Vom leeren Formdock zum ersten Mieter

Sie haben Ihr Formdock-Konto eingerichtet, sich eingeloggt und sehen ein leeres Dashboard. Ihr Ziel: Eine Wohnung soll vermietet werden, und am Ende soll ein fertiger Mietvertrag als PDF vorliegen. Dieses Tutorial führt Sie durch den gesamten Prozess – nicht als trockene Checkliste, sondern so, wie Sie es tatsächlich erleben werden.

Warum diese Reihenfolge?

Bevor Sie loslegen, ist es wichtig zu verstehen, wie Formdock aufgebaut ist. Das System arbeitet mit verknüpften Stammdaten: Jede Information wird nur einmal erfasst und dann überall wiederverwendet. Ein Mietvertrag entsteht nicht dadurch, dass Sie alles von Hand eintippen – er wird aus Bausteinen zusammengesetzt, die Sie vorher angelegt haben.

Die Bausteine und ihre Abhängigkeiten:

1. Kontakte sind die Grundlage – Personen oder Firmen, die eine Rolle spielen (Mieter, Vermieter, Eigentümer, Handwerker).
2. Immobilien beschreiben, wo vermietet wird – mit Adresse, Fläche und Ausstattung.
3. Mietverhältnisse verbinden einen Kontakt (den Mieter) mit einer Immobilie und halten die Konditionen fest.
4. Mietverträge werden aus dem Mietverhältnis generiert – der Assistent füllt alles automatisch vor.

Wenn Sie also einen Mietvertrag erstellen wollen, brauchen Sie zuerst ein Mietverhältnis. Für das Mietverhältnis brauchen Sie einen Kontakt und eine Immobilie. Deshalb starten wir bei den Kontakten.

Schritt 1: Den Vermieter als Kontakt anlegen

Der Vermieter – also in den meisten Fällen Sie selbst oder Ihr Unternehmen – muss im System hinterlegt sein. Dieser Kontakt taucht später auf dem Mietvertrag als Vertragspartei auf und wird auch auf der Betriebskostenabrechnung als Absender verwendet.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte und dann auf den Button + Neuer Kontakt.

Der richtige Kontakttyp

Formdock unterscheidet vier Kontakttypen, die als Tabs im Formular erscheinen:

• Privatperson – für natürliche Personen (Mieter, private Vermieter, Handwerker)
• Unternehmen – für Firmen mit Rechtsform (Hausverwaltungen, GmbHs, Handwerksbetriebe)
• Gemeinschaft – für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)
• Organisation – für Vereine, Stiftungen, Behörden

Wenn Sie als Privatperson vermieten, wählen Sie Privatperson. Wenn Sie eine Hausverwaltung betreiben, wählen Sie Unternehmen.

Die Felder im Detail

Bei Privatperson füllen Sie aus:

Die Anrede bestimmt, wie der Kontakt im Mietvertrag angesprochen wird. Zur Auswahl stehen: Herr, Frau, Divers, Familie, Firma und Eheleute. Wählen Sie bei einem einzelnen Vermieter „Herr" oder „Frau", bei Ehepaaren „Eheleute".

Vorname und Nachname sind Pflichtfelder – sie bilden den Anzeigenamen im gesamten System. Überall wo dieser Kontakt erscheint (Mietvertrag, BKA, Übersichten), wird dieser Name verwendet.

Bei Unternehmen tragen Sie stattdessen den Firmennamen (Pflichtfeld) ein und wählen die Rechtsform aus dem Dropdown: GmbH, UG, AG, GbR, OHG, KG, GmbH & Co. KG, e.K., eG, e.V. oder Sonstige. Optional können Sie einen Ansprechpartner mit Position hinterlegen sowie Handelsregister-Nr., Steuernummer und USt-IdNr.

Bei Gemeinschaft geben Sie die Bezeichnung der Gemeinschaft ein (z.B. „WEG Musterstraße 10") und optional den Vertreter (Vorname, Nachname, Firma/Kanzlei).

Bei Organisation tragen Sie den Namen der Organisation, die Art (z.B. Verein, Stiftung), eine Registernummer und optional eine Steuernummer ein.

