Mülltonnen im Griff: Verwaltung, Tonnenwechsel und Gebührenabrechnung

Mülltonnen klingen banal – bis man ein Mehrfamilienhaus mit sechs Einheiten verwaltet und der Bescheid vom Entsorger kommt. Wer hat welche Tonne? Seit wann steht die 240-Liter-Tonne hinterm Haus? War das vorher eine 120er? Und wieso zahlt Mieter Schmidt für die Biotonne, die er nie wollte?

Dieses Tutorial erklärt, wie Sie mit Formdock den Überblick behalten – von der ersten Tonne bis zur sauberen Abrechnung in der BKA.

Warum Mülltonnen extra verwalten?

Die Müllgebühren sind einer der häufigsten Streitpunkte in der Betriebskostenabrechnung. Die Gründe:

• Tonnenwechsel: Mieter bestellen größere oder kleinere Tonnen – die Gebühren ändern sich unterjährig
• Mehrere Tonnen pro Objekt: Restmüll, Papier, Bio, Gelber Sack, Glas – jede hat eine eigene Gebühr
• Gebäude- vs. Wohnungstonnen: Manche Tonnen gehören zum Gebäude (alle Mieter zahlen anteilig), andere zu einer bestimmten Wohnung
• Anteilige Berechnung: Wenn eine Tonne nur 8 Monate stand, darf man nicht die volle Jahresgebühr umlegen

Formdock löst das mit einem Perioden-System: Jede Tonne hat eine lückenlose Historie von Zeiträumen mit Größe und Gebühr. Bei der BKA berechnet Formdock die Kosten tagesgenau – Sie müssen nichts von Hand ausrechnen.

Die Grundlagen: Was ist eine Tonne in Formdock?

Eine Mülltonne in Formdock besteht aus zwei Teilen:

1. Stammdaten (die Tonne selbst)

• Tonnennummer (steht auf der Tonne oder im Bescheid)
• Tonnenart (Restmüll, Bio, Papier usw.)
• Zugeordnetes Objekt (Gebäude oder Einheit)
• Standort (z.B. „Hinterhof links", „Müllplatz Garage")
• Umlagefähig Ja/Nein
• Optional: Foto der Tonne

2. Perioden (die Zeiträume)

• Jede Periode hat: Startdatum, Enddatum (offen = läuft noch), Größe in Liter, Jahresgebühr
• Bei einem Tonnenwechsel wird eine neue Periode angelegt – die alte wird automatisch geschlossen
• So entsteht eine lückenlose Chronik: „Von Januar bis Mai 120 Liter für 96 €/Jahr, ab Juni 240 Liter für 168 €/Jahr"

Die Tonnenarten

Verfügbare Größen

Rollbare Tonnen: 60 L, 80 L, 120 L, 240 L, 360 L, 660 L, 770 L, 1.100 L

Container: 2.500 L, 5.000 L, 7.000 L, 10.000 L, 15.000 L, 20.000 L, 30.000 L, 40.000 L

Sonderformen: 3.000 L (Unterflurbehälter), 25.000 L (Pressmüllcontainer)

Schritt 1: Tonnen anlegen

Wo finde ich die Mülltonnen?

In der Seitenleiste gibt es den Tab Mülltonnen. Dort sehen Sie eine Übersicht aller Tonnen – filterbar nach Status, Tonnenart, Größe, Jahr und Umlagefähigkeit.

Alternativ finden Sie die Tonnen auch in der Objektdetailansicht unter dem Tab Mülltonnen – dort sehen Sie nur die Tonnen des jeweiligen Gebäudes und seiner Einheiten.

Eine neue Tonne anlegen

Klicken Sie auf Neue Mülltonne und füllen Sie das Formular aus:

1. Objekt auswählen – Hier entscheiden Sie: Gehört die Tonne zum Gebäude (alle Mieter zahlen anteilig) oder zu einer Einheit (nur dieser Mieter zahlt)?

   Faustregel: Die meisten Tonnen gehören zum Gebäude. Nur wenn ein Mieter eine eigene Tonne hat (z.B. eigene Restmülltonne für die Erdgeschoss-Wohnung), ordnen Sie sie der Einheit zu.

