BKA-Spezialwissen: Umlageschlüssel, Berechnungen und Sonderfälle

In diesem Tutorial geht es nicht um den Ablauf des BKA-Assistenten – den kennen Sie aus dem Grundlagen-Tutorial. Hier geht es um das Warum hinter den Zahlen. Wie berechnet Formdock den Mieteranteil? Was passiert bei unterjährigem Ein- oder Auszug? Warum zeigt eine Position „Gesonderte Berechnung" statt eines berechneten Anteils? Und was ist der Unterschied zwischen einer Wohnungs-Ausgabe und einer Gebäude-Ausgabe?

Dieses Tutorial liest sich wie ein Nachschlagewerk. Sie müssen es nicht von Anfang bis Ende durchlesen – springen Sie zum Abschnitt, der Sie gerade betrifft.

Die Berechnungsformel: So entsteht der Mieteranteil

Jede Kostenposition in Ihrer BKA folgt derselben Grundformel:

Mieteranteil = Gesamtkosten × (Mieter-Anteil ÷ Gesamt-Anteil)

Was „Mieter-Anteil" und „Gesamt-Anteil" bedeuten, hängt vom gewählten Umlageschlüssel ab. Bei Wohnfläche ist es die Quadratmeterzahl, bei Wohneinheiten die Anzahl der Einheiten, bei Verbrauch die abgelesenen Zählerwerte.

Beispiel: Grundsteuer nach Wohnfläche

Ihr Mehrfamilienhaus hat drei Wohnungen: 65 m², 72 m² und 55 m² – zusammen 192 m². Die Grundsteuer beträgt 1.200 € im Jahr. Der Mieter der 72-m²-Wohnung zahlt:

1.200 € × (72 ÷ 192) = 450,00 €

Zeitanteile: Wenn der Mieter nicht das ganze Jahr da war

Wenn der Mieter am 01.04. eingezogen ist, hat er 275 von 365 Tagen in der Wohnung gewohnt. Formdock kürzt den Anteil automatisch:

450,00 € × (275 ÷ 365) = 338,84 €

Wichtig: Nicht alle Umlageschlüssel verwenden den Zeitanteil. Die Regel:

Die 9 Umlageschlüssel im Detail

1. Wohnfläche in m² (der häufigste)

Der Standard-Schlüssel für die meisten Kostenarten. Sie tragen die Gesamtwohnfläche aller Einheiten und die Wohnfläche des Mieters ein. Formdock berechnet den prozentualen Anteil.

Formel: Gesamtkosten × (Mieter-m² ÷ Gesamt-m²) × (Mietertage ÷ Kalendertage)

Typische Kostenarten: Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Gartenpflege, Beleuchtung, Niederschlagswasser, Straßenreinigung.

Woher kommen die Werte? Formdock übernimmt die Wohnfläche automatisch aus den Immobiliendaten. Bei einer Wohnung in einem Mehrfamilienhaus wird die Gesamt-m² aus allen Einheiten des Gebäudes summiert.

2. Personen × Monate

Geeignet, wenn der Verbrauch von der Anzahl der Bewohner abhängt. „3 Personen × 12 Monate = 36 Personenmonate" für einen ganzjährig belegten Haushalt. Beim Mieter mit 2 Personen: 2 × 12 = 24.

Formel: Gesamtkosten × (Mieter-Personenmonate ÷ Gesamt-Personenmonate)

Kein Zeitanteil: Die Monate stecken bereits in der Berechnung. Ein Mieter, der am 01.07. einzieht, hat 2 Personen × 6 Monate = 12, nicht 2 × 12 × (184/365).

Typische Kostenarten: Müllabfuhr (wenn ohne Tonnenvolumen), Wasserversorgung (ohne Einzelzähler).

3. Wohneinheiten

Der einfachste Schlüssel: Jede Wohnung zahlt den gleichen Anteil. Bei 5 Einheiten zahlt jeder 1/5 = 20 %.

