenn „Wasser: Direkt mit Anbieter" im Mietverhältnis aktiviert ist)
Stromzählerstand: Hat die Einheit einen Zählerstand, wenn das Gebäude einen Stromzähler hat? (Wird übersprungen, wenn „Strom: Direkt mit Anbieter" im Mietverhältnis aktiviert ist)
Direkte Versorgungsverträge: Zeigt an, welche Medien der Mieter direkt mit dem Anbieter abrechnet (Strom, Gas, Wasser)
Abrechnungsmappe: Existiert eine passende Abrechnungsmappe für die Einheit?

Die Warnungen werden farblich gekennzeichnet:

Rot: Fehlende Pflichtdaten (z.B. keine Wohnfläche)
Gelb: Empfohlene Daten fehlen (z.B. keine Vorauszahlungen, keine Personenzahl)
Blau: Hinweise (z.B. kein Stromzähler, direkte Versorgungsverträge)

Sie können trotz Warnungen BKAs erstellen – fehlende Daten führen dann zu unvollständigen Berechnungen (z.B. 0,00 € bei Verbrauchspositionen).

Was automatisch befüllt wird

Jeder BKA-Entwurf wird mit folgenden Daten vorausgefüllt:

Objekt: Name, Adresse, Wohnfläche der Einheit
Vermieter: Aus dem Eigentümer des Gebäudes oder der Einheit
Mieter: Aus dem aktiven Mietverhältnis der Einheit
Abrechnungszeitraum: Aus der gewählten Abrechnungsmappe
Mieter-Zeitraum: Berechnet aus Einzugs-/Auszugsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums
Umlageschlüssel: Wohnfläche (qm), Wohneinheiten und Mietanteil werden aus den Gebäudedaten berechnet
Vorauszahlungen: NK- und HK-Vorauszahlungen aus dem Mietverhältnis
Kostenpositionen: Betriebskostenrelevante Arbeiten des Gebäudes und der Einheit werden automatisch importiert

Duplikat-Schutz

Wenn für eine Einheit bereits eine BKA für denselben Zeitraum existiert, wird diese übersprungen. Nach der Erstellung zeigt Formdock an, welche BKAs erstellt und welche übersprungen wurden.

Nach der Erstellung

Die erstellten BKA-Entwürfe landen bei Schritt 5 (Vorschau/Anschreiben). Sie können jeden Entwurf über den Link im Ergebnis-Dialog direkt öffnen und final prüfen.

Anzeige in der Abrechnungsmappe

Die Mappe-Karte zeigt alle BKAs des Zeitraums – sowohl für das Gebäude als auch für alle Einheiten. Jeder Eintrag zeigt:

Status-Badge (Entwurf / Fertig / Entwurf mit Warnung)
Einheitenname und Mietername (bei Einheiten-BKAs)
Warnhinweise bei Problemen (z.B. „2× 0 € Kosten", „1× keine Daten")
Bleistift-Symbol: Öffnet den Entwurf direkt bei Schritt 3 (Kostenpositionen) zur Prüfung
Mülleimer-Symbol: Löscht den Entwurf nach Bestätigung
Augen-Symbol: Zeigt fertige BKAs im Archiv an

Tipps

Pflegen Sie Wohnflächen und Vorauszahlungen in den Mietverhältnissen, damit die Batch-BKAs möglichst vollständig vorausgefüllt werden
Erfassen Sie die Arbeiten/Ausgaben des Gebäudes vor der Batch-Erstellung, damit sie automatisch als Kostenpositionen importiert werden
Die Funktion ist nur bei Gebäuden mit Einheiten verfügbar – bei Einzelimmobilien erstellen Sie die BKA wie gewohnt einzeln