Formularvorlagen für die Selbstauskunft

Bewerber:innen füllen am Ende des Vermarktungsprozesses eine Selbstauskunft aus. Welche Fragen dort erscheinen, legen Sie über Formularvorlagen fest. Pro Vermarktungsanzeige wählen Sie eine Vorlage – damit ist sichergestellt, dass z. B. eine Wohnungs-Anzeige andere Pflichtfelder hat als eine Gewerbe-Anzeige.

Wo finde ich die Formularvorlagen?

Im Menü Einstellungen → Vermarktung → Formularvorlagen.

Dort sehen Sie drei Karten – eine pro Vorlagenart:

• Miete – Wohnen
• Miete – Gewerbe
• Kauf

In jeder Karte gibt es eine vorbelegte System-Vorlage und Platz für Ihre eigenen Vorlagen.

System-Vorlagen vs. eigene Vorlagen

• System-Vorlagen sind schreibgeschützt. Sie sind ein guter Startpunkt, weil sie alle gängigen Selbstauskunfts-Fragen abbilden, die ein Vermieter typischerweise stellt (Anrede, Adresse, Beschäftigung, Haushalt, Bonität, SCHUFA-Hinweis usw.).
• Eigene Vorlagen legen Sie an, indem Sie eine System-Vorlage duplizieren und anschließend bearbeiten – oder über den Button „Neue Vorlage" ganz frisch starten.

System-Vorlagen können nicht gelöscht werden. Sie können sie aber als Standard für eine Vorlagenart festlegen (Stern-Aktion).

Eigene Vorlage anlegen

1. Einstellungen → Vermarktung → Formularvorlagen öffnen.
2. In der gewünschten Karte (z. B. Miete – Wohnen) auf „Neue Vorlage" klicken.
3. Einen Namen vergeben und entscheiden, ob die Inhalte aus der System-Vorlage übernommen werden sollen.
4. Mit „Anlegen" bestätigen – der Editor öffnet sich.

Editor

Der Editor hat drei Tabs:

• Bewerber-Fragen (Selbstauskunft) – das vollständige Formular, das Bewerber:innen nach der Besichtigung ausfüllen.
• Erstinformationen – ein kürzerer Fragebogen für die erste Anfrage (vor der Besichtigung). Wird derzeit gespeichert, später für Portal-Anfragen verwendet.
• Vorschau – zeigt das Formular so, wie der Bewerber es sieht.

Sektionen und Fragen

• Jede Vorlage besteht aus Sektionen (z. B. Aktuelle Adresse, Beschäftigung, Dokumente).
• In jeder Sektion stehen Fragen mit einem festgelegten Feldtyp (Text, Datum, E-Mail, Auswahl, Datei-Upload, Bestätigung, …).
• Sektionen und Fragen sind per Drag-and-Drop sortierbar.
• Eine Frage kann als Pflichtfeld markiert werden.
• Bei Standard-Feldtypen (Text, Zahl, Währung, Datum, Auswahl, …) lässt sich zusätzlich „In Bewerberliste sortierbar" aktivieren – die Frage wird dann später als Spalte im Bewerber-Vergleich angeboten.

Feldtypen

• Text / Mehrzeiliger Text – einzeiliges bzw. mehrzeiliges Eingabefeld
• Zahl / Währung – numerische Werte (€-Zeichen optional)
• Datum – Kalender-Auswahl
• E-Mail / Telefon – mit Format-Validierung
• Auswählen – Dropdown
• Auswählen & Sonstige – Dropdown plus Freitextfeld für „Sonstiges"
• Auswählen & Spanne – Dropdown mit Wertebereich (z. B. Einkommens-Bracket)
• Auswählen & Folgefelder – je nach Auswahl erscheinen weitere Felder
• Ja / Nein – einfache Boolean-Frage
• Ja / Nein & Antwort (Default Ja) – Boolean + Folgetext, falls bestätigt
• Nein / Ja & Antwort (Default Nein) – Boolean + Folgetext, falls bestätigt
• Hochladen – Datei-Upload (Schufa, Personalausweis, …)
• Profilbild – Bild-Upload
• Unterschrift – Zeichenfläche im Bewerber-Wizard (Maus oder Touch); Pflichtfeld möglich, nicht sortierbar
• Bestätigung – Checkbox mit Erklärtext (z. B. SCHUFA-Hinweis, Datenschutz)

Standardfeld-Schlüssel (Optional)

Beim Bearbeiten einer Frage gibt es das Feld „Standardfeld-Schlüssel". Es dient dazu, Antworten automatisch den bekannten Standardfeldern zuzuordnen (z. B. first_name, email, household_size).