Formel: Gesamtkosten × (1 ÷ Anzahl Einheiten) × (Mietertage ÷ Kalendertage)

Typische Kostenarten: Kabelanschluss/Satellitenanschluss, Aufzug (wenn nicht nach Stockwerk), Hausreinigung.

Besonders wichtig bei Gebäude-Allgemeinkosten: Wenn Versorger-Kosten (Wasser, Strom) auf Gebäudeebene anfallen und keine Einzelzähler existieren, verwendet Formdock automatisch den Wohneinheiten-Schlüssel (siehe Abschnitt „Gebäude vs. Wohnung").

4. Miteigentumsanteile (MEA)

Relevant bei Eigentümergemeinschaften (WEG). Die MEA stehen in der Teilungserklärung – z.B. 45/1000 für eine Wohnung bei insgesamt 1000/1000.

Formel: Gesamtkosten × (Mieter-MEA ÷ Gesamt-MEA) × (Mietertage ÷ Kalendertage)

5. Verbrauch m³ Warmwasser

Für verbrauchsabhängige Warmwasserkosten. Sie brauchen den Gesamtverbrauch aller Einheiten und den Verbrauch des Mieters (aus den Zählerständen).

Formel: Gesamtkosten × (Mieter-m³ ÷ Gesamt-m³)

Kein Zeitanteil: Der Zähler misst nur den tatsächlichen Verbrauch im Zeitraum.

6. Verbrauch kWh

Wie Warmwasser, aber für Energieverbrauch (Heizung über Wärmemengenzähler, Nachtspeicher).

7. Mietanteile (%)

Ein flexibler Schlüssel: Sie vergeben manuell einen Prozentwert pro Mieter. Beispiel: Mieter A hat 42,37 %, der Rest verteilt sich auf die anderen Mieter (Summe muss nicht exakt 100 % ergeben – es wird relativ gerechnet).

Formel: Gesamtkosten × (Mieter-% ÷ Gesamt-%) × (Mietertage ÷ Kalendertage)

8. Laut gesonderter Berechnung

Der einzige Schlüssel, der nicht rechnet. Sie tragen den Mieteranteil direkt als festen Betrag ein. Formdock übernimmt diesen Betrag 1:1 in die Abrechnung.

Wann brauchen Sie das?

• Heizkosten: Ihr Wärmemessdienstleister (Techem, ista, Brunata) schickt Ihnen eine fertige Heizkostenabrechnung mit dem Betrag pro Mieter. Diesen Betrag übernehmen Sie.
• Gas vom Gasanbieter: Wenn jede Wohnung einen eigenen Gasvertrag hat, gibt es eine Einzelrechnung pro Mieter.
• Kaltwasser/Abwasser: Manche Stadtwerke rechnen direkt pro Wohneinheit ab. Sie übernehmen den Rechnungsbetrag.
• Kabelanschluss: Wenn der Anbieter pro Anschluss abrechnet.

So funktioniert es in Formdock:

1. In Schritt 2 aktivieren Sie die Checkbox „Gesonderte Berechnung aktivieren"
2. In Schritt 3 wählen Sie bei der Kostenposition den Umlageschlüssel „Laut gesonderter Berechnung"
3. In der Tabelle erscheinen Eingabefelder für den Mieteranteil und die haushaltsnahen Dienstleistungen
4. Tragen Sie den Betrag aus der externen Rechnung ein
5. Der eingegebene Betrag wird sofort gespeichert (ohne die Seite neu zu laden)

Tipp: Legen Sie die Originalrechnung des Messdienstleisters der fertigen BKA bei. Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht.

9. Verbrauch m³ Kaltwasser

Wie Warmwasser, aber für Kaltwasserzähler. Wird oft für die Entwässerung/Abwasser-Abrechnung genutzt.

Gebäude-Ausgaben vs. Wohnungs-Ausgaben

Beim Import von Arbeiten als Kostenpositionen unterscheidet Formdock zwischen Ausgaben an der Wohnung und Allgemeinkosten vom Gebäude. Diese Unterscheidung beeinflusst, welcher Umlageschlüssel verwendet wird.

Was ist eine Gebäude-Ausgabe?