Rollen zuweisen – warum das wichtig ist

Unterhalb der Stammdaten finden Sie Checkboxen für die Rollen. Diese Rollen sind der Schlüssel dafür, dass Formdock später automatisch weiss, wer in welchem Kontext auftauchen soll. Wenn Sie ein Mietverhältnis anlegen und nach einem Mieter suchen, zeigt Formdock nur Kontakte mit der Rolle „Mieter" an.

Die verfügbaren Rollen:

Für Ihren Vermieter-Kontakt setzen Sie den Haken bei Vermieter. Ein Kontakt kann auch mehrere Rollen haben – ein Eigentümer, der selbst vermietet, bekommt beide Haken.

Adresse und Kontaktdaten

Unterhalb der Rollen finden Sie aufklappbare Bereiche (Accordions):

Adresse: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land (Deutschland, Österreich, Schweiz, Luxemburg, Liechtenstein). Die Adresse des Vermieters erscheint im Briefkopf des Mietvertrags.

Kontaktmöglichkeiten: E-Mail, Telefon, Mobil, Fax und Webseite. Die E-Mail ist besonders wichtig, wenn Sie später Dokumente per E-Mail versenden wollen.

Bankdaten: IBAN, BIC, Kontoinhaber und Kreditinstitut. Diese Daten werden im Mietvertrag für die Mietzahlung angegeben.

Vorherige Adresse: Falls der Kontakt kürzlich umgezogen ist – relevant für Mieter.

Notizen: Ein freies Textfeld für interne Anmerkungen.

Klicken Sie auf Speichern. Ihr erster Kontakt ist angelegt.

Schritt 2: Den Mieter als Kontakt anlegen

Wiederholen Sie den Vorgang für den Mieter. Wählen Sie den passenden Kontakttyp (in den meisten Fällen Privatperson), tragen Sie Vorname, Nachname und Anrede ein und setzen Sie den Haken bei der Rolle Mieter.

Tragen Sie unbedingt die Adresse ein – sie wird im Mietvertrag als Anschrift des Mieters verwendet. Wenn der Mieter erst in die neue Wohnung einzieht, tragen Sie hier die aktuelle Adresse ein. Formdock hat ein separates Feld für die „vorherige Adresse", falls Sie diese dokumentieren möchten.

Das Geburtsdatum ist optional, wird aber für den Mietvertrag empfohlen, da es den Mieter eindeutig identifiziert.

Tipp: Sie müssen den Mieter-Kontakt nicht zwingend vorher anlegen. Im Mietverhältnis-Dialog können Sie auch direkt einen neuen Kontakt erstellen. Aber gerade am Anfang ist es übersichtlicher, die Kontakte separat anzulegen, damit Sie die Felder in Ruhe ausfüllen können.

Schritt 3: Die Immobilie anlegen

Jetzt brauchen Sie das Objekt, das vermietet werden soll. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Objekte und dann auf + Neue Immobilie.

Den richtigen Objekttyp wählen

Der Objekttyp bestimmt, welche Felder im Formular erscheinen und wie Formdock die Immobilie intern behandelt. Die wichtigste Unterscheidung:

Gebäude (Mehrfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus, Apartmenthaus) sind Container für mehrere Einheiten. Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen verwalten, legen Sie zuerst das Gebäude an und fügen dann die Wohnungen als Einheiten hinzu.

Einzelobjekte (Wohnung, Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus, etc.) stehen für sich allein. Eine einzelne Eigentumswohnung, die Sie vermieten, wird direkt als Wohnung angelegt – ohne übergeordnetes Gebäude.

Gewerbe (Büro, Laden, Lager) und Stellplätze (Garage, Stellplatz) funktionieren wie Einzelobjekte oder können als Einheiten in einem Gebäude angelegt werden.

Die vollständige Liste der Objekttypen:

• Gebäude: Mehrfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus, Apartmenthaus
• Wohnung: Wohnung, Apartment, Etagenwohnung, Penthouse, Loft, Maisonette, Souterrain, Dachgeschoss, Einliegerwohnung
• Haus: Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus, Bungalow, Villa, Bauernhaus, Ferienhaus
• Gewerbe: Büro, Laden, Lager, Garage, Stellplatz, Grundstück

Die Felder ausfüllen

Name (Pflichtfeld): Eine Bezeichnung, mit der Sie das Objekt im System wiederfinden. Bewährt hat sich die Adresse, z.B. „Musterstraße 10" oder „Musterstraße 10 – Wohnung 1.OG links".

