Mieterwechsel: Vom Auszug des alten zum Einzug des neuen Mieters

Ihr Mieter hat gekündigt. Vielleicht steht schon ein Nachfolger bereit, vielleicht suchen Sie noch. In beiden Fällen müssen mehrere Dinge ineinandergreifen: Das alte Mietverhältnis muss sauber beendet werden, die Betriebskosten müssen anteilig abgerechnet werden, die Zählerstände dokumentiert – und dann kommt der neue Mieter mit neuem Vertrag und neuen Konditionen.

Das klingt nach viel, aber wenn Sie die richtige Reihenfolge einhalten, ergibt sich ein logischer Ablauf. Formdock unterstützt Sie dabei, weil die Module zusammenspielen: Das Mietende im Mietverhältnis wirkt sich automatisch auf Sollstellungen, Einheitenstatus und BKA-Berechnung aus.

Was Sie vorher brauchen

• Ein aktives Mietverhältnis für die betroffene Einheit
• Das Kündigungsschreiben mit dem vereinbarten Mietende
• Idealerweise: Den neuen Mieter bereits als Kontakt im System (oder die Daten bereit, um ihn anzulegen)
• Die aktuellen Versorgerabrechnungen, falls Sie eine Zwischenabrechnung erstellen wollen

Teil A: Den alten Mieter sauber ausbuchen

Kündigung eintragen

Der erste Schritt ist formell, aber wichtig: Sie hinterlegen das Mietende im System. Damit weiss Formdock, ab wann keine Sollstellungen mehr erzeugt werden und die Einheit als frei gilt.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Mietverhältnisse und öffnen Sie das betroffene Mietverhältnis. Wechseln Sie zum Tab Vertragsdetails und tragen Sie das Mietende ein – das ist der letzte Tag, an dem das Mietverhältnis gilt (z.B. der 31.03., wenn zum 31. März gekündigt wurde).

Im Tab Ein-/Auszug können Sie zusätzlich ein Auszugsdatum und Notizen zum Auszug hinterlegen (Schlüsselübergabe, Zustand der Wohnung, Zählerstände bei Übergabe).

Klicken Sie auf Speichern.

Was jetzt automatisch passiert:

• Das Mietverhältnis wird nach dem Mietende als „Beendet" markiert
• Sollstellungen (monatliche Mietforderungen) werden nur noch bis zum Mietende erzeugt
• Die Einheit wechselt nach dem Mietende automatisch zurück auf „LEERSTAND"

Wichtig: Das Mietverhältnis wird nicht gelöscht. Es bleibt im Archiv erhalten – mit allen Daten, Zahlungen und Dokumenten. Das ist wichtig für die Betriebskostenabrechnung und als Nachweis.

Zählerstände ablesen

Am Auszugstag (oder kurz davor) müssen die Zählerstände dokumentiert werden. Das dient zwei Zwecken: Erstens für die anteilige Betriebskostenabrechnung des alten Mieters, zweitens als Ausgangswert für den neuen Mieter.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Zähler und wählen Sie das betroffene Objekt. Klicken Sie auf Neue Ablesung und tragen Sie die Zählerstände zum Auszugsdatum ein:

• Heizung – Verbrauchswert vom Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler
• Warmwasser – Zählerstand in m³
• Kaltwasser – Zählerstand in m³
• Strom – Zählerstand in kWh (falls relevant, d.h. kein direkter Versorgungsvertrag des Mieters)

Klicken Sie auf Speichern. Die Zählerstände werden dem alten Mietverhältnis zugeordnet.

Praxistipp: Machen Sie Fotos von den Zählerständen und laden Sie diese als Dokument im Modul „Dokumente" hoch. Bei Streitigkeiten über Verbrauchswerte haben Sie einen Nachweis.

Zwischenabrechnung erstellen (Rumpf-BKA)

Wenn der Mieter unterjährig auszieht – also nicht am 31.12. – braucht er eine Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum vom Jahresanfang bis zum Auszug. Das nennt man Rumpf-BKA oder Zwischenabrechnung.

Gehen Sie zu BKA in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf + Neue Abrechnung. Der Assistent startet wie gewohnt, aber mit einem wichtigen Unterschied:

Abrechnungszeitraum: Setzen Sie den Zeitraum auf den tatsächlichen Mietzeitraum, z.B. 01.01.–31.03. bei einem Auszug zum 31. März. Formdock erkennt automatisch das Mietende aus dem Mietverhältnis und schlägt den Mieter-Zeitraum entsprechend vor.

Kostenarten: Tragen Sie die Gesamtkosten für das volle Jahr ein. Formdock berechnet den Mieteranteil anteilig – bei 90 Mietertagen von 365 zahlt der Mieter nur 90/365 des umgelegten Anteils.

Vorauszahlungen: Werden ebenfalls anteilig berechnet. Wenn der Mieter 200 € pro Monat vorausgezahlt hat und 3 Monate gewohnt hat, sind das 600 € Vorauszahlung.

