Besichtigungstermine verwalten

Formdock bietet eine integrierte Terminplanung für Besichtigungen, die direkt mit Ihren Vermarktungsaktivitäten verknüpft ist.

Überblick

Wenn ein Interessent über ein Portal oder direkt eine Anfrage stellt, können Sie aus der Anfragen-Inbox heraus eine Termin-Einladung versenden. Der Interessent erhält per E-Mail einen Link zu einer öffentlichen Terminauswahl-Seite und kann dort selbstständig einen freien Slot buchen.

Termin-Einladung senden

Öffnen Sie die Anfragen-Inbox über die Seitenleiste.
Klicken Sie auf eine Anfrage, um den Detail-Bereich zu öffnen.
Klicken Sie auf „Termin einladen".
Der Interessent erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link zur Terminauswahl.

Bulk-Einladung

Sie können auch mehrere Interessenten gleichzeitig einladen:

Wählen Sie mehrere Anfragen in der Tabelle aus.
Klicken Sie auf „Termin einladen" in der Aktionsleiste.

Terminauswahl im Bewerber-Portal

Klickt der Interessent in der E-Mail auf den Termin-Link, landet er nach automatischem Login in seinem persönlichen Bewerber-Portal im Tab „Termine". Dort sieht er drei Bereiche:

Aktion erforderlich — neue Einladungen warten auf seine Antwort.
Bestätigt & Bevorstehend — alle gebuchten Termine.
Vergangen & Storniert — Historie.

Ablauf für den Interessenten

Termin-Link in der E-Mail öffnen → automatischer Login ins Portal.
In „Aktion erforderlich" wählt der Bewerber einen freien Termin aus der Liste oder bestätigt einen vom Vermieter vorgeschlagenen Termin.
Direkt nach dem Klick bekommt der Bewerber eine Bestätigungs-E-Mail mit ICS-Kalender-Anhang.

Alle Termine belegt

Falls alle Slots bereits vergeben sind, sieht der Interessent einen entsprechenden Hinweis. Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn neue Termine hinzukommen.

Termin stornieren oder verschieben

Im Termine-Tab des Bewerber-Portals stehen pro bestätigtem Termin zwei Aktionen bereit:

Termin verschieben — wählt einen anderen freien Slot aus der Liste.
Stornieren — gibt den Slot frei und benachrichtigt Sie als Vermieter automatisch (mit optionalem Grund vom Bewerber).

Storno-Vorlauf konfigurieren

Im Konfigurationsschritt „Automatisierungen und Benachrichtigungen" legen Sie pro Anzeige fest, bis wann Bewerber selbst stornieren oder umbuchen dürfen:

Default ist 24 Stunden Vorlauf.
0 Stunden bedeutet: jederzeit erlaubt, auch kurzfristig.
Liegt der Termin innerhalb des Vorlaufs, sehen Bewerber den Hinweis „Aenderungen sind nur bis X Stunden vor dem Termin moeglich" und müssen Sie direkt kontaktieren.

Bei jeder Stornierung oder Umbuchung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit dem neuen Termin (bei Umbuchung) oder dem optionalen Grund (bei Storno), plus einen Inbox-Eintrag in der Anfragen-Inbox.

Termine im Überblick

Gebuchte Termine erscheinen in der Anfragen-Inbox beim jeweiligen Interessenten:

Status ändert sich zu „Termin gebucht"
Datum und Uhrzeit werden im Detail-Bereich angezeigt
Bei Stornierung wechselt der Status zurück zu „Termin eingeladen"

Hinweise

Pro Objekt wird automatisch ein eigener Kalender angelegt — sobald die erste Buchung erfolgt.
Interessent:innen sehen ausschließlich die Zeitfenster, die Sie in Formdock angelegt haben. Die Verwaltung erfolgt im Anzeigen-Konfigurationsschritt Checkliste oder auf der Anzeigen-Detailseite im Tab „Anstehende Besichtigungen“ — siehe Besichtigungs-Zeitfenster anlegen.
Terminbestätigungen und -absagen werden automatisch über die Mail-Engine versendet (siehe Anfragen-Inbox).