Adresse: PLZ, Ort, Straße, Hausnummer und Land (Deutschland, Österreich, Schweiz). Die Adresse erscheint im Mietvertrag und auf der Betriebskostenabrechnung.

Je nach Objekttyp erscheinen weitere Felder:

Bei Wohnungen und Häusern:

• Wohnfläche (m²): Wichtig für die Betriebskostenabrechnung, denn der häufigste Umlageschlüssel verteilt Kosten „nach Wohnfläche".
• Zimmer: Die Anzahl der Wohnräume (ohne Küche, Bad, Flur).
• Heizungsart: Gas, Öl, Wärmepumpe, Fernwärme, Pellets, Elektro, Etagenheizung, Fußbodenheizung, Nachtspeicher, Solar, Blockheizkraftwerk oder Sonstige. Relevant für den Mietvertrag und die BKA.
• Stockwerk und Wohnungsnummer (optional).
• Räumlichkeiten (optional): Küche, Flur, Bad, WC, Balkon, Loggia, Terrasse – jeweils als Ja/Nein.

Bei Gebäuden genügen Name, Adresse und die Verwaltungsart: „Eigentum" (Sie sind selbst Eigentümer) oder „Verwaltung" (Sie verwalten das Objekt für einen Eigentümer – relevant für Hausverwaltungen).

Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Einheiten anlegen (bei Mehrfamilienhäusern)

Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie ein Gebäude (Mehrfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus oder Apartmenthaus) angelegt haben. Bei einer einzelnen Wohnung oder einem Einfamilienhaus können Sie direkt zu Schritt 5 springen – das Objekt selbst ist dann die „Einheit".

Öffnen Sie das soeben angelegte Gebäude und wechseln Sie zum Tab Einheiten. Klicken Sie auf + Neue Einheit.

Jede Einheit ist im Grunde ein eigenes Objekt, das dem Gebäude untergeordnet ist. Sie verwenden dasselbe Formular wie bei der Immobilie, aber der Objekttyp ist vorausgewählt (typischerweise „Wohnung") und das übergeordnete Gebäude ist bereits verknüpft.

Füllen Sie für jede Einheit aus:

• Bezeichnung (z.B. „Wohnung 1.OG links", „EG rechts", „DG")
• Wohnfläche in m² – das ist die Fläche der einzelnen Wohnung, nicht des Gebäudes
• Zimmer, Stockwerk, Wohnungsnummer
• Heizungsart – falls sie sich vom Gebäude unterscheidet

Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Wohneinheit im Gebäude. Auch Nebeneinheiten wie Garagen oder Stellplätze können Sie als Einheit hinzufügen.

Warum sind Einheiten wichtig? Weil jedes Mietverhältnis sich auf eine konkrete Einheit bezieht, nicht auf das Gebäude als Ganzes. Wenn Mieter A in der Wohnung im 1. OG wohnt und Mieter B im 2. OG, brauchen Sie zwei Einheiten. Die Betriebskostenabrechnung verteilt dann die Kosten korrekt auf Basis der jeweiligen Wohnfläche.

Schritt 5: Das Mietverhältnis anlegen

Jetzt kommt der zentrale Schritt: Sie verbinden den Mieter-Kontakt mit der Immobilie und legen die Mietkonditionen fest. Das Mietverhältnis ist das Herzstück – es speist sowohl den Mietvertrag als auch die spätere Betriebskostenabrechnung.

Es gibt zwei Wege, ein Mietverhältnis anzulegen:

Weg A – Vom Objekt aus: Gehen Sie zu Objekte, öffnen Sie das Objekt (oder die Einheit), und klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen. Dieser Weg ist intuitiver, weil Sie direkt sehen, welche Einheiten noch frei sind.

Weg B – Von der Mietverhältnis-Liste aus: Gehen Sie zu Mietverhältnisse in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf + Neues Mietverhältnis. Hier müssen Sie Objekt und Mieter selbst auswählen.

In beiden Fällen öffnet sich ein Dialog mit vier Tabs.

Tab 1: Mieter

Hier verbinden Sie die Immobilie mit dem Mieter.

Immobilie: Wenn Sie über das Objekt gekommen sind (Weg A), ist dieses Feld bereits ausgefüllt. Andernfalls tippen Sie den Namen oder die Adresse ein – Formdock zeigt Vorschläge an. Über den Button „Alle Immobilien anzeigen" öffnen Sie einen vollständigen Picker.

