Sonstige Vereinbarungen diktieren

Im Wohnraummietvertrag und im Gewerbemietvertrag können Sie das Feld Sonstige Vereinbarungen in Schritt 5 auch sprechen statt tippen. Die Spracheingabe spart Zeit, vor allem auf Tablet und Smartphone, und erlaubt komplexere Klauseln, ohne dass Sie zwischen Tastatur und Maus wechseln müssen.

Die Funktion arbeitet in zwei Stufen:

1. Aufnahme + Transkription — Ihr Mikrofon nimmt den Text auf, OpenAI Whisper wandelt die Sprache in Text um.
2. (Optional) KI-Verbesserung — ChatGPT formuliert das Roh-Transkript in präzise, neutrale Vertragssprache um. Zahlen, Namen und Daten bleiben unverändert.

So nutzen Sie die Funktion

Schritt 1: Diktier-Modal öffnen

Im Schritt Miete & Zahlung (Wohnraum) bzw. im Schritt Sonstiges (Gewerbe) finden Sie über dem Textfeld einen Knopf „Diktieren" mit Mikrofon-Symbol.

• Klicken Sie auf Diktieren — ein Modal öffnet sich.
• Ihr Browser fragt nach Mikrofon-Berechtigung. Bestätigen Sie diese einmalig.

Schritt 2: Aufnahme starten

• Im Modal sehen Sie einen großen Aufnahme-Knopf und einen Timer.
• Klick startet die Aufnahme — der Knopf wird rot und pulsiert, der Timer läuft.
• Maximale Aufnahmezeit: 5 Minuten am Stück. Bei Erreichen wird automatisch gestoppt.
• Klicken Sie erneut, um manuell zu stoppen.

Tipp: Sprechen Sie deutlich und in normaler Geschwindigkeit. Pausen zwischen Sätzen helfen Whisper, korrekte Satzgrenzen zu erkennen.

Schritt 3: Aufnahme anhören und bestätigen

Nach dem Stop bleibt die Audio-Datei zunächst nur in Ihrem Browser. Es geht noch nichts an OpenAI. Sie sehen jetzt:

• Einen kleinen Audio-Player, mit dem Sie Ihre Aufnahme zur Kontrolle anhören können.
• Die Aufnahmedauer und die Dateigröße.
• Den Hinweis, dass beim Senden Guthaben abgezogen wird (sofern konfiguriert).

Sie haben drei Möglichkeiten:

So behalten Sie die volle Kontrolle: Solange Sie nicht auf „Jetzt Sprache zu Text umwandeln" klicken, verlässt die Aufnahme Ihren Browser nicht.

Schritt 4: Vorschau prüfen

Nach dem Klick auf „Jetzt Sprache zu Text umwandeln" wird die Aufnahme an OpenAI Whisper geschickt. Innerhalb weniger Sekunden erscheint das Transkript im Modal — direkt in einem editierbaren Textfeld.

• Sie können den Text direkt anpassen (Tippfehler korrigieren, Stellen ergänzen).
• Das Transkript ist deutsch und sauber formatiert.

Schritt 5 (optional): Mit KI verbessern

Klicken Sie auf „Mit KI verbessern", um den Text in präzise Vertragssprache umformulieren zu lassen.

ChatGPT

• korrigiert Grammatik, Zeichensetzung, Füllwörter,
• gliedert sinnvoll in Sätze oder Absätze,
• behält Zahlen, Namen, Daten und Geldbeträge exakt bei und
• fügt keine zusätzlichen Klauseln oder Inhalte hinzu.

Sie können das Ergebnis erneut bearbeiten oder die Schaltfläche mehrfach klicken, falls Sie eine andere Variante möchten.

Schritt 6: In das Feld übernehmen

Klicken Sie auf „In Feld übernehmen".

• Leeres Feld: Der Text wird einfach eingefügt.
• Feld enthält bereits Text: Sie werden gefragt, ob der Text angehängt oder der bestehende Inhalt ersetzt werden soll.

Das Modal schließt sich, der diktierte Text steht im Feld Sonstige Vereinbarungen und wird mit dem üblichen Weiter-Klick im Wizard gespeichert.

Kosten

Der Verwalter Ihrer Formdock-Instanz legt die Kosten pro Aufnahme und pro KI-Verbesserung fest. Bei jedem Schritt sehen Sie den Preis vor dem Auslösen.

Stellt der Verwalter den Preis auf 0,00 €, ist die Funktion kostenlos und ohne Bezahlschranke nutzbar. Bei einem API-Fehler wird das abgezogene Guthaben automatisch zurückerstattet.

Faire-Nutzung-Limits

Damit niemand versehentlich oder durch ein fehlerhaftes Skript hunderte Anfragen auslöst, gibt es pro Konto technische Obergrenzen:

Werden diese Werte überschritten, erscheint ein Hinweis mit der Wartezeit. Für die normale Vertragserstellung sind diese Limits mehr als ausreichend — sie greifen ausschließlich bei untypisch hohem Aufkommen.

Zusätzlich existiert ein plattformweites Tageskontingent, das vom Betreiber konfiguriert wird. Wird es erreicht (extrem selten), erscheint der Hinweis „Plattform-Tageskontingent erreicht. Bitte morgen erneut versuchen." Das Kontingent setzt sich um Mitternacht (UTC) automatisch zurück.

Datenschutz

• Die Aufnahme bleibt zunächst ausschließlich in Ihrem Browser. Erst beim expliziten Klick auf „Jetzt Sprache zu Text umwandeln" wird sie an OpenAI Whisper übermittelt.
• Brechen Sie ab oder klicken Sie auf „Neu aufnehmen", verlässt kein Byte der Aufnahme Ihren Computer.
• Die Audio-Datei wird nach erfolgreicher Transkription serverseitig sofort gelöscht — gespeichert wird nur der erkannte Text als Bestandteil der „Sonstigen Vereinbarungen" in Ihrem Mietvertrag.
• Whisper wertet die Audio-Datei nicht zu Trainingszwecken aus (entsprechend OpenAI-API-Datenschutzrichtlinien).
• Sprechen Sie keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten ein, wenn Sie das nicht wollen — der diktierte Text wird wie jeder andere Vertragsinhalt verarbeitet.

Schriftgröße im PDF passt sich automatisch an

Die „Sonstigen Vereinbarungen" werden im fertigen Vertrags-PDF in einem festen Bereich auf der Seite angezeigt. Damit auch sehr lange Texte komplett sichtbar bleiben — und beim Druck oder Versand nichts unten abgeschnitten wird — verkleinert Formdock die Schrift bei Bedarf automatisch:

• Normale Längen: Standard-Schriftgröße 9 pt (wie bei den anderen Vertrags-Paragraphen).
• Lange Texte: Schrittweise Verkleinerung auf 8,5 → 8 → 7,5 → 7 → 6,5 pt.
• Untergrenze: 6 pt — kleiner wird es nicht, damit der Text lesbar bleibt.

Sie müssen dafür nichts einstellen. Wenn Sie sehr lange Klauseln eintragen und im PDF eine kleinere Schrift im Bereich „Sonstige Vereinbarungen" sehen, ist das gewollt: Die alternative Anzeige wäre, dass der untere Teil des Texts abgeschnitten wird — und das wollen wir vermeiden.

Tipp: Wenn Sie sehr viele Sonderregelungen haben und im PDF lieber 9 pt sehen möchten, nutzen Sie ein Zusatzblatt als Anlage (siehe Hinweis unter dem Eingabefeld). Im Vertrag genügt dann ein kurzer Verweis: „Siehe Anlage: Sondervereinbarungen".

Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?

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