Vom Interessenten zum unterschriebenen Mietvertrag

Sie haben eine Wohnung frei und Interessenten melden sich – per E-Mail, telefonisch oder über Ihr Bewerbungsformular. Manche sind vielversprechend, manche passen nicht. Am Ende soll einer von ihnen als Mieter mit fertigem Vertrag dastehen, und die anderen sollen eine saubere Absage bekommen.

Dieses Tutorial zeigt den gesamten Weg: Vom ersten Kontakt über die Pipeline-Verwaltung bis zum unterschriebenen Mietvertrag. Es erklärt auch, warum die Pipeline nicht nur Verwaltungsaufwand ist, sondern Ihnen hilft, den Überblick zu behalten – besonders wenn sich zehn Leute auf dieselbe Wohnung bewerben.

Der grosse Zusammenhang

Das Interessenten-Modul ist der Einstiegspunkt für neue Mieter. Es steht zeitlich vor dem Mietverhältnis und dem Mietvertrag. Der Ablauf sieht so aus:

Bewerbung → Pipeline (Interessiert → Unterlagen → Besichtigung → Zusage) → Kontakt wird Mieter → Mietverhältnis anlegen → Mietvertrag erstellen → Absage an die anderen

Das Besondere: Formdock verknüpft den Interessenten von Anfang an mit einer konkreten Immobilie. Wenn Sie am Ende die Zusage erteilen, sind Objekt und Kontakt bereits bekannt – Sie müssen beim Mietverhältnis nur noch die Konditionen eintragen.

Schritt 1: Interessenten erfassen

Es gibt drei Wege, einen Interessenten ins System zu bekommen:

Weg A: Manuell anlegen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Interessenten und dann auf + Neuer Interessent. Wählen Sie den Typ Miet-Interessent (oder Kauf-Interessent, falls es um einen Verkauf geht).

Füllen Sie die Kontaktdaten aus: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon. Wählen Sie die Immobilie aus, für die sich der Interessent bewirbt – über die Suche oder den Objekt-Picker. Der Status startet automatisch bei „Interessiert".

Weg B: Über das Bewerbungsformular

Formdock bietet ein öffentliches Bewerbungsformular, das Sie per Link teilen können (z.B. in Immobilienanzeigen oder auf Ihrer Webseite). Wenn sich jemand darüber bewirbt, landet er automatisch als Interessent im System – mit allen eingegebenen Daten und der zugeordneten Immobilie.

Den Link zum Bewerbungsformular finden Sie im Interessenten-Modul unter Bewerbungsformular in der Sekundär-Navigation.

Weg C: Aus einem Suchprofil

Wenn Sie bereits Suchprofile verwalten (Interessenten ohne konkrete Immobilie), können Sie ein Suchprofil in einen konkreten Interessenten umwandeln, sobald eine passende Immobilie gefunden wurde. Formdock überträgt die Kontaktdaten automatisch.

Schritt 2: Die Pipeline nutzen

Jetzt haben Sie Interessenten im System. Das Kanban-Board gibt Ihnen den Überblick: Jeder Interessent ist eine Karte, jede Spalte ist ein Status.

Miet-Pipeline

Die Miet-Pipeline hat vier Stufen:

Stufe	Bedeutung	Was tun Sie hier?
Interessiert	Erstkontakt. Der Interessent hat sich gemeldet.	Prüfen Sie die Anfrage. Passt der Interessent grundsätzlich?
Unterlagen	Der Interessent hat Bewerbungsunterlagen eingereicht.	Prüfen Sie Gehaltsnachweise, Schufa, Arbeitgeberbescheinigung.
Besichtigung	Ein Besichtigungstermin steht an oder hat stattgefunden.	Vereinbaren Sie den Termin. Nach der Besichtigung: Wie war der Eindruck?
Zusage	Der Interessent hat die Zusage bekommen.	Der Mietvertrag wird vorbereitet.

Plus der Sonderstatus Absage – dazu später mehr.

So bewegen Sie Karten

Es gibt zwei Wege, den Status zu ändern:

Drag-and-Drop: Ziehen Sie die Karte im Kanban-Board in die nächste Spalte. Das ist der schnellste Weg und funktioniert intuitiv.

Über die Detailansicht: Klicken Sie auf die Karte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort können Sie den Status über das Dropdown ändern oder in der Pipeline-Timeline auf den nächsten Schritt klicken.

Tipp: Nutzen Sie die Sterne-Bewertung (1–5 Sterne) auf den Karten, um vielversprechende Interessenten hervorzuheben. So sehen Sie auf einen Blick, wer Priorität hat.

Automatische Aufgaben

Formdock kann bei jedem Statuswechsel automatisch eine Aufgabe erstellen. Zum Beispiel: Wenn ein Interessent in den Status „Besichtigung" wechselt, wird automatisch die Aufgabe „Besichtigungstermin vereinbaren" angelegt.

Das konfigurieren Sie unter Einstellungen → Module → Interessenten. Aktivieren Sie automatische Aufgaben nur für Status, die eine konkrete Handlung erfordern (z.B. „Besichtigung" und „Zusage"), nicht für jeden Statuswechsel – sonst überfluten Sie sich mit Aufgaben.

Schritt 3: Die Zusage

Sie haben sich entschieden: Ein Interessent bekommt die Wohnung. Setzen Sie seinen Status auf Zusage – per Drag-and-Drop oder in der Detailansicht.

