Briefpapier

Unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Briefpapier laden Sie Ihr eigenes Briefpapier hoch, das automatisch auf allen generierten PDF-Dokumenten (Betriebskostenabrechnungen, Vermieterbescheinigungen, Mahnungen) verwendet wird.

Speicherung im DMS

Hochgeladene Briefpapier-Dateien (Bilder und PDFs) werden verschlüsselt im Formdock-Dokumentenmanagement (DMS) gespeichert. Der Ordner „Briefpapier" wird beim ersten Upload automatisch im DMS angelegt. Die Dateien sind dort sicher abgelegt und werden nur bei der PDF-Generierung entschlüsselt.

Zwei Modi

Bilder-Modus (Kopfzeile + Fußzeile)

Laden Sie Bilder für Kopf- und Fußzeile direkt von Ihrer Festplatte hoch. Unterstützte Formate: PNG, JPG.

Kopfzeile – 1. Seite:

Feld Beschreibung
Bild hochladen Kopfzeile-Bild für die erste Seite. Empfohlen: Briefkopf mit Logo, Firmenname, Anschrift.
Höhe (mm) Höhe des Header-Bereichs in Millimetern (5–120 mm, Standard: 30 mm). Wird beim Upload automatisch proportional berechnet, kann manuell angepasst werden.
Abstand oben (mm) Vertikaler Abstand des Bildes vom oberen Seitenrand (0–50 mm, Standard: 0 mm).
Breite „Volle Seitenbreite (210 mm)" oder „Textbreite (160 mm)".

Kopfzeile – Folgeseiten (optional):

Feld Beschreibung
Bild hochladen Separate, oft kleinere Kopfzeile für Seite 2 ff. Ohne Bild wird der Standard-Rand (25 mm) verwendet.
Höhe (mm) Höhe des Folgeseiten-Headers (0–80 mm).
Abstand oben (mm) Vertikaler Abstand vom oberen Seitenrand (0–50 mm).

Fußzeile:

Feld Beschreibung
Bild hochladen Fußzeile-Bild für alle Seiten. Empfohlen: Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer.
Höhe (mm) Höhe des Footer-Bereichs (5–80 mm, Standard: 20 mm).
Abstand unten (mm) Abstand des Bildes vom unteren Seitenrand (0–50 mm, Standard: 0 mm).
Breite „Volle Seitenbreite (210 mm)" oder „Textbreite (160 mm)". Unabhängig von der Kopfzeile einstellbar.

Hinweis: Wenn ein Briefpapier aktiv ist, wird die automatisch generierte Absenderzeile/Anschrift im Dokument unterdrückt, da diese Informationen bereits im Briefpapier enthalten sind.

Automatische Höhenberechnung: Beim Hochladen eines Bildes wird die Höhe automatisch proportional zur gewählten Breite berechnet. Sie können den Wert anschließend manuell anpassen.

PDF-Modus (Komplettes Briefpapier als PDF)

Laden Sie Ihr komplettes Briefpapier als PDF hoch. Die erste Seite enthält Kopf- und Fußzeile komplett im PDF.

Briefpapier – 1. Seite (PDF):

Feld Beschreibung
PDF hochladen PDF-Datei mit Ihrem vollständigen Briefpapier-Layout für die erste Seite (inkl. Kopf- und Fußzeile).
Höhe Kopfbereich (mm) Höhe des reservierten Kopfbereichs, damit der Inhalt nicht in den Briefkopf hineinragt (5–120 mm).
Höhe Fußbereich (mm) Höhe des reservierten Fußbereichs (5–80 mm).

Folgeseiten (PDF, optional):

Feld Beschreibung
PDF hochladen Optionale PDF-Datei für Folgeseiten. Wenn kein Folgeseiten-PDF hochgeladen wird, werden stattdessen die Bilder (Kopfzeile Folgeseiten + Fußzeile) verwendet.

Kombination: PDF + Bilder

Sie können den PDF-Modus für die erste Seite mit Bildern für Folgeseiten kombinieren:

  1. Laden Sie ein PDF für die 1. Seite hoch (enthält den kompletten Briefkopf)
  2. Laden Sie ein Kopfzeile-Bild für Folgeseiten hoch (optional, kleinerer Header)
  3. Laden Sie ein Fußzeile-Bild hoch (wird ab Seite 2 angezeigt)

Die Fußzeile wird in diesem Fall ab Seite 2 angezeigt (Seite 1 hat die Fußzeile bereits im PDF). Das Label im Modal passt sich automatisch an: „Fußzeile – ab Seite 2" im PDF-Modus.

Priorität auf Folgeseiten: Folgeseiten-PDF → Bilder (Kopfzeile + Fußzeile) → Standard-Ränder.

Mustervorschau

Über das Drei-Punkte-Menü → Mustervorschau können Sie jederzeit eine Beispiel-PDF mit Ihrem Briefpapier im neuen Browserfenster öffnen. Die Vorschau zeigt einen 2-seitigen Musterbrief (angelehnt an eine Betriebskostenabrechnung) mit Kopfzeile, Fußzeile und Seitennummerierung. So können Sie das Layout prüfen, ohne eine echte BKA erstellen zu müssen.

Standard-Briefpapier

Ein Briefpapier kann als Standard markiert werden. Das Standard-Briefpapier wird automatisch bei der PDF-Generierung verwendet. Sie können mehrere Briefpapier-Layouts anlegen, z.B. für verschiedene Vermieter oder Anlässe.

Wo wird das Briefpapier verwendet?

  • Betriebskostenabrechnungen (BKA)
  • Vermieterbescheinigungen (§ 19 BMG)
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Druckeinstellungen

Generierte PDFs sind auf A4-Format eingestellt. Die PDF-Metadaten enthalten Druckhinweise, die den Browser-Druckdialog auf A4 vorbelegen. Falls der Druckdialog trotzdem „Letter" anzeigt, wählen Sie manuell A4 aus.

Schritt-für-Schritt: Briefpapier erstellen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Branding & Vorlagen → Briefpapier
  2. Klicken Sie auf Briefpapier erstellen
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Mein Briefpapier")
  4. Wählen Sie den Modus (Bilder oder PDF)
  5. Bilder-Modus: Laden Sie Kopfzeile- und Fußzeile-Bilder hoch, passen Sie Höhe/Abstand/Breite an
  6. PDF-Modus: Laden Sie ein PDF hoch, geben Sie Kopf-/Fußbereich-Höhen an
  7. Optional: Laden Sie Kopfzeile Folgeseiten und/oder Fußzeile hoch (beide Modi)
  8. Aktivieren Sie „Als Standard-Briefpapier verwenden"
  9. Klicken Sie auf Speichern
  10. Prüfen Sie das Ergebnis über Mustervorschau

Zurück zur Kategorie