Mieter: Tippen Sie den Namen des Mieters ein. Formdock durchsucht Ihre Kontakte und zeigt passende Treffer an. Wenn der Kontakt die Rolle „Mieter" hat, wird er bevorzugt angezeigt.

Hauptmieter: Die Checkbox „Hauptmieter" bestimmt, wer die Korrespondenz erhält und auf Dokumenten als primärer Ansprechpartner erscheint.

Anzahl Bewohner: Wie viele Personen in der Einheit wohnen werden. Relevant für den Umlageschlüssel „Personenzahl × Monate" in der Betriebskostenabrechnung.

2. Mieter: Wenn zwei Personen den Mietvertrag unterschreiben (z.B. ein Ehepaar), aktivieren Sie die Option „Zweiter Mieter" und wählen einen weiteren Kontakt aus. Beide Personen erscheinen dann auf dem Mietvertrag.

Notizen: Freitext für interne Anmerkungen zum Mietverhältnis.

Tab 2: Vertragsdetails

Hier legen Sie die vertraglichen Rahmenbedingungen fest.

Vertragstyp: Wählen Sie zwischen „Wohnraum" und „Gewerbe". Dies beeinflusst den generierten Mietvertrag – Gewerbe hat andere Klauseln und kann umsatzsteuerpflichtig sein.

Vertragsart: Drei Optionen:

• Normal – Standard-Mietvertrag mit fester Miete
• Staffelmiete – Die Miete steigt zu vordefinierten Terminen automatisch an
• Indexmiete – Die Miete wird an den Verbraucherpreisindex (VPI) gekoppelt

Bei „Normal" reicht die Eingabe der Kaltmiete. Bei „Staffelmiete" erscheinen zusätzliche Felder für die Staffelbeträge und -termine (entweder 12-Monats-Rhythmus oder individuelle Stufen). Bei „Indexmiete" tragen Sie das Basisjahr, den VPI-Basiswert, das Prüfintervall (6, 12 oder 24 Monate) und die Mindestschwelle in Prozent ein.

Status: „Aktiv" für sofort gültige Mietverhältnisse, „Geplant" wenn der Einzug noch in der Zukunft liegt, „Beendet" für bereits abgelaufene.

Mietbeginn (Pflichtfeld): Der erste Tag des Mietverhältnisses. Ab diesem Datum werden Sollstellungen (monatliche Mietforderungen) generiert.

Vertragsende: Nur bei befristeten Mietverträgen relevant. Leer lassen für unbefristete Verträge.

Mietende: Das tatsächliche Ende des Mietverhältnisses – wird bei einer Kündigung eingetragen.

Fälligkeitstag: An welchem Tag des Monats die Miete fällig ist. Möglich sind die Tage 1 bis 28. Standard ist der 1. (Miete im Voraus) oder der 3.

Zahlungsintervall: Monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.

Weitere Optionen: „Anteilige erste Miete" (wenn der Einzug nicht am 1. ist), „Anteilige letzte Miete", „Sollstellung im Vormonat erzeugen" und „Mieten als bezahlt markieren bis" (praktisch beim Importieren bestehender Mietverhältnisse).

Tab 3: Miete

Hier werden die finanziellen Details festgelegt.

Kaltmiete (Pflichtfeld): Die Nettomiete ohne Nebenkosten. Dieser Betrag ist die Basis für den Mietvertrag und die Sollstellungen.

BK-Vorauszahlung: Die monatliche Vorauszahlung für Betriebskosten (Wasser, Müll, Versicherung, etc.). Dieser Betrag wird am Jahresende mit der tatsächlichen Betriebskostenabrechnung verrechnet.

Heizkostenvorauszahlung: Separater Betrag für Heiz- und Warmwasserkosten. In der BKA wird dieser Posten getrennt von den kalten Betriebskosten abgerechnet.

BK-Pauschale: Alternative zur Vorauszahlung – ein fester Betrag, der nicht abgerechnet wird.

Stellplatz-/Garagenmiete: Falls ein Stellplatz oder eine Garage zum Mietverhältnis gehört.

