Anfragen-Inbox – Portal-Anfragen bearbeiten
Die Anfragen-Inbox sammelt automatisch alle Kontaktanfragen, die über Immobilienportale (ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen.de, meinestadt.de) für Ihre Objekte eingehen. Sie können Anfragen direkt beantworten, Interessenten zu Besichtigungen einladen oder zur Selbstauskunft auffordern.
Zugang
- Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf „Anfragen".
- Die Inbox öffnet sich mit der Listenansicht aller eingegangenen Anfragen.
Übersichtsseite (Listenansicht)
KPI-Leiste
Am oberen Rand sehen Sie auf einen Blick:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Unbearbeitete Anfragen (Status „Neu") |
| Offen | In Bearbeitung befindliche Anfragen |
| Heute | Anfragen, die heute eingegangen sind |
| Gesamt | Gesamtzahl aller Anfragen |
Tabelle
Die Anfragen werden als Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname des Interessenten |
| Objekt | Zugeordnete Immobilie |
| Portal | Herkunftsportal (IS24, Immowelt, …) |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus |
| Eingegangen | Datum und Uhrzeit der Anfrage |
Filter und Sortierung
- Status-Filter: Alle, Neu, Offen, Selbstauskunft angefragt, Besichtigung eingeladen, Erledigt
- Portal-Filter: Alle, ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen.de, meinestadt.de, E-Mail
- Objekt-Filter: Filtern nach bestimmter Immobilie
- Sortierung: Klick auf Spaltenüberschrift sortiert auf- oder absteigend
Detail-Ansicht (Drawer)
Ein Klick auf eine Anfrage öffnet den Detail-Bereich rechts:
Kopfbereich
- Name, E-Mail, Telefon des Interessenten
- Zugeordnetes Objekt
- Herkunftsportal und Eingangsdatum
- Aktueller Status mit Änderungsmöglichkeit
Nachrichtenverlauf
Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden chronologisch als Chat-Bubbles angezeigt:
- Eingehend (links, grau): Die Original-Anfrage und eventuelle Folgenachrichten
- Ausgehend (rechts, blau): Ihre Antworten und automatische Mails
Schnell-Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Antworten | Freitext-Antwort direkt aus der Inbox senden |
| Status ändern | Manuell den Status der Anfrage setzen |
| Besichtigung einladen | Sendet die Besichtigungseinladung mit Terminauswahl |
| Selbstauskunft anfordern | Sendet den Link zum Selbstauskunft-Formular |
| Objekt zuordnen | Falls nicht automatisch erkannt: Anfrage einem Objekt zuweisen |
Automatische Mails
Beim Eingang einer neuen Anfrage wird automatisch eine Empfangsbestätigung gesendet. Alle automatischen Mails basieren auf Vorlagen, die Sie anpassen können.
Vorlagen bearbeiten
- In der Anfragen-Inbox oben auf „Vorlagen" klicken.
- Wählen Sie die Vorlage, die Sie anpassen möchten.
- Bearbeiten Sie Betreff und Text. Verfügbare Platzhalter werden rechts angezeigt.
- Klicken Sie auf Vorschau, um das Ergebnis zu sehen.
- Speichern übernimmt die Änderungen.
Verfügbare Vorlagen
| Vorlage | Auslöser |
|---|---|
| Anfrage erhalten | Automatisch bei neuer Anfrage |
| Fehlende Angaben | Manuell: „Selbstauskunft anfordern" |
| Konto erstellt | Wenn Bewerber-Konto angelegt wird |
| Besichtigungseinladung | Manuell: „Besichtigung einladen" |
| Besichtigung bestätigt | Automatisch nach Terminbuchung |
| Keine Termine frei | Automatisch wenn alle Slots belegt |
| Abmeldung bestätigt | Automatisch nach Abmeldung |
| Absage | Manuell oder bei Vertragsabschluss mit anderem Bewerber |
Platzhalter in Vorlagen
In jeder Vorlage stehen Ihnen Platzhalter zur Verfügung, z. B.:
{interessent.vorname}– Vorname des Interessenten{interessent.nachname}– Nachname{property.titel}– Titel der Immobilie{property.adresse}– Adresse{cta.expose_url}– Link zum Online-Exposé{cta.selbstauskunft_url}– Link zum Selbstauskunft-Formular
Abmeldefunktion (Unsubscribe)
Jede ausgehende Mail enthält einen Abmeldelink. Klickt ein Interessent diesen Link:
- Er wird auf eine Bestätigungsseite weitergeleitet.
- Er kann optional einen Grund angeben.
- Danach erhält er keine weiteren Mails zu diesem Objekt.
- In Ihrer Inbox wird der Status auf „Abgemeldet" gesetzt.
Mail-Tracking
Für jede versendete Mail wird erfasst:
- Zustellung: Ob die Mail erfolgreich zugestellt wurde
- Geöffnet: Ob und wie oft die Mail geöffnet wurde
- Links geklickt: Ob enthaltene Links angeklickt wurden
Diese Informationen sind im Nachrichtenverlauf der Detail-Ansicht sichtbar.
Eingehende Quellen
Anfragen erreichen die Inbox über verschiedene Wege:
| Quelle | Funktionsweise |
|---|---|
| ImmoScout24 | Automatischer Abruf alle 15 Minuten per API |
| Immowelt | Mail-Weiterleitung oder OpenImmo-Feedback |
| Kleinanzeigen.de | Mail-Weiterleitung oder OpenImmo-Feedback |
| meinestadt.de | Mail-Weiterleitung oder OpenImmo-Feedback |
| Direkte E-Mail | Weiterleitung an Ihre Formdock-Inbound-Adresse |
Einrichtung der Mail-Weiterleitung
Damit Anfragen von Immowelt, Kleinanzeigen und meinestadt automatisch ankommen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Portalanmeldungen.
- Richten Sie für jedes Portal die Zugangsdaten ein.
- Aktivieren Sie die Mail-Weiterleitung an Ihre Formdock-Eingangsadresse.
ImmoScout24-Anfragen werden automatisch per API abgerufen, sobald Sie Ihr IS24-Konto verbunden haben.
Duplikat-Erkennung
Das System erkennt automatisch Doppelanfragen:
- Gleicher Absender + gleiches Objekt innerhalb von 24 Stunden = Folgenachricht (wird dem bestehenden Thread zugeordnet)
- Bereits bekannte Nachricht (gleiche Message-ID) wird nicht doppelt angelegt
Tipps
- Bearbeiten Sie neue Anfragen zeitnah – schnelle Reaktion erhöht die Chancen.
- Nutzen Sie die Vorlagen-Anpassung, um einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
- Über den Status-Filter „Neu" sehen Sie sofort, was noch nicht bearbeitet wurde.
- Die automatische Empfangsbestätigung gibt Interessenten sofort Rückmeldung.