Team-Verwaltung
Unter Einstellungen → Team können Sie Mitarbeiter als Teammitglieder einladen, damit diese gemeinsam mit Ihnen in Formdock arbeiten. Teammitglieder teilen alle Daten des Hauptkontos (Immobilien, Kontakte, Verträge usw.), haben aber eingeschränkte Rechte.
Team-Seite öffnen
- Navigieren Sie zu Einstellungen (Avatar → Einstellungen).
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Team".
Rollen & Berechtigungen
Kontoinhaber (Owner)
Der Kontoinhaber ist der Benutzer, der das Formdock-Konto erstellt hat. Nur der Kontoinhaber kann:
- Teammitglieder einladen und anlegen
- Teammitglieder entfernen aus dem Team
- Benutzer sperren oder wieder aktivieren
- Kaufberechtigung erteilen oder entziehen
- Alle Einstellungen bearbeiten
Teammitglied (Sub-User)
Teammitglieder sind Mitarbeiter, die vom Kontoinhaber eingeladen wurden. Sie können:
- Alle Daten einsehen und bearbeiten: Immobilien, Kontakte, Verträge, Mietverhältnisse, Betriebskosten, Aufgaben usw.
- Neue Datensätze erstellen: Objekte, Kontakte, Verträge anlegen
- Im Shop kaufen (nur wenn vom Kontoinhaber freigegeben)
Teammitglieder können nicht:
- Andere Teammitglieder einladen oder verwalten
- Die Team-Verwaltung einsehen
- Das Konto des Inhabers ändern
Wichtig: Alle Daten sind geteilt. Änderungen eines Teammitglieds sind sofort für den Kontoinhaber und alle anderen Teammitglieder sichtbar.
Neues Teammitglied einladen
- Klicken Sie auf den Button „Mitglied einladen" oben rechts.
- Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Die E-Mail des neuen Teammitglieds. Wird auch als Login verwendet. | Ja |
| Initiales Passwort | Ein vorläufiges Passwort (mindestens 8 Zeichen). Der Benutzer muss es beim ersten Login ändern. | Ja |
| Darf im Shop kaufen | Checkbox – Wenn aktiviert, kann das Teammitglied selbst Guthaben und Credits kaufen. | Nein |
- Klicken Sie auf „Benutzer anlegen".
- Das Teammitglied erhält eine Aktivierungs-E-Mail mit einem Verifizierungscode.
- Beim ersten Login muss das Teammitglied ein eigenes Passwort vergeben.
Einladungsprozess im Detail
- Konto wird erstellt – Ein Benutzerkonto wird automatisch angelegt.
- Verifizierungs-E-Mail – Das Teammitglied erhält einen Bestätigungscode per E-Mail.
- Erster Login – Mit der E-Mail und dem initialen Passwort einloggen.
- Passwort ändern – Beim ersten Login wird eine Passwortänderung erzwungen.
- Einsatzbereit – Nach der Verifizierung und Passwortänderung kann das Teammitglied sofort arbeiten.
Teammitglieder verwalten
Alle eingeladenen Teammitglieder werden in einer Tabelle angezeigt:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Anzeigename des Teammitglieds |
| E-Mail-Adresse (Login) | |
| Rolle | Rolle im Team (z.B. „Mitarbeiter") |
| Eingeladen am | Datum der Einladung |
| Aktion | Entfernen-Button |
Teammitglied entfernen
- Klicken Sie auf den Papierkorb-Button (rotes Icon) neben dem Teammitglied.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
- Das Teammitglied wird aus dem Team entfernt und hat keinen Zugriff mehr auf die gemeinsamen Daten.
Hinweis: Das Benutzerkonto des Teammitglieds bleibt bestehen. Es wird lediglich die Verknüpfung zum Team aufgehoben.
Shop-Berechtigung (Kaufrecht)
Die Option „Darf im Shop kaufen" steuert, ob ein Teammitglied eigenständig im Formdock-Shop einkaufen kann (z.B. Guthaben-Pakete, Credits).
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Aktiviert | Teammitglied kann selbst Guthaben kaufen und Zahlungen durchführen |
| Deaktiviert | Teammitglied kann den Shop sehen, aber keine Käufe tätigen. Nur der Kontoinhaber kann kaufen. |
Tipp: Deaktivieren Sie die Kaufberechtigung, wenn Sie die Kontrolle über alle Ausgaben behalten möchten. Teammitglieder nutzen dann das vom Kontoinhaber aufgeladene Guthaben.
Status eines Teammitglieds
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Teammitglied kann sich einloggen und arbeiten |
| Ausstehend | Konto wurde erstellt, aber die Verifizierung oder Passwortänderung steht noch aus |
| Gesperrt | Teammitglied wurde vom Kontoinhaber deaktiviert und kann sich nicht einloggen |
Benutzer sperren/aktivieren
Gesperrte Benutzer werden automatisch ausgeloggt und können sich nicht erneut anmelden, bis der Kontoinhaber sie wieder aktiviert. Die Daten des Benutzers bleiben erhalten.
Datenteilung
Alle Teammitglieder arbeiten mit den gleichen Daten wie der Kontoinhaber:
- Immobilien – Alle Objekte, Einheiten, Zähler
- Kontakte – Alle Vermieter, Mieter, Dienstleister
- Verträge – Alle Mietverträge und Dokumente
- Betriebskosten – Alle Abrechnungen und Belege
- Aufgaben – Alle Aufgaben und Zuweisungen
- E-Mail – Alle E-Mail-Vorlagen und versendeten E-Mails
- Guthaben – Das gemeinsame Guthaben-Konto
Es gibt keine Möglichkeit, einzelne Datensätze vor Teammitgliedern zu verbergen. Die Datenteilung ist vollständig.
Häufige Fragen
Wie viele Teammitglieder kann ich einladen?
Die Anzahl der Teammitglieder ist nicht begrenzt. Jedes Teammitglied erhält ein eigenes Benutzerkonto.
Kann ein Teammitglied auch ein eigenes Konto haben?
Nein. Eine E-Mail-Adresse kann nur für ein einziges Konto verwendet werden. Wenn eine Person sowohl ein eigenes Konto als auch ein Teammitglied-Konto benötigt, müssen zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen genutzt werden.
Was passiert, wenn ich ein Teammitglied entferne?
Das Teammitglied verliert sofort den Zugriff auf die gemeinsamen Daten. Sein Benutzerkonto bleibt bestehen, hat aber keine Verbindung mehr zum Team.
Sieht ein Teammitglied die Team-Verwaltung?
Nein. Teammitglieder sehen unter Einstellungen → Team den Hinweis: „Sie arbeiten im Team eines anderen Nutzers. Nur der Team-Inhaber kann Mitglieder verwalten."