2. Tonnennummer – Die Nummer vom Aufkleber der Tonne oder aus dem Gebührenbescheid. Muss eindeutig sein.

3. Tonnenart – Restmüll, Bio, Papier usw. Wählen Sie die passende Kachel.

4. Standort – Wo steht die Tonne? „Hinterhof", „Müllplatz Einfahrt", „Keller". Hilft bei der Zuordnung, wenn mehrere Tonnen gleichen Typs existieren.

5. Bezeichnung – Optionaler Freiname, z.B. „Große Restmülltonne" oder „Bio Haus B".

6. Umlagefähig – Standardmäßig Ja. Setzen Sie auf Nein, wenn die Tonne nicht auf Mieter umgelegt werden soll (z.B. Gewerbe-Sondermüll, den der Eigentümer trägt).

7. Erste Periode – Direkt beim Anlegen geben Sie die aktuelle Größe und Jahresgebühr ein:

   • Größe – z.B. 120 Liter
   • Jahresgebühr – z.B. 96,00 € (steht im Gebührenbescheid)
   • Startdatum – Ab wann gilt diese Größe/Gebühr?

8. Optional: Foto der Tonne hochladen (wird im DMS unter „Mülltonne / Tonnennummer" gespeichert)

Tipp: Alle Tonnen auf einmal anlegen

Nehmen Sie den letzten Müllgebührenbescheid zur Hand. Dort stehen alle Tonnen mit Nummer, Größe und Jahresgebühr. Legen Sie jede Tonne einmal an – das dauert 2–3 Minuten pro Tonne und Sie haben danach die komplette Übersicht.

Schritt 2: Tonnenwechsel – wenn sich die Größe ändert

Das passiert ständig: Ein Mieter beschwert sich, dass die Tonne zu klein ist. Sie bestellen beim Entsorger eine größere. Oder andersherum – die Tonne ist immer halb leer und Sie wechseln auf eine kleinere, um Gebühren zu sparen.

So erfassen Sie einen Tonnenwechsel

1. Öffnen Sie die betroffene Tonne (über Mülltonnen-Übersicht oder Objekt-Tab)

2. Klicken Sie auf Wechsel / Neue Periode

3. Füllen Sie aus:

   • Neue Tonnennummer – Falls die physische Tonne eine neue Nummer bekommt (sonst bleibt die alte)
   • Startdatum – Ab wann gilt die neue Größe? (z.B. 01.06.2025)
   • Neue Größe – z.B. 240 Liter statt 120 Liter
   • Neue Jahresgebühr – z.B. 168,00 € statt 96,00 €
   • Optional: Foto der neuen Tonne

4. Klicken Sie auf Speichern

Was passiert automatisch?

• Die alte Periode wird geschlossen: Ihr Enddatum wird auf einen Tag vor dem Startdatum der neuen Periode gesetzt
• Die neue Periode startet mit offenem Ende (läuft bis zum nächsten Wechsel oder bis Sie sie manuell schließen)
• Die Chronik bleibt vollständig: Sie können jederzeit nachschauen, wann welche Tonne welche Größe hatte

Beispiel: Tonnenwechsel über das Jahr

In der BKA 2025 berechnet Formdock automatisch:

• Periode 1: 151 Tage × (96 ÷ 365) = 39,65 €
• Periode 2: 214 Tage × (168 ÷ 365) = 98,47 €
• Gesamt: 138,12 €

Sie müssen nichts davon selbst rechnen.

Schritt 3: Perioden bearbeiten und Fehler korrigieren

Periode bearbeiten

Klicken Sie in der Perioden-Tabelle der Tonne auf das Bearbeiten-Symbol (Stift). Sie können Größe, Gebühr, Nummer, Datum und Notiz anpassen.

Periode löschen

Wenn eine Periode versehentlich angelegt wurde, löschen Sie sie über das Löschen-Symbol (Papierkorb). Achtung: Wenn Sie die letzte Periode löschen, hat die Tonne keine aktive Periode mehr.

