Vom Interessenten zum Mieter – der Pipeline-Weg

Der Bewerbungsprozess ist abgeschlossen. Unterlagen wurden geprüft, Besichtigungen haben stattgefunden, und Sie haben sich für einen Bewerber entschieden. Jetzt muss aus dem Interessenten ein Mieter werden – mit aktivem Mietverhältnis, fertigem Vertrag und sauberen Absagen an alle anderen.

Dieses Tutorial zeigt genau diesen letzten Abschnitt: Von der Zusage im Kanban-Board bis zum unterschriebenen Mietvertrag. Es geht nicht darum, wie Interessenten ins System kommen oder wie die Pipeline grundsätzlich funktioniert – das beschreibt das Tutorial Vom Interessenten zum unterschriebenen Mietvertrag. Hier konzentrieren wir uns auf die Konvertierung: den Moment, in dem aus einem Bewerber ein Mieter wird.

Was Sie vorher brauchen

• Mindestens ein Interessent im System, zugeordnet zu einer Immobilie
• Die Immobilie hat eine leerstehende Einheit (LEERSTAND)
• Sie haben sich entschieden, welcher Bewerber die Wohnung bekommt
• Die vereinbarten Mietkonditionen liegen vor: Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution, Einzugsdatum

Schritt 1: Den Bewerber auf „Zusage" setzen

Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Interessenten. Das Modul zeigt standardmässig die Listenansicht. Wechseln Sie zum Tab Kanban, um das Pipeline-Board zu sehen.

Im Kanban-Board sehen Sie die Spalten der Miet-Pipeline:

Suchen Sie die Karte Ihres ausgewählten Bewerbers. Es gibt zwei Wege, den Status zu ändern:

Per Drag-and-Drop: Greifen Sie die Karte und ziehen Sie sie in die Spalte Zusage. Das ist der schnellste und intuitivste Weg.

Über die Detailansicht: Klicken Sie auf die Karte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort können Sie den Status über das Dropdown-Feld ändern.

Tipp: Wenn Sie unter Einstellungen → Module → Interessenten automatische Aufgaben konfiguriert haben, wird beim Wechsel auf „Zusage" automatisch eine Aufgabe erstellt (z.B. „Mietvertrag vorbereiten"). Das ist praktisch als Erinnerung, aber kein Pflichtschritt.

Schritt 2: Kontaktdaten prüfen und ergänzen

Der Interessent existiert bereits als Kontakt im System – das passiert automatisch bei der Erfassung. Aber die Daten, die bei einer Bewerbung eingegeben wurden, reichen für einen Mietvertrag nicht immer aus.

Öffnen Sie die Detailansicht des Interessenten (Klick auf die Karte) und klicken Sie auf den Kontakt-Link, um das vollständige Kontaktprofil zu öffnen.

Prüfen Sie diese Felder:

• Vorname und Nachname – korrekt geschrieben? Vollständig? (Nicht „M. Müller", sondern „Max Müller")
• Anrede – Herr, Frau, Eheleute? Wird im Vertrag verwendet.
• Adresse – Die aktuelle Wohnadresse des Mieters. Sie erscheint im Mietvertrag als Anschrift. Falls der Bewerber erst in die neue Wohnung einzieht, tragen Sie hier die aktuelle Adresse ein.
• Geburtsdatum – Optional, aber empfohlen. Es identifiziert den Mieter im Vertrag eindeutig.
• E-Mail – Für die Kommunikation und den Versand von Dokumenten.
• Telefon – Für Rückfragen.

Stellen Sie sicher, dass der Kontakt die Rolle Mieter hat. Bei Interessenten, die über das Bewerbungsformular kamen, ist oft nur die Rolle „Bewerber" gesetzt. Fügen Sie „Mieter" hinzu, damit der Kontakt in der Mietersuche erscheint.

Tipp: Für den Mietvertrag brauchen Sie mindestens Vorname, Nachname und Adresse. Alles andere (Bankdaten, Geburtsdatum) ist hilfreich, aber nicht zwingend. Sie können fehlende Daten auch nach dem Anlegen des Mietverhältnisses ergänzen.

Schritt 3: Das Mietverhältnis anlegen

Jetzt kommt der zentrale Schritt: Sie verbinden den Kontakt des Bewerbers mit der Immobilie.

Gehen Sie zu Objekte in der linken Seitenleiste. Öffnen Sie das Objekt, dem der Interessent zugeordnet war, und suchen Sie die leerstehende Einheit. Sie erkennen sie am roten LEERSTAND-Badge. Klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen.

Der Dialog mit vier Tabs öffnet sich.

Tab 1: Mieter

Die Immobilie ist bereits vorausgewählt. Im Feld Mieter tippen Sie den Namen des Bewerbers ein. Da der Kontakt bereits existiert, erscheint er in den Vorschlägen. Wählen Sie ihn aus.

Tragen Sie die Anzahl der Bewohner ein. Falls ein zweiter Mieter den Vertrag unterschreiben soll (z.B. Partner), aktivieren Sie die Option „Zweiter Mieter".

Tab 2: Vertragsdetails

Mietbeginn: Der vereinbarte Einzugstermin – der Tag, ab dem das Mietverhältnis gilt und Sollstellungen erzeugt werden.

Vertragstyp: Wohnraum oder Gewerbe.

Vertragsart: Normal, Staffelmiete oder Indexmiete. In den meisten Fällen „Normal".

Fälligkeitstag: Wann die Miete monatlich fällig ist (1. bis 28.).

Tab 3: Miete

Kaltmiete: Die vereinbarte Nettomiete.