Kontaktdaten prüfen und ergänzen

Der Interessent ist bereits als Kontakt im System – das passiert automatisch bei der Erfassung. Bevor Sie zum Mietverhältnis übergehen, prüfen Sie die Daten:

Öffnen Sie die Detailansicht des Interessenten und klicken Sie auf den Kontakt-Link. Prüfen Sie:

Name und Anrede – korrekt und vollständig?
Adresse – die aktuelle Wohnadresse (für den Mietvertrag)
Geburtsdatum – empfohlen für den Mietvertrag
E-Mail und Telefon – für die Kommunikation
Bankdaten – falls Sie SEPA-Lastschrift einrichten wollen

Stellen Sie sicher, dass der Kontakt die Rolle Mieter hat. Wenn nicht, fügen Sie sie hinzu.

Schritt 4: Mietverhältnis anlegen

Jetzt verbinden Sie den Kontakt mit der Immobilie. Gehen Sie zu Objekte, öffnen Sie das Objekt, für das die Zusage erteilt wurde, und klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen.

Die Immobilie ist bereits vorausgewählt. Im Tab Mieter suchen Sie den Kontakt des Interessenten – er ist bereits im System und wird in der Suche angezeigt.

Füllen Sie die restlichen Tabs aus:

Vertragsdetails: Mietbeginn (der vereinbarte Einzugstermin), Vertragstyp (Wohnraum), Vertragsart (Normal, Staffel oder Index), Fälligkeitstag und Zahlungsintervall.

Miete: Kaltmiete, BK-Vorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, ggf. Stellplatzmiete. Kaution: Höhe und Art (Überweisung, Bar, Bürgschaft, Sparbuch).

Ein-/Auszug: Einzugsdatum und Notizen (Übergabeprotokoll, Schlüsselanzahl).

Klicken Sie auf Speichern. Das Mietverhältnis ist aktiv.

Details zu allen Feldern und Optionen finden Sie im Tutorial Vom leeren Formdock zum ersten Mieter ab Schritt 5.

Schritt 5: Mietvertrag erstellen

Gehen Sie zum neuen Mietverhältnis und klicken Sie auf Vertrag erstellen. Der Vertragsassistent öffnet sich mit vorausgefüllten Daten:

Vermieter (aus Ihrem Profil oder dem Eigentümer des Objekts)
Mieter (Name, Adresse, Geburtsdatum aus dem Kontakt)
Objekt (Adresse, Fläche, Zimmer, Heizungsart)
Miete (Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution aus dem Mietverhältnis)

Prüfen Sie alles, ergänzen Sie besondere Vereinbarungen und klicken Sie auf PDF erstellen.

Schritt 6: Den anderen Bewerbern absagen

Der schönste Teil der Vermietung ist gleichzeitig der unangenehmste: den anderen Bewerbern mitteilen, dass es nicht geklappt hat. Formdock macht das so einfach wie möglich.

Gehen Sie zurück zum Kanban-Board im Interessenten-Modul. Die anderen Bewerber für dieselbe Wohnung stehen noch in verschiedenen Pipeline-Stufen. Ziehen Sie deren Karten in die Spalte Absage.

Für jeden Interessenten öffnet sich ein Auswahldialog mit zwei Optionen:

Nur Status ändern: Der Interessent wird als „Absage" markiert, aber es wird keine E-Mail versendet. Sinnvoll, wenn Sie den Bewerber bereits telefonisch oder persönlich informiert haben.

Absage-Mail senden: Formdock versendet eine Absage-E-Mail basierend auf Ihrer konfigurierten Vorlage. Die Vorlage enthält Platzhalter, die automatisch ausgefüllt werden – Anrede, Name, Immobilie, Adresse. So erhält jeder Bewerber eine persönlich wirkende Absage, ohne dass Sie jede E-Mail einzeln schreiben müssen.

Voraussetzung: Damit die Absage-Mail funktioniert, muss die Vorlage unter Einstellungen → Vorlagen → Absage (Miete) konfiguriert sein und der E-Mail-Versand eingerichtet sein (Absender, ggf. SMTP).

Was nach der Absage passiert

Die abgesagten Interessenten bleiben im System sichtbar – unter dem Status „Absage"
Der letzte aktive Pipeline-Status vor der Absage wird gespeichert (z.B. „Besichtigung"), damit nachvollziehbar ist, wie weit der Bewerber gekommen war
Die gesamte Kommunikation ist in der Timeline des Interessenten dokumentiert

Falls Sie eine Absage versehentlich erteilt haben: Öffnen Sie die Detailansicht und setzen Sie den Status auf einen früheren Pipeline-Schritt zurück. Bereits versendete E-Mails können allerdings nicht zurückgerufen werden.

Ergebnis

Am Ende dieses Prozesses haben Sie:

Einen neuen Mieter mit aktivem Mietverhältnis und fertigem Mietvertrag als PDF
Saubere Absagen an alle anderen Bewerber – dokumentiert und ggf. per E-Mail versendet
Eine lückenlose Dokumentation der gesamten Pipeline: Wer hat sich beworben, wann wurde besichtigt, wer hat die Zusage bekommen, wer wurde abgesagt
Alles verknüpft: Der Interessent, der Kontakt, das Mietverhältnis und der Vertrag sind im System verbunden und nachvollziehbar

Zeitaufwand: Die Pipeline-Verwaltung (Status verschieben, Unterlagen prüfen) ist laufende Arbeit über Tage oder Wochen. Die finale Umwandlung – Zusage, Mietverhältnis, Vertrag, Absagen – dauert 20–30 Minuten.