Besichtigungs-Zeitfenster anlegen

Damit Interessent:innen Besichtigungstermine selbst buchen können, legen Sie zuerst Zeitfenster in Formdock fest. Bewerber:innen sehen im Slot-Picker (/termin/{token}) ausschließlich diese Zeitfenster und können sich auf einen freien Slot einbuchen.

Wo lege ich Zeitfenster an?

Es gibt zwei Stellen mit derselben Funktion — Sie erreichen jeweils denselben Editor:

Konfigurations-Flow → Schritt „Checkliste" Karte „Zeitfenster für Besichtigungstermine" → Button „Termine erstellen" (bzw. „Verwalten", wenn bereits Slots vorhanden sind).
Anzeigen-Detailseite → Tab „Anstehende Besichtigungen" Button „Erstellen" oben rechts im Tab.

Beide Wege öffnen denselben Editor. Änderungen sind sofort wirksam und für Bewerber:innen sichtbar.

Slots im Editor erfassen

Der Editor besteht aus drei Bereichen:

1. Neuen Slot vormerken

Geben Sie ein:

Feld	Bedeutung
Datum	Tag des Termins (heute oder später).
Beginn	Uhrzeit, zu der das Zeitfenster startet (Europe/Berlin).
Dauer (Min.)	Länge des Termins in Minuten. Standard: 30. Erlaubt 5–480.
Plätze	Wie viele Bewerber:innen können sich auf dieses Zeitfenster buchen? Standard: 1. Erlaubt 1–50.

Klick auf „Slot vormerken" fügt den Eintrag in die Liste der vorgemerkten Slots. Sie können beliebig viele Slots vormerken, bevor Sie speichern. Nach jedem Vormerken springt die Beginn-Uhrzeit automatisch um die Dauer nach vorne, sodass Sie schnell Folge-Slots eines Tages anlegen können.

2. Vorgemerkte Slots speichern

Sind alle gewünschten Slots vorgemerkt, klicken Sie auf „Vorgemerkte Slots speichern". Formdock prüft serverseitig:

Überschneidungen mit bereits angelegten Slots derselben Immobilie werden abgelehnt.
Slots in der Vergangenheit werden ignoriert.
Die Liste der „Bereits angelegten Zeitfenster" wird sofort aktualisiert.

3. Bereits angelegte Zeitfenster

Zeigt alle zukünftigen Slots dieser Anzeige mit:

Datum und Uhrzeit (Europe/Berlin)
Dauer und Plätze (z. B. „30 Min · 0/1 Plätze")
Status:
- Frei — noch nicht gebucht.
- Gebucht — alle Plätze belegt.
- Abgelaufen — Termin liegt in der Vergangenheit.
- Storniert — von der/dem Vermieter:in oder Cal.com storniert.

Freie Slots können Sie über das Mülleimer-Symbol löschen. Gebuchte Slots sind gesperrt — bitten Sie die/den Bewerber:in stattdessen, die Buchung über den Stornieren-Link in der Bestätigungsmail abzusagen.

Wie sehen Bewerber:innen die Slots?

Über den Link aus der Termin-Einladung (/termin/{token}) werden Bewerber:innen automatisch in ihr persönliches Bewerber-Portal eingeloggt. Im Portal sehen sie die Termin-Auswahl unter „Termin wählen" (/bewerber/termin-auswahl/{interest_id}).

Nach Klick auf eine Uhrzeit:

Formdock reserviert den Slot atomar — gleichzeitige Buchungen werden zuverlässig abgefangen.
Der Status des Slots in Formdock wechselt auf „Gebucht", sobald die Kapazität erreicht ist.
Der Status der Bewerbung wechselt auf „Termin gebucht".
Die/der Bewerber:in erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Stornier-Link und einer termin.ics-Datei als Anhang — ein Klick übernimmt den Termin in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook.

Zwei Wege, eine Einladung zu verschicken

Im Slot-Editor finden Sie im Einladen-Modus (geöffnet aus dem Interessenten-Detail-Modal oder über die Listenaktion „Zu neuem Termin einladen") neben jedem freien Slot zwei Buttons:

Button	Wann nutzen?	Was passiert
Einladen	Sie haben mehrere mögliche Slots und möchten dem Bewerber die Wahl lassen.	Bewerber:in erhält den Portal-Link (Vorlage „Einladung Besichtigung") und wählt im Portal aus den freien Terminen.
Mit Termin einladen	Sie haben sich auf einen festen Termin festgelegt, der Bewerber soll nur bestätigen.	Slot wird als weicher Vorschlag gemerkt (noch nicht reserviert). Bewerber:in erhält die Vorlage „Terminvorschlag" mit Datum, Uhrzeit und Adresse sowie einem Portal-Link „Termin jetzt bestätigen". Erst nach der Bestätigung im Portal wird der Slot reserviert und die Bestätigungs-Mail mit `.ics`-Anhang verschickt.

Den Button „Mit Termin einladen" sehen Sie nur, wenn Sie genau einen Bewerber gleichzeitig einladen — bei Mehrfachauswahl ergibt ein einzelner Vorschlag pro Person keinen Sinn.

Bulk: Bewerber:innen zu bestehenden Terminen einladen

Wenn Sie in der Interessenten-Liste der Anzeige mehrere Bewerber:innen anhaken und „Aktion → Zu bestehenden Terminen einladen" wählen, öffnet sich ein Vorschau-Modal:

Sie sehen die offenen Slots der Anzeige als Read-only-Liste — Kontrolle, bevor die Mails rausgehen.
„Slots automatisch vorschlagen" (ab 2 Bewerber:innen): Formdock liest die letzten 20 Slots der Property aus und schlägt Wochentag, Uhrzeit und Dauer als Muster für die nächsten Wochen vor. Sie können jeden Vorschlag im Slot-Editor anpassen, bevor Sie speichern.
„Einladungen versenden": Jede:r Bewerber:in bekommt den Portal-Link und wählt einen der freien Termine selbst aus.

Termine werden erst dann verbindlich, wenn die Bewerber:innen sie im Portal bestätigen.

Wann sehe ich den grünen Haken in der Checkliste?

Sobald mindestens ein freies, zukünftiges Zeitfenster für diese Anzeige existiert, wird die Karte „Zeitfenster für Besichtigungstermine" im Konfig-Flow Schritt Checkliste grün und zeigt die aktuelle Slot-Anzahl an.

Tipps

Mehrere Slots an einem Tag: Legen Sie z. B. 14:00, 14:30, 15:00 Uhr an. Die Beginn-Uhrzeit wird im Editor automatisch hochgezählt.
Geblockte Slots wieder freigeben: Sagt die/der Bewerber:in den Termin in Cal.com ab, wird der Slot in Formdock automatisch wieder auf „Frei" gesetzt und steht erneut zur Buchung.
Mehrere Bewerber:innen pro Termin: Erhöhen Sie das Feld „Plätze" für gemeinsame Besichtigungen.