Vorbereitung & Checkliste

Bevor Sie eine Betriebskostenabrechnung (BKA) erstellen, sollten bestimmte Daten in Formdock angelegt sein. Diese Checkliste hilft Ihnen, nichts zu vergessen.

Pflicht-Voraussetzungen

Folgende Daten müssen vorhanden sein, bevor Sie den BKA-Assistenten starten:

Vermieter anlegen – Der Vermieter erscheint als Absender auf der Abrechnung. Anlegen unter Kontakte → Neuer Kontakt (Rolle: Vermieter).
Mieter anlegen – Der Mieter ist Empfänger der Abrechnung. Anlegen unter Kontakte → Neuer Kontakt (Rolle: Mieter).
Immobilie anlegen – Das Objekt mit Adresse und Wohnfläche. Anlegen unter Immobilien → Neue Immobilie. Wichtig: Die Wohnfläche wird für den Umlageschlüssel „nach Wohnfläche" benötigt.
Mietverhältnis erstellen – Mieter und Immobilie verknüpfen. Anlegen unter Verträge → Mietverhältnisse → Neues Mietverhältnis.
Rechnungen/Belege – Die Jahresabrechnungen der Versorger (Wasser, Heizung, Müll, Versicherung usw.) sollten vorliegen.

Hilfreich, aber optional

Diese Daten verbessern die Automatisierung, sind aber nicht zwingend erforderlich:

Arbeiten dokumentiert – Betriebskostenrelevante Arbeiten (Hausmeister, Gartenpflege, Reinigung) im Modul Arbeiten erfassen. Sie können dann im BKA-Assistenten direkt importiert werden.
Heizkostenabrechnung vom Dienstleister – Falls ein externer Dienstleister die Heiz- und Warmwasserkosten abrechnet.
Zählerstände – Bei Verbrauchsabrechnung (z. B. Wasser nach Verbrauch) die aktuellen Zählerstände erfassen.
Personenmonate berechnet – Falls der Umlageschlüssel „Personenzahl × Monate" verwendet wird. Beispiel: 2 Personen × 12 Monate = 24 Personenmonate.

Sonderfälle

Einzug während des Abrechnungszeitraums

Das System erkennt automatisch das Einzugsdatum aus dem Mietverhältnis und passt den Mieter-Abrechnungszeitraum entsprechend an.

Beispiel: Einzug am 01.04., Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12. → Mieter zahlt nur für 01.04.–31.12. (275 Tage).

Auszug während des Abrechnungszeitraums

Tragen Sie das Auszugsdatum im Mietverhältnis ein (Status wird „Beendet"). Die Abrechnung wird automatisch bis zum Auszugsdatum berechnet.

Beispiel: Auszug am 31.08. → Mieter erhält Abrechnung für 01.01.–31.08. (243 Tage).

Zwischenabrechnung bei Auszug

Mietverhältnis beenden (Auszugsdatum eintragen)
Neue Betriebskostenabrechnung erstellen
Abrechnungszeitraum auf tatsächlichen Zeitraum setzen
Kostenpositionen anteilig oder geschätzt eingeben

Hinweis: Sie können später eine Korrektur erstellen, sobald alle echten Kosten vorliegen.

Datenübernahme aus dem Vorjahr

Im Archiv oder Dashboard: Bei der Vorjahres-Abrechnung auf „Daten übernehmen" klicken
Immobilie und Mieter sind vorausgewählt
Die Umlageschlüssel-Konfiguration wird übernommen
Abrechnungszeitraum auf das neue Jahr anpassen
Neue Kostenpositionen erfassen

Tipp: Bei „Daten übernehmen" werden Objekt, Mieter und Umlageschlüssel aus einer vorherigen Abrechnung übernommen – nur die Beträge müssen neu eingegeben werden.

Frist beachten

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Formdock zeigt Ihnen Frist-Warnungen auf dem BKA-Dashboard an.

Der BKA-Bereich ist über die Sidebar in drei Bereiche unterteilt:

Übersicht (Dashboard): Zeigt Frist-Warnungen, offene Entwürfe und die letzten abgeschlossenen Abrechnungen
BKA erstellen: Startet den 5-Schritte-Assistenten für eine neue Abrechnung
Archiv: Zeigt alle abgeschlossenen Abrechnungen mit Suche, Jahresfilter und Sortierung (FormdockTable)