Selbstauskunft für Bewerber
Die Selbstauskunft ist ein mehrstufiger Online-Fragebogen, den Interessenten per Link ausfüllen können. Der Vermieter erhält alle relevanten Daten für die Bewerberprüfung — strukturiert, vollständig und DSGVO-konform verschlüsselt.
Tipp: Welche Fragen Bewerber:innen sehen, kann pro Vermarktungsanzeige über Formularvorlagen gesteuert werden. Die hier dokumentierten Standard-Felder sind die Basis. Eigene Fragen, die Sie über die Vorlage hinzufügen, erscheinen als zusätzlicher Abschnitt „Weitere Angaben" im Bewerber-Schritt.
Ablauf in Kurzform
- Vermieter fordert die Selbstauskunft an — entweder in der Anfragen-Inbox über „Selbstauskunft anfordern", in der Interessenten-Liste einer Anzeige über das Interessenten-Detail-Modal (Aktion „Selbstauskunft versenden") oder als Massen-Aktion für mehrere ausgewählte Bewerber gleichzeitig
- Interessent erhält per E-Mail einen persönlichen Link
- Interessent füllt den Wizard aus (Haushalt, Bewerber-Daten, Dokumente)
- Interessent schließt mit „Anmelden oder Registrieren" ab — bestätigt seine E-Mail per 6-stelligem Code, reicht damit die Selbstauskunft ein und gelangt direkt ins Bewerber-Portal
- Vermieter sieht die eingereichte Selbstauskunft in der Bewerber-Übersicht
Selbstauskunft versenden als Massen-Aktion
In der Interessenten-Übersicht einer Anzeige (Vermarktung → Zuordnungen → Anzeige) können Sie mehrere Bewerber gleichzeitig auswählen und über Aktion ▾ → „Selbstauskunft versenden" eine Selbstauskunfts-Aufforderung verschicken.
Ablauf
- Mindestens einen Interessenten per Checkbox auswählen (auch mehrere möglich)
- Aktion ▾ → „Selbstauskunft versenden"
- Im Dialog die Art der Nachricht wählen — Standard oder Benutzerdefinierte Nachricht (gleiche Felder wie im Detail-Modal)
- Mit Ok bestätigen
Jede:r Empfänger:in erhält eine personalisierte E-Mail mit eigenem Link zur Selbstauskunft. Der Status wechselt nur bei Bewerbern in einer frühen Phase (z. B. Neu oder Offen) auf Selbstauskunft angefragt — bereits fortgeschrittene Bewerber (z. B. nach Besichtigung) werden nicht zurückgestuft, erhalten aber trotzdem die E-Mail.
Die Interessenten-Liste und Tab-Zähler aktualisieren sich nach dem Versand automatisch.
Selbstauskunft versenden (Interessenten-Detail-Modal)
In der Interessenten-Liste einer Anzeige öffnen Sie per Klick auf eine Zeile das Interessenten-Detail-Modal. Über Aktion ▾ steht dort „Selbstauskunft versenden" zur Verfügung.
Dialog-Felder
| Feld | Typ | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Art der Nachricht | Dropdown | Ja | Zwei Optionen: Selbstauskunft einreichen - Standard (Vorlage) oder Benutzerdefinierte Nachricht (Freitext) |
| Betreff | Text | Ja (nur bei Benutzerdefiniert) | Wird bei Freitext mit der gerenderten Standard-Vorlage vorbefüllt (echte Namen, kein Platzhalter-Text) |
| Nachricht | Mehrzeiliges Textfeld | Ja (nur bei Benutzerdefiniert) | Ebenfalls vorbefüllt; der Link zur Selbstauskunft ist bereits enthalten |
Bei Standard wird die E-Mail-Vorlage „Selbstauskunft anfordern (manuell)" serverseitig verwendet — Betreff und Text erscheinen im Dialog nicht.
