Datenschutz – Bewerber- und Interessentendaten automatisch löschen

Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, als es das berechtigte Interesse erlaubt. Sobald ein Interessent eine Anzeige angefragt hat und nicht zum Zug kommt, entfällt dieses Interesse in der Regel.

Formdock automatisiert das Löschen für die Vermarktung: Sie legen einmal die Fristen fest, der tägliche Cron-Job kümmert sich um den Rest.

Wo finde ich die Einstellung?

Einstellungen → Sidebar-Gruppe „Vermarktung" → Datenschutz.

Wichtig: Diese Einstellungen liegen nicht unter „Konto" oder „Profil", sondern bewusst im Vermarktungs-Bereich. Sie betreffen ausschließlich Bewerber-, Interessenten- und Anfragedaten — nicht Ihre eigenen Konto- oder Adressdaten.

Datenschutzbeauftragter

Tragen Sie die für Ihren Datenschutz verantwortliche Person ein:

Vorname (frei)
Nachname (frei)
E-Mail-Adresse (frei)

Diese Felder dienen Ihrer eigenen Dokumentation und tauchen z. B. in Auskunftsanfragen-Antworten auf. Sie können auch leer bleiben, wenn Sie keinen separaten Datenschutzbeauftragten benennen.

Automatische Datenlöschung

1. Master-Schalter „Datenlöschung aktivieren"

Solange dieser Schalter aus ist, löscht Formdock keine Vermarktungsdaten automatisch — Sie müssen alles manuell entfernen. Das ist der Auslieferungszustand.

Wir empfehlen, den Schalter zu aktivieren. Erst dann läuft der tägliche Cron-Job.

2. Frist „Interessenten"

Was wird gelöscht?

Anfragen ohne eingereichte Selbstauskunft (fd_interests)
Daran hängende Nachrichten, Öffnungs-/Klick-Tracking
Hochgeladene Anhänge zum Interessenten

Optionen:

Niemals
Älter als 12 Wochen
Älter als 24 Wochen (Standard)
Älter als 48 Wochen

Die Frist läuft jeweils ab der letzten Aktivität in einer Anzeige — also dem letzten Update, dem letzten Kontakt oder dem letzten Bewerber-Login.

3. Frist „Bewerber"

Was wird gelöscht?

Eingereichte Selbstauskünfte (fd_selbstauskunft)
Hochgeladene Dokumente (Lohnnachweis, Schufa, Personalausweis, …)
Bewerber-Portal-Logins und Login-Tokens
Der zum Bewerber gehörende Interessenten-Datensatz wird automatisch mit entfernt

Optionen: identisch wie bei Interessenten (Niemals / 12 / 24 / 48 Wochen).

Was wird NICHT automatisch gelöscht?

Geschützt sind immer:

Ausgewählte Mieter und Käufer. Sobald aus einem Bewerber ein Mieter wurde (Mietvertrag verknüpft, tenancy_id gesetzt), wird der Datensatz nie gelöscht. Diese Daten brauchen Sie für die Vertragsverwaltung.
Kontakte. Die zentrale Kontakte-Datenbank wird hiervon nicht berührt — sie wird über andere Lösch-Routinen gepflegt (Kontakt-Detail → Löschen).

Beim letzten Lauf zeigt Formdock im Bereich „Letzter Lauf" auch an, wie viele Datensätze ausgenommen wurden („Nicht angerührt: ausgewählte Mieter").

Vorschau ohne Löschung („Jetzt prüfen")

Über den Knopf „Jetzt prüfen (Vorschau)" können Sie sofort sehen, wie viele Bewerber und Interessenten beim nächsten Lauf entfernt würden. Es wird nichts geschrieben — das ist eine reine Simulation.

Wann läuft der Cron?

Täglich automatisch gegen 03:30 Uhr in Ihrer Zeitzone, eine halbe Stunde nach dem Listing-Lifecycle-Cron. Der Lauf:

Löscht zuerst die abgelaufenen Bewerber (Selbstauskünfte + Anhänge + Tokens).
Löscht dann die abgelaufenen Interessenten (ohne Selbstauskunft, ohne Mieter-Verknüpfung).
Schreibt die Statistik in den Bereich „Letzter Lauf".

Statusanzeige „Letzter Lauf"

Nach jedem Cron-Lauf zeigt Formdock:

Zeitpunkt des letzten Laufs
Anzahl gelöschter Bewerber
Anzahl gelöschter Interessenten
Anzahl entfernter Dateien (Anhänge + Bewerber-Dokumente)
Anzahl entfernter Tokens (Bewerber-Logins, Selbstauskunft-Links)
Anzahl ausgenommener Mieter (Whitelist)

Empfohlene Konfiguration

Szenario	Interessenten	Bewerber
Kleinvermieter (1–5 Wohnungen)	24 Wochen	24 Wochen
Hausverwaltung (regelmäßige Vermarktung)	12 Wochen	24 Wochen
Sehr datensparsam	12 Wochen	12 Wochen
Aufbewahrungspflicht aus eigenem Compliance-Konzept	48 Wochen	48 Wochen

Häufige Fragen

Werden auch alte Daten aus dem Backlog gelöscht? Ja. Beim ersten Lauf nach Aktivierung erfasst der Cron alle Datensätze, die älter sind als die eingestellte Frist — egal wie alt.

Kann ich einzelne Datensätze trotzdem behalten? Ja: Sobald ein Bewerber als Mieter ausgewählt wurde, ist er dauerhaft geschützt. Andernfalls können Sie ihn jederzeit zum Mieter konvertieren oder den entsprechenden Interessenten-Eintrag manuell mit einem Status pflegen, der den Datensatz aktiv hält (jede Aktualisierung verlängert die Frist).

Was passiert, wenn ich die Einstellung wieder ausschalte? Schon gelöschte Daten kommen nicht zurück — Löschung ist endgültig. Aber neue Daten werden ab sofort nicht mehr automatisch entfernt.

Funktioniert das auch ohne Marketing-V2? Ja. Der Datenschutz-Cron läuft unabhängig vom Marketing-V2-Feature-Flag, weil auch alte Vermarktungs-Daten DSGVO-konform gelöscht werden müssen.