Textvorlagen
Unter Einstellungen → Branding & Vorlagen → Textvorlagen erstellen und verwalten Sie wiederverwendbare Textvorlagen für Ihre Korrespondenz mit Mietern und Interessenten.
Neben der Überschrift Textvorlagen finden Sie den Link So funktioniert's – dort erklärt Formdock die Übersichtsseite (Suche, Aktionen) und alle Bereiche im Dialog Textvorlage erstellen / Bearbeiten (Typ, Standard, Betreff, Editor, Platzhalter, Vorschau).
Zwei Bereiche: Allgemein und Vermarktung
Die Textvorlagen sind in zwei Tabs gegliedert:
- Allgemein – Vorlagen für BKA-Anschreiben, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Übergabeprotokolle und eigene Texte (siehe Tabelle unten).
- Vermarktung – Vorlagen für die automatische und manuelle Kommunikation mit Interessenten im Vermarktungs-Modul: Anfrage-Bestätigungen, Termin-Einladungen, Absagen, Vertragsangebote, Selbstauskunft-Versand und mehr.
Im Tab Vermarktung sind die Vorlagen nach Kategorien gruppiert (Anfragen, Selbstauskunft, Termine, Angebote, Vertrag & Verträge, Kommunikation) und in aufklappbaren Bereichen sortiert. Jede Vorlage existiert genau einmal pro Konto – Sie können den Text anpassen, das automatische Verhalten bleibt erhalten. Der Typ und der Standard-Schalter sind im Editor bei Vermarktungs-Vorlagen ausgegraut, weil sie systemseitig festgelegt sind.
Falls der Vermarktung-Tab leer ist (z. B. wenn Sie das Vermarktungs-Modul noch nicht genutzt haben), legen Sie die Standard-Vorlagen einmalig per Klick auf Vorlagen jetzt anlegen an.
Vorlagentypen (Allgemein)
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| BKA – Erstattung | Anschreiben für Betriebskostenabrechnungen mit Guthaben für den Mieter |
| BKA – Nachzahlung | Anschreiben für Betriebskostenabrechnungen mit Nachzahlung durch den Mieter |
| Zahlungserinnerung | Freundliche Erinnerung bei ausstehenden Zahlungen (Miete, Kaution, Anfangssaldo) |
| Formelle Mahnung | Offizielle Mahnung mit Fristsetzung und Hinweis auf Rechtsfolgen (§ 543 BGB). Texte sind neutral formuliert (ohne „ich/mein"). |
| DAP – Protokoll | E-Mail-Vorlage für den Versand signierter Übergabeprotokolle (Digitales Abnahmeprotokoll) mit PDF-Anhang |
| DAP – Einzug (Rechtliche Hinweise) | Hinweistext, der beim Übergabeprotokoll (Einzug) im PDF vor der Unterschrift erscheint und vor der Mieter-Unterschrift im Tablet-Popup gezeigt wird (z. B. Zustand der Wohnung, Anbohrungen, Datenschutz, Rauchwarnmelder). Im Popup kann der Text vor der Unterschrift nur für dieses Protokoll angepasst werden. |
| DAP – Auszug (Rechtliche Hinweise) | Hinweistext für das Abnahmeprotokoll (Auszug) – wird ebenfalls vor der Mieter-Unterschrift im PDF gedruckt und im Popup gezeigt (z. B. Mängelbehebung, Kaution, Datenschutz). Auch hier ist eine protokollspezifische Anpassung im Popup möglich. |
| DAP – Verkauf (Rechtliche Hinweise) | Vorlage für ein Verkaufsprotokoll (z. B. Energieausweis, Lastenfreiheit, Gefahrübergang). Aktuell nur als bearbeitbare Vorlage hinterlegt; eine automatische Verdrahtung in den DAP-Flow folgt, sobald ein eigener Verkaufs-Modus verfügbar ist. |
| Benutzerdefiniert | Eigene Vorlagen für andere Zwecke |
Kategorien im Vermarktungs-Tab
Im Tab Vermarktung sind die Vorlagen in folgenden Gruppen angeordnet:
| Kategorie | Inhalt |
|---|---|
| Anfragen & Lead-Eingang | Empfangsbestätigungen für neue Anfragen aus Portalen und Bewerberformular, auch mit Provisions-Hinweis |
| Selbstauskunft | Aufforderung zur Selbstauskunft, Bestätigung, Erinnerung und manuelle Anfrage |
| Termine & Besichtigungen | Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen, Absagen und Beschränkungen für Besichtigungen |
| Angebote & Vertragsanbahnung | Mietangebote, Annahme- und Ablehnungs-Bestätigungen, Storno und manuelle Angebotsanfrage |
| Vertrag & Verträge | Vertrag zur Unterschrift, Unterschriftserinnerungen, Vertragsabschluss und Widerrufsbelehrung |
| Kommunikation & Sonstiges | Allgemeine Absagen, Konto-Bestätigungen, Datennachforderungen, Empfehlungen, Massennachrichten und manueller Exposé-Versand |
Platzhalter
Verwenden Sie Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern. Diese werden beim Versand automatisch mit den echten Daten ersetzt.
