DATEV-Export

Unter Einstellungen → DATEV-Export verwalten Sie den DATEV-Export Ihrer Finanzdaten. Die Seite hat drei Reiter:

Tab 1: DATEV-Export

Export erstellen

Fuellen Sie das Formular aus und klicken Sie auf "Jetzt erstellen":

Exportformat

• Format: DATEV EXTF v700 (ASCII), Buchungsstapel
• Dateiname: enthält Datum und Uhrzeit (DATEV-konformer Buchungsstapel)
• Encoding: UTF-8 mit BOM
• Trennzeichen: Semikolon
• Zeilenende: wie üblich für Windows-kompatible CSV

DATEV-Header

Der Export enthält einen DATEV-kompatiblen Header mit:

• Beraternummer und Mandantennummer (aus Tab 3)
• Wirtschaftsjahr-Beginn
• Sachkontenlänge: 4 Stellen
• Aktiver Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04)

Buchungszeilen

Pro Transaktion wird eine Zeile im DATEV-Format erzeugt:

• Umsatz: Betrag mit Komma als Dezimaltrenner
• Soll/Haben: Einnahmen als Haben, Ausgaben als Soll
• Konto: SKR-Kontonummer der Buchungskategorie
• Gegenkonto: Personenkonto (Debitoren-/Kreditoren-Nummer) oder Buchungskonto (Bank)
• BU-Schlüssel: automatisch je nach MwSt-Satz und Buchungstyp (19 %, 7 % oder ohne MwSt)
• Belegdatum: im von DATEV erwarteten Kurzformat
• Buchungstext: Kurzbeschreibung (begrenzte Länge)
• Kostenstelle: Objektname (begrenzte Länge)

Debitoren- und Kreditoren-Nummern

Formdock generiert automatisch Personenkontonummern für den DATEV-Export:

Die Nummern werden beim ersten Export automatisch vergeben und dem jeweiligen Kontakt zugeordnet.

Wichtiger Steuer-Hinweis

Formdock ist ein Vorsystem und keine Buchhaltungssoftware. Die Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel) für die Umsatzsteuer-Ausweisung werden anhand der hinterlegten MwSt-Sätze der Buchungskategorien automatisch gesetzt. Der Steuerberater muss die Steuerzuordnung im Buchungsstapel in jedem Fall eigenständig prüfen und ggf. korrigieren. Formdock übernimmt keine Haftung für die steuerliche Richtigkeit der exportierten Daten.

Pflicht-Bestätigung

Vor dem Export muss eine Bestätigungs-Checkbox angehakt werden:

"Ich bestätige, dass ich den Export-Hinweis gelesen habe und die steuerliche Prüfung durch meinen Steuerberater erfolgt."

Ohne diese Bestätigung ist der Button "Jetzt erstellen" deaktiviert.

Export-Protokollierung

Jeder DATEV-Export wird automatisch protokolliert:

• Die CSV-Datei wird sicher gespeichert und ist vor unbefugtem Zugriff geschützt
• Gespeichert werden: Zeitraum, Anzahl Buchungen, Steuer-Bestätigung und Zeitstempel
• Gespeicherte Exporte können jederzeit über die DATEV-Historie erneut heruntergeladen werden

DATEV-Historie

Unterhalb des Formulars zeigt eine Tabelle alle bisherigen Exporte:

Tab 2: Buchungskonten

Sachkonten (Eigentümer)

Zeigt eine Übersicht aller Eigentümer und ihrer Bankdaten:

Die Tabelle ist nach allen Spalten sortierbar (Klick auf Spaltenheader).

Personenkonten (Debitoren / Kreditoren)

Darunter erscheint eine Tabelle aller Kontakte mit ihren Debitor- und Kreditor-Nummern:

CSV-Import für Personenkonten

Über den Button "CSV-Import" können Sie bestehende Debitor-/Kreditor-Nummern aus einem anderen System (z.B. DATEV, immocloud) importieren:

1. Klicken Sie auf "CSV-Import"
2. Wählen Sie eine CSV-Datei im Format der Beispiel-CSV (u. a. Name sowie Debitor- und/oder Kreditor-Nummer)
3. Ordnen Sie die Spalten zu (wird automatisch erkannt, wenn die Spaltenkoepfe passen)
4. Klicken Sie auf "Zuordnung anwenden" -- Formdock matcht die CSV-Namen per Fuzzy-Suche mit Ihren bestehenden Kontakten
5. Prüfen Sie die Vorschau: Jeder Treffer zeigt den Match-Score (%). Nicht gefundene Kontakte sind deaktiviert.
6. Wählen Sie die gewünschten Zuordnungen per Checkbox aus
7. Klicken Sie auf "Importieren"

CSV-Format:

• Trennzeichen: Semikolon (;) oder Komma (,)
• Encoding: UTF-8
• Beispiel: Name;Debitor-Nr;Kreditor-Nr

Beispiel-CSV: Über den Button "Beispiel-CSV" (neben den Import/Export-Buttons) oder den Link im Import-Dialog können Sie eine vorausgefüllte Beispieldatei herunterladen, die das erwartete Format zeigt.

Hinweis: Systemkontakte (Sammelkunde/Sammellieferant) werden beim Import übersprungen.

CSV-Export für Personenkonten

Über den Button "CSV-Export" können Sie die aktuelle Kontaktliste mit Debitor-/Kreditor-Nummern als CSV exportieren. Nützlich als Vorlage für den Import oder zur Dokumentation.

Tab 3: Mandanten-/Beraternummern

Pro Eigentümer können Sie folgende DATEV-Einstellungen konfigurieren:

Diese Nummern werden im DATEV-Export-Header verwendet.

Speichern

Klicken Sie pro Eigentümer-Block auf "Speichern". Die Daten werden sofort gespeichert.

CSV-Import für Mandanten-/Beraternummern

Über den Button "CSV-Import" können Sie die Nummern für mehrere Eigentümer auf einmal importieren:

1. CSV-Datei vorbereiten nach Beispiel-CSV (Name, Mandantennummer, Beraternummer, Buchungskonto)
2. Auf "CSV-Import" klicken und Datei wählen
3. Spalten zuordnen (automatische Erkennung)
4. Vorschau prüfen -- Fuzzy-Matching ordnet CSV-Namen den Eigentümern zu
5. Importieren

Beispiel-CSV

Über den Button "Beispiel-CSV" können Sie eine vorausgefüllte Musterdatei herunterladen, die das erwartete Format zeigt. Diese Datei kann direkt als Vorlage verwendet werden: Öffnen Sie sie in Excel oder LibreOffice, fügen Sie Ihre echten Daten ein und speichern Sie als CSV (UTF-8).

CSV-Export

Über "CSV-Export" können Sie die aktuellen Mandanten-/Beraternummern aller Eigentümer als CSV herunterladen.

Schnellexport

Neben der vollständigen DATEV-Seite in den Einstellungen können Sie auch direkt aus der Finanzen-Übersicht einen Schnellexport durchführen:

1. Klicken Sie auf "Export" im Header.
2. Wählen Sie "DATEV-Schnellexport" – dies exportiert mit den aktuellen Filtern der Finanzen-Seite.
3. Alternativ klicken Sie auf "DATEV verwalten" für die vollständige Konfiguration.