Was passiert nach „Ok"
- Der Interessent erhält die E-Mail mit Link zur öffentlichen Selbstauskunfts-Seite
- Der Status wechselt auf Selbstauskunft angefragt
- Der Versand erscheint im Aktivitäten-Verlauf des Modals
- Die Interessenten-Liste wird automatisch aktualisiert
Der Selbstauskunfts-Wizard
Schritt 1: Infos zum Haushalt
| Feld | Typ | Pflicht |
|---|---|---|
| Anzahl der Erwachsenen | Dropdown (1–10) | Ja |
| Anzahl der Kinder | Dropdown (0–10) | Ja |
| Anzahl der Bewerber (Vertragsparteien) | Dropdown (1–5) | Ja |
| Vorname(n) laut Ausweisdokument | Text (pro Vertragspartei) | Ja |
| Nachname(n) laut Ausweisdokument | Text (pro Vertragspartei) | Ja |
Sobald die Anzahl der Vertragsparteien gewählt ist, erscheinen dynamisch so viele Namenszeilen wie Bewerber ausgewählt wurden — eine Zeile pro Vertragspartei mit Vor- und Nachname laut Ausweisdokument. Die Namen werden verschlüsselt gespeichert und in den späteren Bewerber-Schritten automatisch vorbefüllt.
Die Bewerber-Anzahl bestimmt, wie viele Personenblöcke im nächsten Schritt erscheinen.
Navigation: Tab-Stepper
Ab Schritt 2 zeigt der Wizard oben eine horizontale Tab-Leiste mit allen Schritten:
Infos zum Haushalt · Bewerber 1 · Bewerber 2 · … · Anmelden oder Registrieren
- Die Anzahl der Bewerber-Tabs entspricht der gewählten Vertragsparteien-Anzahl.
- Der aktuelle Schritt ist hervorgehoben; bereits absolvierte Schritte sind als erledigt markiert.
- Bereits besuchte Schritte können per Klick auf den Tab erneut geöffnet werden (Daten werden vorher gespeichert).
Schritt 2 bis N: Bewerber-Daten
Pro Bewerber wird die vollständige Selbstauskunft angezeigt — und zwar genau die Fragen, die in der für die Anzeige hinterlegten Formularvorlage definiert sind. Es gibt keine fest verdrahtete Kurzauswahl mehr: Das Formular wird komplett aus der Vorlage aufgebaut (alle Abschnitte und Felder, Standard- und eigene Fragen). Jedes Feld respektiert die in der Vorlage gesetzte Pflicht/Optional-Einstellung.
Die mitgelieferten System-Vorlagen (Wohnen, Gewerbe, Kauf) entsprechen den klassischen Mieter-Selbstauskünften und umfassen typischerweise diese Abschnitte:
- Mietzeitraum — gewünschtes Einzugs-/Auszugsdatum
- Feedback — wie der Bewerber auf das Angebot aufmerksam wurde
- Allgemeines — Profilbild, Anrede, Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Telefon/Mobil, E-Mail, ggf. Sozialversicherungsnummer
- Aktuelle Adresse — Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land, wohnhaft seit, Umzugsgrund, aktueller Vermieter (Name/Telefon/Adresse)
- Vorherige Adresse — optionale Angaben zur letzten Wohnung
- Aktuelle Beschäftigung — Arbeitsverhältnis, ausgeübter Beruf, Haushaltsnettoeinkommen (Spanne), Nettoeinkommen, Arbeitgeber (Name/Anschrift), befristet/unbefristet, weitere Einkünfte, Beschäftigungsdauer, Bruttoeinkommen
- Vorheriger Arbeitgeber — optionale Angaben
- Informationen zum Haushalt — Personenzahl, Kinder, Personen im Haushalt, Raucher (Ja/Nein), Haustiere (Nein/Ja & Beschreibung), Wohnberechtigungsschein
- Referenzen — Vorvermieter/Arbeitgeber/Sonstige, Bürgschaft
- Allgemeine Informationen — rechtliche Ja/Nein-Fragen: Mietrückstände, Räumungsklage, Zwangsvollstreckung, Insolvenzverfahren, Vorstrafen, Sozialleistungen, gewerbliche Nutzung, Pfändungen, eidesstattliche Versicherung, Art der Kautionshinterlegung
- Aktuelle Bankverbindung — Bank, Kontoinhaber, IBAN, BIC
- Finanzierungsbestätigung — liegt vor? (Ja/Nein) + Upload
- Dokumente — Personalausweis, Arbeitsvertrag, Bonitätsauskunft (z. B. SCHUFA), Einkommensnachweis und weitere Nachweise (pro Dokumenttyp ein eigenes Upload-Feld)
- Bestätigungsinformationen — Wahrhaftigkeit, SCHUFA-Einwilligung, Datenschutz, Verpflichtungsbestätigung (Pflicht-Häkchen)
- Unterschrift — digitale Unterschrift des Bewerbers auf einer Zeichenfläche (Maus oder Finger auf Tablet/Smartphone)
Eigene Fragen, die der Vermieter über die Formularvorlage ergänzt hat, erscheinen an der in der Vorlage festgelegten Stelle als zusätzliche Felder.