Tonne deaktivieren

Wenn eine Tonne komplett abgemeldet wurde (z.B. Biotonne abbestellt), setzen Sie den Status auf Inaktiv. Die Tonne verschwindet aus der aktiven Ansicht, bleibt aber in der Historie erhalten. Perioden inaktiver Tonnen werden in der BKA nicht berücksichtigt.

Schritt 4: Die Mülltonnen in der Abrechnungsmappe

Wenn Sie eine Abrechnungsmappe öffnen, sehen Sie neben Zählerständen und Ausgaben auch den Block Mülltonnen. Dort zeigt Formdock automatisch alle Tonnen des Objekts, die im Abrechnungszeitraum aktiv waren.

Was zeigt die Tabelle?

Nicht umlagefähige Tonnen werden grau dargestellt und nicht in die Summe eingerechnet.

Am Ende steht die Gesamtsumme aller umlagefähigen Müllgebühren für diesen Zeitraum – das ist der Betrag, der als Kostenposition „Müllabfuhr" in die BKA fließen kann.

Schritt 5: Müllgebühren in die BKA übernehmen

Der manuelle Weg (Standard)

Die Müllgebühren-Summe aus der Abrechnungsmappe dient als Referenzwert. In der BKA erstellen Sie die Kostenposition wie gewohnt:

1. Im BKA-Schritt 3 klicken Sie auf Kostenposition hinzufügen
2. Wählen Sie die Kostenart Müllabfuhr
3. Tragen Sie den Gesamtbetrag ein (der Referenzwert aus der Abrechnungsmappe hilft)
4. Wählen Sie den Umlageschlüssel (typisch: Wohneinheiten oder Personenzahl)

Über den Arbeiten-Import

Wenn Sie die Müllgebühren als Ausgabe im Tab Arbeiten erfasst haben (z.B. „Müllgebühren 2025, 1.200 €, Buchungskategorie: Müllabfuhr"), fließt diese Ausgabe automatisch in die Abrechnungsmappe und kann im BKA-Schritt 3 über Arbeiten übernehmen importiert werden.

Tipp: Müllgebührenbescheid als Ausgabe erfassen

Der sauberste Weg:

1. Wenn der Müllgebührenbescheid kommt (meistens jährlich), erfassen Sie ihn als Ausgabe unter Arbeiten
2. Buchungskategorie: Müllabfuhr
3. Betrag: Gesamtbetrag des Bescheids
4. Datum: Ausstellungsdatum
5. Zeitraum: Start- und Enddatum des Bescheids (z.B. 01.01.2025–31.12.2025)
6. Objekt: Das Gebäude (nicht die Einheit!)

Beim BKA-Import wird der Betrag automatisch als Kostenposition „Müllabfuhr" übernommen. In der Abrechnungsmappe sehen Sie zusätzlich die Tonnen-Detailaufstellung – perfekt für die Plausibilitätsprüfung.

Gebäude- vs. Einheiten-Tonnen: Wann was?

Faustregel

Wenn Sie unsicher sind: Gebäude. Die meisten Mülltonnen bei Mehrfamilienhäusern sind Gemeinschaftstonnen und werden über den Umlageschlüssel auf alle Mieter verteilt. Nur wenn ein Mieter nachweislich eine eigene Tonne hat, ordnen Sie sie der Einheit zu.

Praxis-Szenarien

Szenario 1: Neues Objekt einrichten

Sie haben gerade ein Mehrfamilienhaus (3 Einheiten) in Formdock angelegt. So richten Sie die Tonnen ein:

1. Müllgebührenbescheid vom Entsorger nehmen
2. Jede Tonne anlegen:
   • Restmüll 240 L → Gebäude, 168 €/Jahr
   • Biotonne 120 L → Gebäude, 72 €/Jahr
   • Papiertonne 240 L → Gebäude, 0 €/Jahr (kostenlos in den meisten Kommunen)
3. Bei der Papiertonne: Umlagefähig = Nein (keine Gebühr, also nichts umzulegen)

Fertig. Die Tonnen erscheinen jetzt in der Objektdetailansicht und in jeder Abrechnungsmappe.

Szenario 2: Mieter will größere Tonne

Mieter Müller beschwert sich: Die 120-Liter-Restmülltonne reicht nicht für seine 4-köpfige Familie.