Alles, was am Mehrfamilienhaus als Ganzes anfällt – nicht an einer einzelnen Wohnung:

• Grundsteuer für das gesamte Gebäude
• Gebäudeversicherung
• Gartenpflege für das Grundstück
• Hausmeistervergütung
• Allgemeinstrom (Treppenhausbeleuchtung, Keller, Waschküche)
• Winterdienst
• Wasser/Abwasser vom Gebäude (z.B. Gartenbewässerung, Treppenhausreinigung)

Was ist eine Wohnungs-Ausgabe?

Alles, was direkt einer einzelnen Wohnung zugeordnet ist:

• Heizungswartung in der Wohnung
• Reparaturen in der Wohnung
• Individuelle Zählergebühren

Die automatische Schlüssel-Umstellung

Wenn Sie im Modul „Arbeiten" eine Ausgabe am Gebäude erfasst haben und diese Ausgabe einen Verbrauchsschlüssel hat (Verbrauch m³ Warmwasser, Verbrauch kWh oder Verbrauch m³ Kaltwasser), stellt Formdock den Schlüssel beim Import automatisch auf Wohneinheiten um.

Warum? Auf Gebäudeebene gibt es keine Einzelzähler pro Mieter. Der Wasserverbrauch des gesamten Hauses (z.B. Rasensprenger) kann nicht nach individuellem Verbrauch aufgeteilt werden – jeder Mieter zahlt denselben Anteil.

Beispiel: Ihr Wasserversorger stellt dem Gebäude 1.950 € für Kaltwasser/Abwasser in Rechnung. Das Gebäude hat 3 Wohneinheiten. Beim Import wird der Umlageschlüssel automatisch von „Verbrauch m³ Kaltwasser" auf „Wohneinheiten" geändert. Jeder Mieter zahlt: 1.950 ÷ 3 = 650 €.

Wohnungs-Ausgaben behalten ihren konfigurierten Schlüssel – wenn Sie für Kaltwasser in der Wohnung „Verbrauch m³" konfiguriert haben und die Wohnung einen eigenen Zähler hat, wird nach Verbrauch abgerechnet.

Kostenarten-Mapping: Wie Formdock die richtige Kostenart findet

Wenn Sie eine Arbeit oder Buchung importieren, muss Formdock wissen, welche BKA-Kostenart (z.B. „Müllabfuhr", „Grundsteuer") zugeordnet wird. Das geschieht in drei Stufen:

Stufe 1: Buchungskategorie → BKA-Kostenart (Direkt-Mapping)

Wenn Sie die Arbeit mit einer Buchungskategorie (z.B. „Müllbeseitigung") erfasst haben und diese Kategorie in den Einstellungen mit einer BKA-Kostenart verknüpft ist (z.B. „Müllabfuhr"), verwendet Formdock diese Zuordnung direkt. Das ist der zuverlässigste Weg.

Stufe 2: Kleinreparaturklausel

Wenn eine Arbeit als Kleinreparatur gekennzeichnet ist, wird sie automatisch der Kostenart „Sonstige Betriebskosten (§2 Nr. 17)" zugeordnet.

Stufe 3: Name-Matching (Fallback)

Wenn keine Buchungskategorie vorhanden ist, versucht Formdock den Kategorie- oder Arbeitstitel zu erkennen: „Heizung" → Heizung, „Wasser" → Wasserversorgung, „Müll" → Müllabfuhr, usw.

Ihr persönliches Schlüssel-Mapping

Unter Einstellungen → BKA-Einstellungen können Sie für jede Kostenart festlegen, welcher Umlageschlüssel standardmäßig zugewiesen wird. Wenn Sie z.B. Müllabfuhr immer nach Personen × Monate abrechnen, stellen Sie das einmal ein – und jeder Import verwendet diesen Schlüssel automatisch.

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG)

Mieter können bestimmte Kosten in ihrer Steuererklärung geltend machen. Formdock weist diese Beträge in der BKA gesondert aus und erstellt auf Wunsch eine §35a-Bescheinigung.