Pflichtfelder: Die System-Vorlagen sind bewusst streng — viele Felder sind Pflicht. Erst wenn alle Pflichtangaben (inkl. Pflicht-Uploads, Pflicht-Bestätigungen und Pflicht-Unterschrift) ausgefüllt sind, lässt sich der Schritt abschließen bzw. die Selbstauskunft absenden.
Unterschrift:
- Am Ende des Bewerber-Formulars (Abschnitt „Unterschrift") zeichnet der Bewerber mit Maus oder Finger auf einer Zeichenfläche
- Löschen entfernt die Zeichnung; bei bereits gespeicherter Unterschrift kann Neu zeichnen gewählt werden
- Die Unterschrift ist in den System-Vorlagen ein Pflichtfeld
- In Formularvorlagen kann der Feldtyp Unterschrift auch in eigene Vorlagen eingefügt oder optional gemacht werden
Dokumente / Uploads:
- Pro Dokumenttyp ein eigenes Upload-Feld (z. B. Personalausweis, Einkommensnachweis, Bonitätsauskunft)
- Max. 10 MB pro Datei, Formate: PDF, JPG, PNG
- Hochgeladene Dateien werden dem jeweiligen Bewerber und Dokumenttyp zugeordnet
Letzter Schritt: Anmelden oder Registrieren
Zum Abschluss bestätigt der Bewerber seine E-Mail-Adresse und meldet sich per 6-stelligem Zahlencode an. Es gibt kein Google-, Apple- oder Facebook-Login — nur E-Mail und Code.
Ablauf:
- Die E-Mail-Adresse ist bereits aus den Angaben der ersten Vertragspartei (Bewerber 1) vorausgefüllt. Klick auf „Mit E-Mail fortfahren".
- Der Bewerber erhält einen 6-stelligen Code per E-Mail (15 Minuten gültig).
- Code in die sechs Felder eintragen und auf „Anmelden & Einreichen" klicken. Über „Code erneut senden" lässt sich nach kurzer Wartezeit ein neuer Code anfordern.
- Bei korrektem Code wird die Selbstauskunft final eingereicht, ein Bewerber-Konto angelegt (oder ein bestehendes verwendet) und der Bewerber direkt ins Bewerber-Portal eingeloggt.
Mehrere Bewerber: Bei mehreren Vertragsparteien wird das Konto immer über die E-Mail von Bewerber 1 angelegt. Fehlt dort eine gültige E-Mail, weist der Wizard darauf hin — bitte im Bewerber-Schritt ergänzen.
Vollständigkeit: Erst beim Abschluss prüft das System alle Pflichtangaben. Fehlt etwas, springt der Wizard automatisch zum fehlenden Schritt zurück.
Zwischenspeicherung (Resumeable)
Der Wizard speichert jeden Schritt automatisch beim Navigieren. Wird der Browser geschlossen, kann der Bewerber über denselben Link an der zuletzt bearbeiteten Stelle weitermachen.
Der Link ist 30 Tage gültig. Danach erscheint eine Hinweisseite mit der Bitte, den Vermieter um einen neuen Link zu bitten.
Fehlende Angaben nachfordern
Wenn ein Interessent nur eine teilweise Selbstauskunft eingereicht hat, kann der Vermieter erneut auf „Selbstauskunft anfordern" klicken. Der Bewerber wird dann direkt zum ersten fehlenden Feld geleitet — bereits ausgefüllte Schritte werden übersprungen.
Verschlüsselung
Alle personenbezogenen Bewerber-Daten (Name, Adresse, Einkommen, Schufa-Status) werden AES-256-CBC-verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Nur der zugehörige Vermieter kann die Daten entschlüsseln.