Kontaktdaten (Mieter)
{{mieter_anrede}}– Briefanrede (z.B. „Sehr geehrte Frau Müller"){{mieter_vorname}}– Vorname{{mieter_nachname}}– Nachname{{mieter_strasse}}– Straße + Hausnummer{{mieter_plz}}– PLZ{{mieter_ort}}– Ort
Vermieter
{{vermieter_name}}– Name / Firma{{vermieter_strasse}}– Straße + Hausnummer{{vermieter_iban}}– IBAN{{vermieter_bic}}– BIC
Objekt / Einheit
{{objekt_name}}– Objektname{{objekt_strasse}}– Objektadresse{{einheit_name}}– Einheitname
Betriebskostenabrechnung
{{abrechnungszeitraum}}– z.B. „01.01.2025 – 31.12.2025"{{nachzahlung_betrag}}– Nachzahlungsbetrag{{erstattung_betrag}}– Erstattungsbetrag{{vorauszahlungen_gesamt}}– Vorauszahlungen gesamt{{kosten_gesamt}}– Gesamtkosten
Mahnung / Zahlungserinnerung
{{rueckstand_betrag}}– Gesamtrückstand (Mieten, Kaution, Anfangssaldo){{rueckstand_monate}}– Auflistung aller offenen Posten mit Bezeichnung und Betrag{{frist_datum}}– Zahlungsfrist (nur bei formeller Mahnung){{kuendigungshinweis}}– Automatischer Hinweis auf § 543 BGB (neutral formuliert)
Übergabeprotokoll (DAP)
{{protokoll_nr}}– Protokollnummer{{protokoll_datum}}– Datum der Protokollerstellung{{protokoll_modus}}– Art des Protokolls (Abnahme, Übergabe oder Vorbesichtigung){{objekt_adresse}}– Vollständige Adresse des Objekts
Allgemein
{{datum}}– Aktuelles Datum{{ort}}– Ort (aus Ihrem Profil)
Vermarktungs-Platzhalter
Die Vermarktungs-Vorlagen nutzen ein eigenes Variablen-Schema. Die wichtigsten Platzhalter:
{{interessent.vorname}},{{interessent.nachname}}– Name des Interessenten{{interessent.email}}– E-Mail des Interessenten{{property.titel}},{{property.adresse}},{{property.miete}}– Daten der vermarkteten Immobilie{{cta.slots_url}}– Direktlink zur Terminauswahl (Cal.com){{cta.self_disclosure_url}}– Direktlink zur Selbstauskunft{{cta.expose_url}}– Direktlink zum öffentlichen Exposé{{vermieter.name}},{{vermieter.email}}– Absender / Verwaltung
In der Vorlagen-Bearbeitung wird im rechten Panel automatisch die für den jeweiligen Schlüssel passende Liste an Platzhaltern angezeigt – ein Klick fügt den Platzhalter an der Cursorposition ein.
Standardvorlagen
Bei der ersten Nutzung werden acht Standardvorlagen automatisch angelegt:
- BKA – Erstattung
- BKA – Nachzahlung
- Zahlungserinnerung
- Formelle Mahnung
- DAP – Protokoll
- DAP – Einzug (Rechtliche Hinweise)
- DAP – Auszug (Rechtliche Hinweise)
- DAP – Verkauf (Rechtliche Hinweise)
Sie können diese nach Belieben anpassen oder neue erstellen. Bestandsnutzer, die bereits Vorlagen haben, bekommen die drei DAP-Hinweisvorlagen automatisch nachgeseedt – eigene Texte bleiben dabei unverändert.
Editor
Der Vorlagen-Editor bietet:
- Formatierung: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen
- Platzhalter-Sidebar: Klicken Sie auf einen Platzhalter, um ihn an der Cursorposition einzufügen
- Vorschau: Sehen Sie, wie die Vorlage aussieht (mit Platzhaltern als Beispieltext)
BKA-Integration
Im Schritt 5 der BKA-Erstellung (Fertigstellung) erscheint ein Dropdown „Textvorlage laden". Wählen Sie eine Vorlage aus, um Betreff und Einleitungstext automatisch auszufüllen. Sie können den Text anschließend noch manuell anpassen.
DAP-Integration (Übergabeprotokoll)
Nach erfolgreicher Signierung eines digitalen Übergabeprotokolls (DAP) können Sie das signierte PDF direkt aus dem Versand-Schritt per E-Mail versenden:
- Die E-Mail-Adressen von Vermieter und Mieter sind automatisch vorausgefüllt.
- Über das Eingabefeld können Sie weitere Empfänger hinzufügen (z.B. Hausverwaltung, Makler).
- Klicken Sie auf Versenden – jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail mit dem signierten PDF als Anhang.
Der Betreff und Inhalt der E-Mail stammen aus der Textvorlage DAP – Protokoll. Passen Sie diese unter Einstellungen → Textvorlagen an Ihre Bedürfnisse an.
Rechtliche Hinweise im DAP (Einzug / Auszug / Verkauf)
Die drei DAP-Hinweisvorlagen beschreiben juristisch relevante Punkte rund um Übergabe, Abnahme oder Verkauf einer Immobilie. Sie haben zwei Funktionen:
- PDF-Druck: Der Hinweistext wird im signierten Übergabeprotokoll direkt vor der Unterschriftsseite abgedruckt – passend zum Modus (Übergabe → DAP – Einzug, Abnahme → DAP – Auszug). Bei einer Vorbesichtigung erscheint kein Hinweisblock.
- Bestätigungs-Popup im Tablet-Flow: Bevor der Mieter unterschreibt, zeigt die DAP-App ein Popup mit dem Hinweistext. Sie können den Text dort mit dem Bearbeiten-Knopf anpassen – die Änderung gilt nur für dieses Protokoll und überschreibt nicht die Standard-Vorlage. Erst nach Klick auf „Bestätigen und unterschreiben" wird das PDF erstellt, an die Signatur-Plattform geschickt und das Guthaben abgezogen.
Wenn Sie eine der Vorlagen löschen, entfällt für diesen Modus sowohl der PDF-Block als auch das Popup – der Signatur-Flow läuft trotzdem weiter. Den Verkaufs-Hinweis können Sie heute schon vorbereiten; im DAP wird er aktiviert, sobald ein eigener Verkaufs-Modus eingeführt wird.