Typ (a) vs. Typ (b)

Wichtig: Der §35a-Betrag ist nur der Arbeitskosten-Anteil – nicht der Materialanteil. Bei einer Gartenpflegefirma, die 1.200 € berechnet (800 € Arbeit, 400 € Pflanzen), tragen Sie 800 € als haushaltsnahe DL ein.

Bei gesonderter Berechnung

Wenn eine Kostenposition den Umlageschlüssel „Laut gesonderter Berechnung" hat, können Sie den §35a-Betrag und den Typ direkt in der Tabelle in Schritt 3 eintragen – über die editierbaren Eingabefelder neben dem Mieteranteil.

Vorauszahlungen: BK und Heizung getrennt

In Schritt 4 unterscheidet Formdock zwischen:

• BK-Vorauszahlung: Für „kalte" Betriebskosten (alles außer Heizung/Warmwasser)
• Heizkostenvorauszahlung: Für Heizung und Warmwasser

Die monatlichen Beträge kommen aus dem Mietverhältnis. Wenn der Mieter nicht das ganze Jahr in der Wohnung war, kürzt Formdock automatisch auf die tatsächlichen Monate.

Sie können auch Einzelbeträge als „Sonstige Vorauszahlung" hinzufügen – z.B. eine Einmalzahlung, die nicht im Mietvertrag steht.

Ergebnis: Saldo = Mieteranteil gesamt − Vorauszahlungen gesamt

• Positives Ergebnis → Nachzahlung (Mieter schuldet Ihnen Geld)
• Negatives Ergebnis → Guthaben (Sie schulden dem Mieter Geld)

Korrekturzeitraum (Grace Period)

Nach dem Erstellen einer BKA haben Sie 4 Wochen Zeit, Fehler zu korrigieren, ohne ein neues Guthaben aufzubrauchen.

Was dürfen Sie ändern?

• Gesamtkosten einzelner Positionen
• Umlageschlüssel
• Mieteranteil bei gesonderter Berechnung
• Haushaltsnahe DL-Beträge
• Vorauszahlungen
• Neue Positionen hinzufügen oder bestehende löschen

Was ist gesperrt?

• Vermieter, Mieter, Objekt (Schritt 1 ist schreibgeschützt)

Wo finden Sie korrigierbare BKAs?

In der linken Seitenleiste unter BKA → Änderungszeitraum sehen Sie alle abgeschlossenen BKAs, deren 4-Wochen-Frist noch läuft. Die verbleibenden Tage werden als Badge angezeigt. Klicken Sie auf „Korrigieren", um den Wizard zu öffnen – ein blauer Banner zeigt die Deadline an.

Korrektur-PDF

Wenn Sie im Korrekturzeitraum ein neues PDF erstellen, kostet das kein Guthaben. Der Button heißt „Korrektur-PDF erstellen (kostenlos)".

Duplikat-Warnung und bestehende BKA korrigieren

Wenn Sie eine neue BKA für einen Zeitraum erstellen, für den bereits eine abgeschlossene BKA existiert, zeigt Formdock eine Warnung. Sie haben dann drei Optionen:

1. Bestehende BKA öffnen – zum Entwurf oder zur fertigen Abrechnung wechseln
2. Bestehende BKA korrigieren – nur sichtbar, wenn die 4-Wochen-Frist noch läuft
3. Trotzdem neu erstellen – z.B. wenn sich die Datenbasis grundlegend geändert hat

Credit-System

Jede abgeschlossene BKA verbraucht ein Guthaben. Sie erwerben Guthaben über den Formdock-Shop (Produkt „Betriebskosten-Guthaben"). In Schritt 5 sehen Sie Ihren aktuellen Guthabenstand und wie viel die Erstellung kostet. Korrekturen innerhalb des 4-Wochen-Zeitraums sind kostenlos.