1. Beim Entsorger eine 240-Liter-Tonne bestellen
2. In Formdock die Restmülltonne öffnen → Wechsel / Neue Periode
3. Startdatum: Der Tag, an dem die neue Tonne geliefert wird
4. Neue Größe: 240 L
5. Neue Jahresgebühr: Laut neuem Bescheid (z.B. 168 €)

Formdock rechnet automatisch: Bis zum Wechsel die alte Gebühr, danach die neue – tagesgenau.

Szenario 3: Tonne wird abbestellt

Die Biotonne wird von keinem Mieter genutzt. Sie melden sie ab.

1. Tonne öffnen → letzte Periode bearbeiten
2. Enddatum setzen auf den letzten Tag, an dem die Tonne stand
3. Oder: Tonne auf Inaktiv setzen

In der nächsten BKA wird die Biotonne nur bis zum Enddatum berechnet.

Szenario 4: Jahresabrechnung mit Tonnenwechsel

BKA 2025 für Mieter Schmidt (Wohnung 1. OG). Am Gebäude stehen:

• Restmüll: Jan–Mai 120 L (96 €/Jahr), ab Juni 240 L (168 €/Jahr)
• Bio: Ganzjährig 120 L (72 €/Jahr)
• Papier: Ganzjährig 240 L (kostenlos)

In der Abrechnungsmappe 2025 zeigt Formdock:

Diesen Betrag übernehmen Sie als Kostenposition „Müllabfuhr" in die BKA. Mieter Schmidts Anteil hängt vom Umlageschlüssel ab – bei 3 Wohneinheiten wäre es z.B. 210,12 ÷ 3 = 70,04 €.

Typische Fehler und Lösungen

Fehler 1: Tonnenwechsel nicht erfasst

Problem: Die Tonne wurde im März gewechselt, aber in Formdock steht noch die alte Größe und Gebühr. Die BKA rechnet mit der falschen Jahresgebühr.

Lösung: Tonnenwechsel sofort erfassen, wenn er passiert. Die zwei Minuten Aufwand sparen Ihnen die Neuberechnung der BKA.

Fehler 2: Gebäudetonne der Einheit zugeordnet

Problem: Die Restmülltonne steht zwar vor Wohnung EG links, wird aber von allen Mietern genutzt. Wenn sie der Einheit zugeordnet ist, zahlt nur Mieter Müller.

Lösung: Prüfen Sie bei jeder Tonne: Nutzt sie nur ein Mieter? Dann Einheit. Nutzen sie alle? Dann Gebäude.

Fehler 3: Jahresgebühr falsch eingetragen

Problem: Sie tragen die Monatsgebühr statt der Jahresgebühr ein – oder andersherum. Die BKA-Beträge stimmen nicht.

Lösung: Formdock erwartet die Jahresgebühr. Die Monatsgebühr wird automatisch berechnet (Jahresgebühr ÷ 12). Prüfen Sie den Müllgebührenbescheid – dort steht meistens die Jahresgebühr.

Fehler 4: Tonne vergessen, in BKA fehlt „Müllabfuhr"

Problem: Die Tonnen sind in Formdock angelegt, aber in der BKA gibt es keine Kostenposition „Müllabfuhr".

Lösung: Die Tonnen-Übersicht in der Abrechnungsmappe ist eine Referenz, aber die BKA-Position muss als Ausgabe (Arbeiten) erfasst sein. Erfassen Sie den Müllgebührenbescheid als Ausgabe mit Buchungskategorie „Müllabfuhr" – dann wird er automatisch importiert.

Checkliste: Mülltonnen richtig einrichten

• Alle physischen Tonnen in Formdock angelegt?
• Tonnennummern korrekt (vom Aufkleber oder Bescheid)?
• Richtige Zuordnung: Gebäude oder Einheit?
• Jahresgebühr aus dem aktuellen Bescheid?
• Umlagefähig korrekt gesetzt (kostenlose Tonnen = Nein)?
• Bei Tonnenwechsel: Neue Periode angelegt?
• Müllgebührenbescheid als Ausgabe erfasst (für BKA-Import)?