Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum definiert, für welchen Zeitraum die Betriebskosten abgerechnet werden. Er beträgt immer 12 Monate, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Bei Mieterwechsel sind Rumpfzeiträume möglich.

Häufigster Fall: Kalenderjahr (01.01. – 31.12.)

Die übliche Variante ist das vollständige Kalenderjahr. Alle Kosten und Vorauszahlungen beziehen sich auf diesen Zeitraum. Die Abrechnung muss dem Mieter in der Regel bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen.

Individuelle Zeiträume

Der Abrechnungszeitraum kann auch abweichend vom Kalenderjahr festgelegt werden – z.B.:

01.03.2025 – 28.02.2026 (häufig bei WEGs oder wenn der Mietbeginn nicht am 01.01. liegt)
01.07.2025 – 30.06.2026 (oft bei Gewerbe)
01.04.2025 – 31.03.2026

Der Zeitraum wird im Mietvertrag oder durch WEG-Beschluss festgelegt. Formdock unterstützt beliebige Start- und Enddaten – Sie tragen den Zeitraum im ersten Schritt des BKA-Assistenten ein.

Wichtig: Alle Beispiele in dieser Dokumentation, die „01.01. – 31.12." verwenden, gelten sinngemäß auch für andere Abrechnungszeiträume. Ersetzen Sie einfach die Daten durch Ihren tatsächlichen Zeitraum.

Rumpfabrechnungszeitraum

Wenn ein Mieter während des laufenden Abrechnungszeitraums ein- oder auszieht, wird für ihn ein Rumpfabrechnungszeitraum gebildet:

Auszug: Beginn des Abrechnungszeitraums bis Auszugsdatum. Beispiel: Zeitraum ab 01.03. → Rumpf 01.03. bis 31.08.
Einzug: Einzugsdatum bis Ende des Abrechnungszeitraums. Beispiel: Zeitraum bis 28.02. → Rumpf 01.09. bis 28.02.

Kosten und Vorauszahlungen werden anteilig (pro rata temporis) berechnet.

Checkliste: Ein-/Auszugsdatum korrekt? Vorauszahlungen anteilig erfasst?

Ausgaben über mehrere Abrechnungszeiträume

Wenn eine Ausgabe (z.B. ein Wartungsvertrag) einen Zeitraum hat, der über den Abrechnungszeitraum hinausgeht, wird der Betrag automatisch anteilig auf die betroffenen Abrechnungszeiträume aufgeteilt – tagesgenau.

Beispiel: Heizungswartung für 1.200 €, Vertragszeitraum 01.07.2024 – 30.06.2025:

Abrechnungszeitraum 01.03.2024–28.02.2025: Anteil 01.07.2024–28.02.2025 → ca. 800 €
Abrechnungszeitraum 01.03.2025–28.02.2026: Anteil 01.03.2025–30.06.2025 → ca. 400 €

Sie müssen nichts manuell aufteilen – tragen Sie bei der Ausgabe einfach den Zeitraum (von/bis) ein, Formdock rechnet automatisch.

Mehr Details dazu finden Sie im Artikel „Ausgaben in der BKA" → Abrechnungszeitraum bei Ausgaben".

Mehrere Mieter, unterschiedliche Zeiträume

Bei einem Objekt mit mehreren Einheiten können verschiedene Mieter unterschiedliche Ein- und Auszugsdaten haben. Pro Mieter wird dann ein eigener (Teil-)Abrechnungszeitraum berechnet.

Checkliste: Pro Mieter der richtige Zeitraum? Keine Überlappungen oder Lücken?