• Mit Schlüssel: Die Antwort fließt in das bekannte Standardfeld – wird in der Bewerberliste mit Standard-Spalten dargestellt und kann ins Matching einfließen.
• Ohne Schlüssel (leer): Die Frage wird als eigenes Custom-Feld behandelt – die Antwort erscheint in der Selbstauskunft im Abschnitt „Weitere Angaben" und wird zusammen mit den restlichen Bewerber-Daten gespeichert. Custom-Felder fließen heute nicht in den Match-Score ein.

Vorlage einer Anzeige zuweisen

In der Vermarktungsanzeige unter Vermarktung konfigurieren → Automatisierungen finden Sie das Auswahlfeld „Selbstauskunfts-Formular". Dort wählen Sie die Vorlage, die Bewerber:innen sehen, wenn sie ihre Selbstauskunft ausfüllen.

• Wenn nichts ausgewählt ist, verwendet Formdock die Standard-Vorlage für die Vorlagenart, die zu Ihrer Immobilie passt (Wohnen / Gewerbe).
• Über den Link „Vorlagen verwalten" öffnet sich der Vorlagen-Editor in einem neuen Tab.

Was sehen Bewerber:innen?

Der Bewerbungsablauf bleibt der gleiche wie zuvor. Zusätzlich erscheinen alle Custom-Felder Ihrer Vorlage unterhalb der Standard-Felder als „Weitere Angaben". Pflichtfelder werden als solche markiert (*); Eingaben werden vor dem Absenden geprüft.

Die Antworten landen verschlüsselt im Bewerber-Datensatz und sind in der Bewerberdetailansicht abrufbar.

Best Practices

• Beginnen Sie mit der System-Vorlage als Basis und entfernen Sie nur die Felder, die Sie wirklich nicht brauchen.
• Halten Sie Pflichtfelder schlank – jedes zusätzliche Pflichtfeld erhöht die Abbruchrate.
• Nutzen Sie „Auswählen" statt Freitext, wo möglich – das macht Antworten besser vergleichbar.
• Ergänzen Sie ein Bestätigungsfeld für Datenschutz/SCHUFA, wenn Sie diese Auskunft einholen wollen.

FAQ

Kann ich System-Vorlagen direkt bearbeiten? Nein. Duplizieren Sie eine System-Vorlage und passen Sie die Kopie an.

Was passiert mit bereits ausgefüllten Selbstauskünften, wenn ich die Vorlage ändere? Bestehende Antworten bleiben erhalten. Neue Bewerber sehen die aktualisierte Vorlage.

Fließen Custom-Felder in den Match-Score ein? Aktuell nicht – der Match-Score nutzt die sechs Standard-Kriterien (Einkommen, Haushaltsgröße, Beschäftigung, Beruf, Haustiere, Rauchen). Custom-Felder sind reine Zusatzinformation.

Was unterscheidet die drei Vorlagenarten?

• Wohnen: alle klassischen Mietfragen für Wohnimmobilien.
• Gewerbe: zusätzlich Firma, Steuernummer, Gewerbeart, Bilanz/BWA-Upload.
• Kauf: Variante mit Schwerpunkt Finanzierungsbestätigung statt Mietzeitraum.

Was bedeutet „Sortierbar in Bewerberliste"? Felder mit dieser Markierung werden im späteren Bewerber-Vergleich als Spalte angeboten – nützlich für numerische Werte oder Auswahlen, die Sie über Bewerber hinweg vergleichen wollen.