Textvorlagen
Unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Textvorlagen erstellen und verwalten Sie wiederverwendbare Textvorlagen für Ihre Korrespondenz mit Mietern.
Neben der Überschrift Textvorlagen finden Sie den Link So funktioniert's – dort erklärt Formdock die Übersichtsseite (Suche, Aktionen) und alle Bereiche im Dialog Textvorlage erstellen / Bearbeiten (Typ, Standard, Betreff, Editor, Platzhalter, Vorschau).
Vorlagentypen
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| BKA – Erstattung | Anschreiben für Betriebskostenabrechnungen mit Guthaben für den Mieter |
| BKA – Nachzahlung | Anschreiben für Betriebskostenabrechnungen mit Nachzahlung durch den Mieter |
| Zahlungserinnerung | Freundliche Erinnerung bei ausstehenden Zahlungen (Miete, Kaution, Anfangssaldo) |
| Formelle Mahnung | Offizielle Mahnung mit Fristsetzung und Hinweis auf Rechtsfolgen (§ 543 BGB). Texte sind neutral formuliert (ohne „ich/mein"). |
| DAP – Protokoll | E-Mail-Vorlage für den Versand signierter Übergabeprotokolle (Digitales Abnahmeprotokoll) mit PDF-Anhang |
| Benutzerdefiniert | Eigene Vorlagen für andere Zwecke |
Platzhalter
Verwenden Sie Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern. Diese werden beim Versand automatisch mit den echten Daten ersetzt.
Kontaktdaten (Mieter)
{{mieter_anrede}}– Briefanrede (z.B. „Sehr geehrte Frau Müller"){{mieter_vorname}}– Vorname{{mieter_nachname}}– Nachname{{mieter_strasse}}– Straße + Hausnummer{{mieter_plz}}– PLZ{{mieter_ort}}– Ort
Vermieter
{{vermieter_name}}– Name / Firma{{vermieter_strasse}}– Straße + Hausnummer{{vermieter_iban}}– IBAN{{vermieter_bic}}– BIC
Objekt / Einheit
{{objekt_name}}– Objektname{{objekt_strasse}}– Objektadresse{{einheit_name}}– Einheitname
Betriebskostenabrechnung
{{abrechnungszeitraum}}– z.B. „01.01.2025 – 31.12.2025"{{nachzahlung_betrag}}– Nachzahlungsbetrag{{erstattung_betrag}}– Erstattungsbetrag{{vorauszahlungen_gesamt}}– Vorauszahlungen gesamt{{kosten_gesamt}}– Gesamtkosten
Mahnung / Zahlungserinnerung
{{rueckstand_betrag}}– Gesamtrückstand (Mieten, Kaution, Anfangssaldo){{rueckstand_monate}}– Auflistung aller offenen Posten mit Bezeichnung und Betrag{{frist_datum}}– Zahlungsfrist (nur bei formeller Mahnung){{kuendigungshinweis}}– Automatischer Hinweis auf § 543 BGB (neutral formuliert)
Übergabeprotokoll (DAP)
{{protokoll_nr}}– Protokollnummer{{protokoll_datum}}– Datum der Protokollerstellung{{protokoll_modus}}– Art des Protokolls (Abnahme, Übergabe oder Vorbesichtigung){{objekt_adresse}}– Vollständige Adresse des Objekts
Allgemein
{{datum}}– Aktuelles Datum{{ort}}– Ort (aus Ihrem Profil)
Standardvorlagen
Bei der ersten Nutzung werden fünf Standardvorlagen automatisch angelegt:
- BKA – Erstattung
- BKA – Nachzahlung
- Zahlungserinnerung
- Formelle Mahnung
- DAP – Protokoll
Sie können diese nach Belieben anpassen oder neue erstellen.
Editor
Der Vorlagen-Editor bietet:
- Formatierung: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen
- Platzhalter-Sidebar: Klicken Sie auf einen Platzhalter, um ihn an der Cursorposition einzufügen
- Vorschau: Sehen Sie, wie die Vorlage aussieht (mit Platzhaltern als Beispieltext)
BKA-Integration
Im Schritt 5 der BKA-Erstellung (Fertigstellung) erscheint ein Dropdown „Textvorlage laden". Wählen Sie eine Vorlage aus, um Betreff und Einleitungstext automatisch auszufüllen. Sie können den Text anschließend noch manuell anpassen.
DAP-Integration (Übergabeprotokoll)
Nach erfolgreicher Signierung eines digitalen Übergabeprotokolls (DAP) können Sie das signierte PDF direkt aus dem Versand-Schritt per E-Mail versenden:
- Die E-Mail-Adressen von Vermieter und Mieter sind automatisch vorausgefüllt.
- Über das Eingabefeld können Sie weitere Empfänger hinzufügen (z.B. Hausverwaltung, Makler).
- Klicken Sie auf Versenden – jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail mit dem signierten PDF als Anhang.
Der Betreff und Inhalt der E-Mail stammen aus der Textvorlage DAP – Protokoll. Passen Sie diese unter Einstellungen → Textvorlagen an Ihre Bedürfnisse an.