BK-Vorauszahlung: Monatlicher Vorschuss für kalte Betriebskosten (Wasser, Müll, Versicherung etc.).

Heizkostenvorauszahlung: Monatlicher Vorschuss für Heizung und Warmwasser.

Kaution: Höhe und Art (Überweisung, Bar, Bürgschaft, Sparbuch).

Bankverbindung: Falls Sie SEPA-Lastschrift einrichten – IBAN und Kontoinhaber.

Tab 4: Ein-/Auszug

Einzugsdatum und Notizen: Schlüsselübergabe, Zustand der Wohnung, Zählerstände bei Übergabe.

Klicken Sie auf Speichern. Die Einheit wechselt sofort von LEERSTAND zum Namen des Mieters.

Schritt 4: Den Mietvertrag erstellen

Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Mietverhältnisse und öffnen Sie das soeben erstellte Mietverhältnis. Klicken Sie auf Vertrag erstellen.

Der Vertragsassistent öffnet sich mit fünf Schritten – und fast alles ist bereits vorausgefüllt:

Schritt 1 – Objekt: Adresse, Fläche, Zimmer, Heizungsart aus der Immobilie.

Schritt 2 – Mieter: Name, Anrede, Adresse, Geburtsdatum aus dem Kontakt. Prüfen Sie, ob alles vollständig ist. Fehlende Angaben können Sie direkt im Assistenten nachtragen.

Schritt 3 – Vertragsdetails: Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution aus dem Mietverhältnis.

Schritt 4 – Besondere Vereinbarungen: Individuelle Klauseln ergänzen – Haustiere, Renovierung, Gartenpflege, Untervermietung.

Schritt 5 – Vorschau und PDF: Zusammenfassung prüfen und auf PDF erstellen klicken.

Hinweis: Die PDF-Erstellung verbraucht Credits aus Ihrem Kontingent. Der Verbrauch wird vor dem Klick angezeigt.

Schritt 5: Den anderen Bewerbern absagen

Der schönste Teil der Vermietung ist gleichzeitig der unangenehmste: den anderen Bewerbern mitteilen, dass es nicht geklappt hat. Formdock macht das so unkompliziert wie möglich.

Gehen Sie zurück zum Kanban-Board im Interessenten-Modul. Die anderen Bewerber für dieselbe Wohnung stehen noch in ihren jeweiligen Pipeline-Stufen – manche bei „Unterlagen", manche bei „Besichtigung".

Ziehen Sie die Karten der abgelehnten Bewerber nacheinander in die Spalte Absage. Für jeden Interessenten öffnet sich ein Auswahldialog:

Nur Status ändern: Der Interessent wird als „Absage" markiert, ohne dass eine E-Mail versendet wird. Wählen Sie das, wenn Sie den Bewerber bereits telefonisch oder persönlich informiert haben.

Absage-Mail senden: Formdock versendet eine E-Mail basierend auf Ihrer konfigurierten Absage-Vorlage. Die Vorlage enthält Platzhalter für Anrede, Name und Immobilie – so erhält jeder Bewerber eine persönlich wirkende Absage, ohne dass Sie jede Mail einzeln formulieren müssen.

Voraussetzung für den E-Mail-Versand: Die Absage-Vorlage muss unter Einstellungen → Vorlagen → Absage (Miete) konfiguriert sein, und der E-Mail-Versand muss eingerichtet sein (Absender-Adresse, ggf. SMTP-Server).

Was nach der Absage passiert

• Abgesagte Interessenten bleiben im System sichtbar – sie verschwinden nicht, sondern stehen in der Spalte „Absage"
• Der letzte aktive Pipeline-Status vor der Absage wird gespeichert (z.B. „Besichtigung"), damit nachvollziehbar bleibt, wie weit der Bewerber gekommen war
• Falls eine Absage-Mail versendet wurde, ist sie in der Timeline des Interessenten dokumentiert
• Falls Sie versehentlich absagen: Öffnen Sie die Detailansicht und setzen Sie den Status zurück. Bereits versendete E-Mails können allerdings nicht zurückgerufen werden.

Tipp: Wenn Sie regelmässig viele Bewerber absagen, lohnt es sich, die Absage-Vorlage sorgfältig zu formulieren. Ein wertschätzender Text hinterlässt einen guten Eindruck – auch bei abgelehnten Bewerbern. Die Vorlage wird einmal eingerichtet und dann für jeden Bewerber wiederverwendet.

Ergebnis

Am Ende dieses Prozesses haben Sie:

• Einen neuen Mieter – der ehemalige Bewerber hat jetzt ein aktives Mietverhältnis
• Einen fertigen Mietvertrag als PDF – mit allen vorausgefüllten Daten, bereit zur Unterschrift
• Saubere Absagen an alle anderen Bewerber – dokumentiert in der Timeline, optional per E-Mail versendet
• Die gesamte Pipeline dokumentiert: Wer hat sich beworben, wer wurde besichtigt, wer hat die Zusage bekommen, wer wurde abgesagt – alles nachvollziehbar
• Alles verknüpft: Interessent, Kontakt, Mietverhältnis und Vertrag sind im System verbunden. Wenn Sie in drei Jahren nachschauen wollen, wie der Mieter ins Haus kam, finden Sie die komplette Geschichte.

Zeitaufwand: Die reine Konvertierung – Zusage, Kontakt prüfen, Mietverhältnis anlegen, Vertrag erstellen, Absagen versenden – dauert 15 bis 20 Minuten. Der vorgelagerte Pipeline-Prozess (Bewerbungen sichten, Unterlagen prüfen, Besichtigungen durchführen) erstreckt sich natürlich über Tage oder Wochen.