Weitere Kosten: Für sonstige regelmäßige Kosten.

zzgl. MwSt.: Nur bei Gewerbemietverträgen relevant – aktiviert die Umsatzsteuer auf die Miete.

Direkte Versorgungsverträge: Wenn der Mieter eigene Verträge für Strom, Gas oder Wasser hat, setzen Sie hier die entsprechenden Haken. Diese Kosten werden dann nicht in der Betriebskostenabrechnung umgelegt.

Kaution: Die Höhe der Mietkaution und die Art: Überweisung, Bar, Bürgschaft oder Sparbuch. Sie können auch eine Fälligkeit und eine automatische Sollstellung festlegen.

Anfangssaldo: Falls der Mieter zum Einzug einen Betrag schuldet (oder ein Guthaben hat).

SEPA-Lastschrift: Wenn Sie die Miete per Lastschrift einziehen, tragen Sie hier die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum ein.

Bankverbindung des Mieters: Kontoinhaber, IBAN, BIC und Name der Bank – für SEPA-Lastschriften und den Mietvertrag.

Tab 4: Ein-/Auszug

Hier können Sie Freitext-Notizen zum Einzug und Auszug hinterlegen. Das ist der richtige Ort für Übergabeprotokolle, Schlüsselübergaben oder besondere Vereinbarungen zum Zustand der Wohnung.

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Das Mietverhältnis ist jetzt aktiv. Im Objekt wechselt die Einheit von „LEERSTAND" zu dem Namen des Mieters. Ab dem Mietbeginn werden automatisch monatliche Sollstellungen erzeugt.

Schritt 6: Den Mietvertrag erstellen

Der letzte Schritt ist fast ein Selbstläufer, weil alle Daten bereits vorhanden sind.

Gehen Sie zum soeben erstellten Mietverhältnis und klicken Sie auf Vertrag erstellen. Der Vertragsassistent öffnet sich und hat alle Felder bereits vorausgefüllt:

• Vermieter: Ihr Kontakt mit der Rolle „Vermieter" – Name und Adresse
• Mieter: Name, Adresse und ggf. Geburtsdatum aus dem Mieter-Kontakt
• Objekt: Adresse, Fläche, Zimmer und Heizungsart aus der Immobilie
• Miete: Kaltmiete, Nebenkosten und Kaution aus dem Mietverhältnis
• Vertragsbeginn: Mietbeginn aus dem Mietverhältnis

Gehen Sie die vorausgefüllten Daten durch und ergänzen Sie bei Bedarf besondere Vereinbarungen (z.B. Haustierregelung, Renovierungsklauseln, Untervermietung).

Klicken Sie am Ende auf PDF erstellen. Formdock generiert einen rechtssicheren Mietvertrag als PDF, den Sie herunterladen, drucken und von beiden Parteien unterschreiben lassen können.

Geschafft – und wie geht es weiter?

Sie haben jetzt:

• Zwei Kontakte (Vermieter und Mieter) mit allen relevanten Daten
• Eine Immobilie mit Adresse, Fläche und Ausstattung
• Ein aktives Mietverhältnis mit allen Konditionen
• Einen Mietvertrag als druckfertiges PDF

Von hier aus wachsen die Möglichkeiten:

• Mietzahlungen verfolgen: Formdock erzeugt automatisch monatliche Sollstellungen. Wenn Zahlungen eingehen, können Sie diese abgleichen.
• Betriebskostenabrechnung erstellen: Am Jahresende nutzt der BKA-Assistent die Daten aus Objekt und Mietverhältnis, um die Abrechnung weitgehend automatisch zu erstellen. Wie das funktioniert, erfahren Sie im Tutorial Betriebskostenabrechnung: Von der Vorbereitung bis zum PDF.
• Weitere Kontakte und Objekte anlegen: Jeder neue Mieter oder jedes neue Objekt folgt demselben Ablauf – nur schneller, weil Sie ihn jetzt kennen.
• Bestandsdaten importieren: Wenn Sie viele Kontakte oder Immobilien aus Excel oder einem anderen System übertragen möchten, nutzen Sie den CSV-Import. Mehr dazu im Tutorial Bestandsdaten importieren.

Gesamtdauer beim ersten Mal: Etwa 15 bis 20 Minuten. Beim zweiten und dritten Mieter geht es deutlich schneller, weil Objekte und Vermieter-Kontakte nur einmal angelegt werden müssen.