Die „vollautomatische BKA" (Batch-Erstellung)

Über die Abrechnungsmappe eines Gebäudes können Sie mit einem Klick BKAs für alle Einheiten erstellen lassen. Formdock:

1. Lädt Gebäude- und Einheiten-Arbeiten
2. Ordnet Kostenarten und Umlageschlüssel automatisch zu
3. Rechnet zeitanteilig ab (wenn Arbeiten einen längeren Zeitraum abdecken)
4. Importiert Zählerstände und Vorauszahlungen aus den Mietverhältnissen
5. Erstellt pro Einheit einen BKA-Entwurf bei Schritt 5

Jeder Entwurf ist sofort vorausgefüllt – Sie prüfen nur noch und generieren das PDF. Dabei gelten alle Regeln aus diesem Tutorial: Gebäude-Verbrauchskosten werden nach Wohneinheiten umgelegt, das Kostenarten-Mapping greift automatisch, und der Zeitanteil wird korrekt berechnet.

Praxis-Tipp: Position manuell anpassen statt automatische Berechnung akzeptieren

Es kommt vor, dass eine automatisch berechnete Kostenposition in Schritt 3 nicht dem entspricht, was tatsächlich vereinbart wurde – z.B. weil der Mieter einen individuellen Festbetrag für Gartenpflege zahlt, oder weil ein Versorger eine Einzelabrechnung erstellt hat, die vom Umlageschlüssel abweicht.

In diesem Fall müssen Sie die automatische Position nicht akzeptieren. So gehen Sie vor:

1. Position löschen: Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der betreffenden Kostenposition in Schritt 3. Die Position wird entfernt und die Summen aktualisieren sich sofort.
2. Position manuell hinzufügen: Klicken Sie auf „Kostenposition hinzufügen". Wählen Sie dieselbe (oder eine passende) Kostenart, tragen Sie den tatsächlichen Gesamtbetrag ein, und wählen Sie den Umlageschlüssel Laut gesonderter Berechnung. So können Sie den Mieteranteil und die haushaltsnahen Dienstleistungen exakt so eintragen, wie sie vereinbart oder abgerechnet wurden.

Dieses Vorgehen ist besonders nützlich bei:

• Individuellen Vereinbarungen im Mietvertrag (z.B. Pauschalen statt Umlage)
• Versorger-Einzelabrechnungen (Heizung, Wasser), die direkt vom Messdienstleister kommen
• Abweichenden Zeiträumen, die nicht zur BKA passen und manuell korrigiert werden müssen
• Nachträglich geänderten Beträgen, die vom automatisch importierten Wert abweichen

Zählerstände im BKA-PDF

Das BKA-PDF enthält automatisch eine Aufstellung der Zählerstände, wenn die Verbrauchsdaten beim Erstellen der BKA vorhanden waren. Die Darstellung unterscheidet zwischen Gebäude- und Wohnungszählern.

Gebäude-Zähler (z.B. Hauptwasserzähler, Allgemeinstrom)

Wenn das Gebäude eigene Zähler hat, deren Verbrauch auf die Mieter umgelegt wird, zeigt das PDF:

Der „Ihr Anteil" ist der Mieter-Verbrauchswert, den Sie in Schritt 2 konfiguriert haben (z.B. Kaltwasser-Verbrauch des Mieters). So kann der Mieter nachvollziehen, wie sein Anteil am Gesamtverbrauch zustande kommt.

Wohnungszähler (z.B. eigener Warmwasserzähler)

Wenn die Wohnung eigene Zähler hat, zeigt das PDF die Standardansicht:

Voraussetzung: Verbrauch übernehmen

Damit die Zählerstände im PDF erscheinen, müssen die Daten beim Erstellen der BKA vorhanden gewesen sein:

• Batch-BKA (über „Alle BKAs"): Die Zählerstände werden automatisch aus der Abrechnungsmappe geladen – Sie müssen nichts tun.
• Manuelle BKA: In Schritt 2 werden beim Speichern die Zählerstände aus der passenden Abrechnungsmappe automatisch geladen, sofern eine Mappe mit übereinstimmendem Zeitraum existiert.

Wenn keine passende Abrechnungsmappe vorhanden ist oder keine Zählerstände erfasst wurden, wird der Block im PDF nicht angezeigt.

Zusammenfassung der Berechnungsregeln