Hinweis: Sie müssen die Rumpf-BKA nicht sofort erstellen. Oft liegen die endgültigen Kosten (Versorgerabrechnungen) erst Monate später vor. Sie können die Rumpf-BKA nachholen, sobald die Zahlen feststehen – die Zwölf-Monats-Frist gilt ab Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszugsdatum.

Zwischenzeit: Die Einheit steht leer

Nachdem das alte Mietverhältnis beendet ist, zeigt die Einheit den Status LEERSTAND. Das ist korrekt und gewollt – es sorgt dafür, dass die Zeiträume sauber getrennt sind.

In dieser Zeit können Sie:

• Die Wohnung für den neuen Mieter herrichten
• Falls nötig: Handwerker beauftragen und die Kosten im Modul „Arbeiten" dokumentieren
• Die Wohnung über das Modul „Vermarktung" zur Vermietung ausschreiben, falls Sie noch keinen Nachmieter haben
• Den neuen Mieter als Kontakt anlegen, wenn Sie ihn noch nicht im System haben

Teil B: Den neuen Mieter einbuchen

Neuen Kontakt anlegen (falls nötig)

Wenn der neue Mieter noch nicht als Kontakt existiert, legen Sie ihn jetzt an. Gehen Sie zu Kontakte → + Neuer Kontakt, wählen Sie den passenden Kontakttyp (meistens Privatperson), tragen Sie Vorname, Nachname, Adresse und Kontaktdaten ein und setzen Sie den Haken bei der Rolle Mieter.

Details zu allen Feldern finden Sie im Tutorial Vom leeren Formdock zum ersten Mieter.

Neues Mietverhältnis anlegen

Gehen Sie zu Objekte, öffnen Sie das Objekt mit der leerstehenden Einheit und klicken Sie auf Mietverhältnis anlegen. Der Dialog mit vier Tabs öffnet sich – der gleiche wie bei der Ersteinrichtung, aber jetzt für den neuen Mieter.

Tab Mieter: Wählen Sie den soeben angelegten Kontakt als Mieter. Die Immobilie ist bereits vorausgewählt, da Sie vom Objekt aus gestartet sind. Tragen Sie die Anzahl der Bewohner ein.

Tab Vertragsdetails: Tragen Sie den neuen Mietbeginn ein – das ist der erste Tag des neuen Mietverhältnisses. Wählen Sie den Vertragstyp (Wohnraum/Gewerbe), die Vertragsart (Normal/Staffel/Index) und den Fälligkeitstag.

Tab Miete: Hier legen Sie die neuen Konditionen fest. Kaltmiete, BK-Vorauszahlung und Heizkostenvorauszahlung können sich vom vorherigen Mietverhältnis unterscheiden – neue Mieter, neue Konditionen. Vergessen Sie die Kaution nicht: Höhe, Art (Überweisung, Bar, Bürgschaft, Sparbuch) und Fälligkeit.

Tab Ein-/Auszug: Tragen Sie das Einzugsdatum und eventuelle Notizen ein (Übergabeprotokoll, Schlüsselanzahl, Zustand der Wohnung).

Klicken Sie auf Speichern. Die Einheit wechselt vom Status „LEERSTAND" zum Namen des neuen Mieters.

Zählerstände für den neuen Mieter erfassen

Gehen Sie erneut zu Zähler und erstellen Sie eine neue Ablesung zum Einzugsdatum des neuen Mieters. Die Werte sollten identisch mit den Auszugswerten des alten Mieters sein – schliesslich wurde in der Zwischenzeit (hoffentlich) kein Wasser oder Gas verbraucht.

Diese Ablesung dient als Startpunkt für den Verbrauch des neuen Mieters. Am Ende des Abrechnungsjahres wird die Differenz zwischen Ein- und Endablesung als Verbrauch berechnet.

Neuen Mietvertrag erstellen

Gehen Sie zum neuen Mietverhältnis und klicken Sie auf Vertrag erstellen. Der Vertragsassistent öffnet sich mit allen vorausgefüllten Daten:

• Vermieter, Mieter, Adresse, Fläche, Zimmer
• Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution
• Mietbeginn und ggf. Befristung

Prüfen Sie alles, ergänzen Sie besondere Vereinbarungen, und klicken Sie auf PDF erstellen.

Ergebnis

Am Ende des Mieterwechsels haben Sie:

• Altes Mietverhältnis – sauber beendet mit Mietende, Auszugsdatum und Zählerständen
• Rumpf-BKA – anteilige Betriebskostenabrechnung für den alten Mieter (sofort oder nachträglich)
• Neues Mietverhältnis – aktiv, mit allen Konditionen und Einzugsdaten
• Neuer Mietvertrag – als druckfertiges PDF
• Zählerstände – lückenlos dokumentiert für beide Mietverhältnisse
• Lückenlose Dokumentation – jeder Zeitraum ist einem Mietverhältnis zugeordnet

Wie lange dauert das? Der rein administrative Teil (Mietende eintragen, neues Mietverhältnis anlegen, Vertrag erstellen) dauert 15–20 Minuten. Die Zählerablesung und die Rumpf-BKA kommen hinzu, können aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten erledigt werden.